行政工作組織管理制度

行政工作組織管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司行政工作組織管理，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務(wù)有序開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司行政工作相關(guān)的各項事務(wù)。（三）基本原則1.統(tǒng)一指揮原則：公司行政工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保行政指令的準確傳達和有效執(zhí)行。2.高效協(xié)作原則：各部門之間應(yīng)密切配合，協(xié)同工作，避免推諉扯皮，提高行政工作整體效率。3.服務(wù)至上原則：行政部門應(yīng)樹立服務(wù)意識，為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、組織架構(gòu)（一）行政部門設(shè)置公司行政部門設(shè)行政總監(jiān)一名，全面負責(zé)行政部門的管理工作；下設(shè)行政經(jīng)理、行政主管、行政專員等崗位，具體負責(zé)各項行政事務(wù)的執(zhí)行和落實。（二）各崗位職責(zé)1.行政總監(jiān)職責(zé)全面負責(zé)行政部門的日常管理工作，制定行政工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負責(zé)公司重要行政決策的制定和審核，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。管理行政部門的人員、經(jīng)費和物資等資源，合理安排工作任務(wù)，提高部門工作效率。監(jiān)督行政工作制度和流程的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。負責(zé)與外部相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)，維護公司良好的外部形象。2.行政經(jīng)理職責(zé)協(xié)助行政總監(jiān)制定行政工作計劃和目標，并負責(zé)具體組織實施。負責(zé)行政部門的日常工作安排和人員調(diào)配，確保各項工作任務(wù)按時完成。組織制定和完善行政工作制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。負責(zé)公司文件、檔案、印章等管理工作，確保文件資料的安全和有效利用。組織安排公司會議、活動等，做好會議記錄和活動策劃、組織工作。負責(zé)公司辦公用品、固定資產(chǎn)等物資的采購、管理和發(fā)放工作。協(xié)助行政總監(jiān)做好與外部單位的溝通協(xié)調(diào)工作，處理行政事務(wù)相關(guān)的對外聯(lián)絡(luò)事宜。3.行政主管職責(zé)在行政經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)具體行政事務(wù)的執(zhí)行和落實。負責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)等工作，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準確。協(xié)助做好公司檔案管理工作，對檔案進行分類、整理、歸檔和保管。負責(zé)公司印章的使用管理，嚴格按照規(guī)定流程進行印章的審批和蓋章。組織安排公司會議，做好會議通知、場地布置、會議資料準備等工作，并做好會議記錄。負責(zé)公司辦公用品的采購、庫存管理和發(fā)放工作，定期盤點辦公用品庫存。協(xié)助做好公司固定資產(chǎn)的管理工作，建立固定資產(chǎn)臺賬，定期進行清查盤點。負責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，組織定期的清潔和檢查工作。負責(zé)公司車輛的調(diào)度和管理，確保車輛安全、正常使用。4.行政專員職責(zé)在行政主管的指導(dǎo)下，完成各項具體行政事務(wù)工作。負責(zé)公司文件的打印、復(fù)印、裝訂等工作，確保文件及時準確發(fā)放。協(xié)助做好公司檔案資料的整理、掃描、錄入等工作，提高檔案管理的信息化水平。負責(zé)公司辦公區(qū)域的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)施設(shè)備故障、安全隱患等問題。協(xié)助做好公司會議、活動的后勤保障工作，如茶水供應(yīng)、音響設(shè)備調(diào)試等。負責(zé)公司快遞收發(fā)、信件郵寄等工作，做好相關(guān)記錄和跟蹤。協(xié)助做好公司辦公用品的申購、領(lǐng)用登記等工作，及時反饋辦公用品的使用情況。參與公司行政費用的統(tǒng)計和核算工作，協(xié)助做好費用控制和報銷審核。三、行政工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司相關(guān)政策和規(guī)定，語言表達準確、清晰。2.文件審核：起草完成的文件由部門負責(zé)人進行初審，確保文件內(nèi)容準確無誤、格式規(guī)范。初審?fù)ㄟ^后，提交行政部門審核。行政部門對文件的合法性、合規(guī)性、準確性進行審核，并提出修改意見。