連鎖藥店印章管理制度

連鎖藥店印章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)連鎖藥店印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于連鎖藥店總部及各門(mén)店所有印章的管理，包括但不限于公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章、門(mén)店業(yè)務(wù)章等。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章存放安全，使用過(guò)程可追溯，防止印章被盜用、冒用。3.規(guī)范性原則：明確印章使用范圍、審批流程和使用要求，嚴(yán)格規(guī)范操作。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時(shí)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、刻制規(guī)格等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)印章進(jìn)行登記備案，記錄印章的名稱(chēng)、規(guī)格、材質(zhì)、刻制日期、領(lǐng)取人等信息，并留存印章印模。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門(mén)應(yīng)將印章啟用信息以書(shū)面形式通知相關(guān)部門(mén)和人員，明確印章的使用范圍、啟用日期等。2.啟用印章時(shí)，應(yīng)在印章使用登記簿上進(jìn)行首次使用登記，記錄啟用時(shí)間、使用人等信息。三、印章的保管（一）保管職責(zé)1.公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管；門(mén)店業(yè)務(wù)章由各門(mén)店店長(zhǎng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定，確保印章安全。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.嚴(yán)禁將印章隨意放置或交由他人代管，如因特殊情況需要臨時(shí)交接，必須辦理交接手續(xù)，并由雙方簽字確認(rèn)。（三）印章保管人員的職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，隨時(shí)掌握印章的使用情況。2.嚴(yán)格按照印章使用審批流程進(jìn)行用印，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。3.定期檢查印章的使用情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.配合公司審計(jì)、法務(wù)等部門(mén)對(duì)印章使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署；代表公司參加各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)等。2.合同專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)類(lèi)文件。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項(xiàng)，如銀行預(yù)留印鑒等。5.門(mén)店業(yè)務(wù)章：用于門(mén)店日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各類(lèi)業(yè)務(wù)單據(jù)、文件等的簽署，如銷(xiāo)售小票、提貨單、驗(yàn)收單等。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)申請(qǐng)人填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、使用部門(mén)等信息，并簽字確認(rèn)。根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，分別報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般事項(xiàng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；重要事項(xiàng)或涉及金額較大的事項(xiàng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批；涉及公司重大決策、對(duì)外投資、融資等事項(xiàng)需經(jīng)董事會(huì)或股東會(huì)批準(zhǔn)。2.用印審批審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請(qǐng)，確保用印事項(xiàng)符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。如同意用印，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)；如不同意用印，應(yīng)注明理由并退回申請(qǐng)。3.印章使用印章保管人員收到經(jīng)審批的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)申請(qǐng)表上的審批意見(jiàn)、用印事項(xiàng)等信息，確認(rèn)無(wú)誤后方可用印。用印時(shí)，應(yīng)在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄用印日期、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印人、審批人等信息，并要求用印人在登記簿上簽字確認(rèn)。用印應(yīng)確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容相符，嚴(yán)禁在空白紙張、表格、合同上加蓋印章。如因文件格式、排版等原因需要調(diào)整印章位置，應(yīng)重新填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》并再次履行審批手續(xù)。4.用印后文件的處理用印完成后，印章保管人員應(yīng)將用印文件妥善保管，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。對(duì)于需留存復(fù)印件的用印文件，應(yīng)在復(fù)印件上注明"與原件一致"字樣，并由用印人簽字確認(rèn)。（三）特殊情況的用印處理1.如遇緊急情況，無(wú)法事先履行用印審批手續(xù)時(shí)，用印人應(yīng)電話(huà)請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于異地用印或因工作需要攜帶印章外出的情況，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由兩人以上共同攜帶印章前往用印地點(diǎn)。用印過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定進(jìn)行操作，并確保印章安全。五、印章的停用與銷(xiāo)毀（一）印章停用1.因公司名稱(chēng)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，由行政部門(mén)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章停用信息以書(shū)面形式通知相關(guān)部門(mén)和人員，并收回停用印章。（二）印章銷(xiāo)毀1.對(duì)于停用的印章，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明印章名稱(chēng)、規(guī)格、停用日期等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)會(huì)同審計(jì)、法務(wù)等部門(mén)共同對(duì)停用印章進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀后的印章應(yīng)在印章管理檔案中進(jìn)行注銷(xiāo)登記，確保印章管理信息完整、準(zhǔn)確。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司審計(jì)、法務(wù)等部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴(yán)格遵守保管規(guī)定。2.印章使用情況：檢查用印申請(qǐng)是否規(guī)范，審批流程是否執(zhí)行到位，用印記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.印章停用與銷(xiāo)毀情況：檢查停用印章是否及時(shí)收回并按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀記錄是否齊全。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)、法務(wù)等部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并要求相關(guān)部門(mén)和人員限期整改。2.對(duì)違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等；如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、附