食堂財務(wù)檔案管理制度

食堂財務(wù)檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強食堂財務(wù)檔案的科學(xué)管理，保證財務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮財務(wù)檔案在食堂管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司食堂的財務(wù)檔案管理，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算、財務(wù)審計報告、經(jīng)濟(jì)合同、收費票據(jù)、銀行對賬單等與食堂財務(wù)活動相關(guān)的各類資料。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：食堂財務(wù)檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案的集中存放和有序保管。2.分類歸檔原則：按照財務(wù)檔案的類別、時間、來源等進(jìn)行分類整理，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保財務(wù)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，規(guī)范財務(wù)檔案的管理流程。二、財務(wù)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善食堂財務(wù)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理食堂的財務(wù)檔案，建立檔案臺賬，記錄檔案的種類、數(shù)量、存放位置、保管期限等信息。3.對財務(wù)檔案進(jìn)行分類、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的安全保管，配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。5.按照規(guī)定的期限保管財務(wù)檔案，期滿后按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。6.為公司內(nèi)部各部門和外部有關(guān)單位查閱財務(wù)檔案提供服務(wù)，并做好登記和借閱記錄。（二）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的形成、積累和整理工作，確保財務(wù)資料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將財務(wù)檔案移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門對財務(wù)檔案進(jìn)行整理、編目等工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.在規(guī)定的期限內(nèi)保管財務(wù)檔案的副本或復(fù)印件，以備日常查閱和使用。5.對涉及財務(wù)機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門與食堂財務(wù)活動相關(guān)資料的收集、整理，并及時移交財務(wù)部門或檔案管理部門。2.在使用財務(wù)檔案過程中，應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、損毀、丟失，并按時歸還。三、財務(wù)檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)會計報告，財務(wù)情況說明書等。4.財務(wù)預(yù)算類：包括年度財務(wù)預(yù)算、預(yù)算調(diào)整方案等。5.財務(wù)決算類：包括年度財務(wù)決算報表、決算分析報告等。6.財務(wù)審計報告類：包括內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。7.經(jīng)濟(jì)合同類：包括食堂物資采購合同、餐飲服務(wù)外包合同、設(shè)備租賃合同等。8.收費票據(jù)類：包括食堂餐費收據(jù)、發(fā)票存根等。9.銀行對賬單類：包括銀行存款對賬單、銀行貸款對賬單等。10.其他類：包括財務(wù)印章使用記錄、財務(wù)檔案借閱登記等與財務(wù)活動相關(guān)的其他資料。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字編號法，按照分類標(biāo)準(zhǔn)依次為每一類檔案編制唯一的編號。2.編號格式為：類別代碼年份順序號。其中，類別代碼采用兩位數(shù)字表示，具體如下：01會計憑證類；02會計賬簿類；03財務(wù)報告類；04財務(wù)預(yù)算類；05財務(wù)決算類；06財務(wù)審計報告類；07經(jīng)濟(jì)合同類；08收費票據(jù)類；09銀行對賬單類；10其他類。年份采用四位數(shù)字表示，順序號采用三位數(shù)字表示。3.例如，2023年第5號會計憑證的編號為：012023005。四、財務(wù)檔案的整理與裝訂（一）會計憑證整理與裝訂1.每月終了，財務(wù)人員應(yīng)及時將本月的會計憑證進(jìn)行整理。按照記賬憑證的編號順序，檢查原始憑證是否齊全、完整，記賬憑證與原始憑證是否相符。2.將整理好的會計憑證，去除金屬物，左上角對齊，用棉線在左上角裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。3.裝訂后的會計憑證應(yīng)加封皮，由裝訂人員在封皮騎縫處簽名或蓋章。（二）會計賬簿整理與裝訂1.年度終了，各種會計賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一整理。2.對于活頁賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，再將已使用的賬頁依次編號，并加具賬頁目錄，注明每個賬戶的名稱和頁次，然后裝訂成冊。3.訂本式賬簿應(yīng)保持原裝訂成冊，不得任意拆封。對于有損壞的賬簿，應(yīng)進(jìn)行修補或更換。4.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數(shù)、編號等內(nèi)容，并由記賬人員和會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名或蓋章。（三）財務(wù)報告整理與裝訂1.月度、季度財務(wù)報告應(yīng)按月度、季度分別整理，年度財務(wù)報告應(yīng)按年度整理。2.將財務(wù)報告的各項資料按照一定的順序排列，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、季度、報告種類等內(nèi)容。3.財務(wù)報告應(yīng)裝訂成冊，一式多份，由單位負(fù)責(zé)人、主管會計工作負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。（四）其他財務(wù)檔案整理與裝訂1.財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算、財務(wù)審計報告、經(jīng)濟(jì)合同、收費票據(jù)、銀行對賬單等其他財務(wù)檔案，應(yīng)根據(jù)其各自的特點進(jìn)行分類整理。2.對于篇幅較長的檔案，可進(jìn)行分頁編號，并加具目錄，注明每部分的標(biāo)題和頁碼。3.整理后的檔案應(yīng)裝訂成冊或裝入檔案盒，并在封面或盒面上注明檔案名稱、年度、月份、編號等信息。五、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告類：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告永久保管。4.財務(wù)預(yù)算類、財務(wù)決算類、財務(wù)審計報告類：保管期限為10年。5.經(jīng)濟(jì)合同類：保管期限為合同履行完畢后10年。6.收費票據(jù)類：保管期限為5年。7.銀行對賬單類：保管期限為5年。8.其他類：根據(jù)實際情況確定保管期限，但不得少于5年。（二）保管地點1.食堂應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案保管室，配備必要的檔案柜、保險柜等保管設(shè)備，確保財務(wù)檔案的安全存放。2.保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，溫度、濕度應(yīng)適宜，以保證財務(wù)檔案的質(zhì)量。（三）保管要求1.財務(wù)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和使用。2.定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對于電子財務(wù)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，同時做好防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等工作。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管室，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。六、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能查閱與申請內(nèi)容相關(guān)的財務(wù)檔案，不得擅自翻閱其他無關(guān)檔案。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的檔案歸還檔案管理部門，并由檔案管理人員進(jìn)行清點和核對，確認(rèn)無誤后在申請表上簽字。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因工作需要借閱財務(wù)檔案時，須持有單位介紹信，并填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、借閱目的、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門審核通過后，與借閱單位簽訂《財務(wù)檔案借閱協(xié)議書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保密責(zé)任、歸還期限、違約責(zé)任等。3.借閱單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的借閱和歸還，并在檔案管理人員的陪同下辦理借閱手續(xù)。借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定的查閱場所。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。延期最長不得超過[X]個工作日。5.借閱期滿，借閱單位應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱單位承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)檔案保管期滿，且經(jīng)過鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.對于涉及未了事項的原始憑證，如正在進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)尚未完成、存在爭議或法律糾紛等，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會同財務(wù)部門提出財務(wù)檔案銷毀意見，編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、類別、編號、年度、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《財務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，報上級主管部門備案。3.銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門和審計部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對《財務(wù)檔案銷毀清冊》，確保銷毀的檔案與清冊一致。4.銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，防止檔案被遺漏或丟失。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。（