3.文件審批：經(jīng)行政部門審核通過的文件，根據(jù)文件性質(zhì)和審批權(quán)限提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的文件方可印發(fā)。4.文件印發(fā)：行政部門按照領(lǐng)導(dǎo)審批意見對文件進行編號、排版、打印、裝訂，并及時發(fā)放給相關(guān)部門和人員。5.文件歸檔：文件發(fā)放后，行政部門負責(zé)將文件原稿及相關(guān)資料進行整理歸檔，確保文件資料的完整性和可追溯性。（二）會議管理流程1.會議計劃：各部門根據(jù)工作需要提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并提交行政部門匯總。行政部門結(jié)合公司整體工作安排，對會議計劃進行審核和調(diào)整，形成公司月度會議計劃。2.會議通知：行政部門根據(jù)會議計劃，提前向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)明確會議的基本信息、會議議程、參會要求等內(nèi)容。對于重要會議，應(yīng)提前提醒參會人員做好準備。3.會議準備：行政部門負責(zé)會議場地的預(yù)訂、布置，會議資料的準備，如會議議程、匯報材料、發(fā)言稿等。同時，安排好會議期間的茶水、音響設(shè)備調(diào)試等后勤保障工作。4.會議組織：會議開始前，行政部門工作人員應(yīng)提前到達會場，做好簽到、引導(dǎo)等工作。會議期間，負責(zé)做好會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論情況、決議事項等。對于重要會議，可安排專人進行錄音或錄像。5.會議紀要：會議結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時整理會議紀要。會議紀要應(yīng)準確、客觀地反映會議主要內(nèi)容和決議事項，并經(jīng)參會人員確認后，發(fā)送給相關(guān)部門和人員。會議紀要作為公司重要文件進行歸檔保存。6.會議決議執(zhí)行跟蹤：行政部門負責(zé)對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤和督促。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三）辦公用品管理流程1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請表，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給行政部門。2.采購審批：行政部門對各部門提交的辦公用品需求申請表進行審核，根據(jù)庫存情況和預(yù)算安排，提出采購意見。對于金額較大的辦公用品采購，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購過程中應(yīng)嚴格按照公司采購制度執(zhí)行，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。4.驗收入庫：辦公用品采購到貨后，行政部門負責(zé)組織驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和需求申請表對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行核對，確保無誤后辦理入庫手續(xù)。5.領(lǐng)用發(fā)放：各部門根據(jù)工作需要，到行政部門領(lǐng)用辦公用品。領(lǐng)用人員應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并簽字確認。行政部門根據(jù)領(lǐng)用登記表進行發(fā)放，并做好庫存記錄。6.庫存管理：行政部門定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存不足的辦公用品，及時提出采購申請；對于積壓的辦公用品，應(yīng)及時進行處理。（四）固定資產(chǎn)管理流程1.資產(chǎn)購置：各部門根據(jù)工作需要提出固定資產(chǎn)購置申請，填寫固定資產(chǎn)購置申請表，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算等信息，并提交給行政部門。行政部門對購置申請進行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司采購制度進行采購。2.資產(chǎn)驗收：固定資產(chǎn)采購到貨后，行政部門組織相關(guān)部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。驗收合格后，辦理資產(chǎn)入庫手續(xù)，并填寫固定資產(chǎn)驗收單。3.資產(chǎn)登記：行政部門根據(jù)固定資產(chǎn)驗收單，建立固定資產(chǎn)臺賬，對固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、購置日期、使用部門、存放地點等信息進行詳細登記。同時，為每一項固定資產(chǎn)分配唯一的資產(chǎn)編號。4.資產(chǎn)使用與保管：固定資產(chǎn)交付使用部門后，使用部門負責(zé)資產(chǎn)的日常使用和保管。使用人員應(yīng)愛護資產(chǎn)，按照操作規(guī)程正確使用，定期進行維護保養(yǎng)，確保資產(chǎn)的正常運行。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損壞或故障，應(yīng)及時報告行政部門。5.資產(chǎn)調(diào)配：因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可進行固定資產(chǎn)調(diào)配。資產(chǎn)調(diào)配由使用部門提出申請，填寫固定資產(chǎn)調(diào)配申請表，經(jīng)行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，并在固定資產(chǎn)臺賬上進行相應(yīng)調(diào)整。6.資產(chǎn)清查：行政部門定期組織對固定資產(chǎn)進行清查盤點，確保賬實相符。清查盤點結(jié)束后，編制固定資產(chǎn)清查報告，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如資產(chǎn)盤盈、盤虧、報廢等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并調(diào)整固定資產(chǎn)臺賬。7.資產(chǎn)報廢：固定資產(chǎn)達到報廢條件或因其他原因需要報廢時，使用部門應(yīng)填寫固定資產(chǎn)報廢申請表，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、購置日期、報廢原因等信息，并提交給行政部門。行政部門組織相關(guān)人員進行鑒定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理資產(chǎn)報廢手續(xù)，并在固定資產(chǎn)臺賬上進行核銷。四、行政工作規(guī)范（一）工作紀律1.行政部門員工應(yīng)嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作時間內(nèi)，應(yīng)專注于工作，不得從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁等。3.嚴格遵守保密制度，不得泄露公司機密信息，妥善保管公司文件、資料等。4.對待工作認真負責(zé)，積極主動，不得推諉扯皮，對工作中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時匯報并妥善處理。（二）工作態(tài)度1.樹立服務(wù)意識，主動為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.對待同事和來訪人員應(yīng)熱情、禮貌，耐心解答問題，不得態(tài)度冷漠、生硬。3.保持積極向上的工作態(tài)度，勇于面對工作中的挑戰(zhàn)，不斷提高工作效率和質(zhì)量。（三）工作質(zhì)量1.各項行政工作應(yīng)嚴格按照規(guī)定的流程和標準執(zhí)行，確保工作的準確性和規(guī)范性。2.加強工作責(zé)任心，對工作中出現(xiàn)的錯誤應(yīng)及時糾正，避免給公司造成損失。3.定期對行政工作進行總結(jié)和反思，不斷改進工作方法和流程，提高工作質(zhì)量。五、行政工作考核（一）考核原則1.客觀公正原則：考核應(yīng)基于客觀事實，全面、準確地評價行政部門員工的工作表現(xiàn)，確?？己私Y(jié)果公平公正。2.注重實績原則：以員工的工作業(yè)績?yōu)楹诵?，重點考核工作任務(wù)的完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等方面。3.激勵發(fā)展原則：通過考核，激勵員工不斷提高工作能力和業(yè)績，促進員工個人發(fā)展與公司發(fā)展相統(tǒng)一。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：主要考核員工在文件管理、會議組織、辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理等各項行政工作任務(wù)中的完成情況，包括工作的數(shù)量、質(zhì)量、時效等方面。2.工作能力：考核員工的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等方面，是否能夠勝任本職工作。3.工作態(tài)度：考察員工的工作積極性、責(zé)任心、敬業(yè)精神、團隊合作意識等方面的表現(xiàn)。（三）考核方式1.定期考核：行政部門每月對員工進行一次定期考核，填寫行政工作考核表，對員工本月工作表現(xiàn)進行評價。2.不定期考核：行政總監(jiān)可根據(jù)工作需要，對行政部門員工進行不定期考核，重點考核員工在某項重要工作任務(wù)中的表現(xiàn)。3.自我評估：員工每月進行一次自我評估，總結(jié)自己本月工作的優(yōu)點和不足，提出改進計劃和目標。自我評估結(jié)果作為考核的參考依據(jù)之一。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金發(fā)放：根據(jù)考核結(jié)果，確定員工的績效獎金發(fā)放額度?？己藘?yōu)秀的員工可獲得較高的績效獎金，考核不合格的員工將扣減相應(yīng)的績效獎金。2.崗位晉升與調(diào)整：考核