連鎖藥店印章管理制度

連鎖藥店印章管理制度?一、總則（一）目的為加強連鎖藥店印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于連鎖藥店總部及各門店所有印章的管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、門店業(yè)務(wù)章等。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章存放安全，使用過程可追溯，防止印章被盜用、冒用。3.規(guī)范性原則：明確印章使用范圍、審批流程和使用要求，嚴(yán)格規(guī)范操作。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，由行政部門統(tǒng)一負責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時對印章進行登記備案，記錄印章的名稱、規(guī)格、材質(zhì)、刻制日期、領(lǐng)取人等信息，并留存印章印模。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)將印章啟用信息以書面形式通知相關(guān)部門和人員，明確印章的使用范圍、啟用日期等。2.啟用印章時，應(yīng)在印章使用登記簿上進行首次使用登記，記錄啟用時間、使用人等信息。三、印章的保管（一）保管職責(zé)1.公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章由行政部門指定專人負責(zé)保管；門店業(yè)務(wù)章由各門店店長指定專人負責(zé)保管。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定，確保印章安全。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.嚴(yán)禁將印章隨意放置或交由他人代管，如因特殊情況需要臨時交接，必須辦理交接手續(xù)，并由雙方簽字確認(rèn)。（三）印章保管人員的職責(zé)1.負責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，隨時掌握印章的使用情況。2.嚴(yán)格按照印章使用審批流程進行用印，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕，并及時向上級報告。3.定期檢查印章的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。4.配合公司審計、法務(wù)等部門對印章使用情況進行檢查和監(jiān)督。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等的簽署；代表公司參加各類會議、活動等。2.合同專用章：專門用于公司對外簽訂合同、協(xié)議等經(jīng)濟類文件。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項，如銀行預(yù)留印鑒等。5.門店業(yè)務(wù)章：用于門店日常經(jīng)營活動中的各類業(yè)務(wù)單據(jù)、文件等的簽署，如銷售小票、提貨單、驗收單等。（二）使用流程1.用印申請申請人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、使用部門等信息，并簽字確認(rèn)。根據(jù)用印事項的性質(zhì)和審批權(quán)限，分別報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般事項由部門負責(zé)人審批；重要事項或涉及金額較大的事項由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批；涉及公司重大決策、對外投資、融資等事項需經(jīng)董事會或股東會批準(zhǔn)。2.用印審批審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請，確保用印事項符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。如同意用印，在申請表上簽字批準(zhǔn)；如不同意用印，應(yīng)注明理由并退回申請。3.印章使用印章保管人員收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)仔細核對申請表上的審批意見、用印事項等信息，確認(rèn)無誤后方可用印。用印時，應(yīng)在印章使用登記簿上詳細記錄用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印人、審批人等信息，并要求用印人在登記簿上簽字確認(rèn)。用印應(yīng)確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容相符，嚴(yán)禁在空白紙張、表格、合同上加蓋印章。如因文件格式、排版等原因需要調(diào)整印章位置，應(yīng)重新填寫《印章使用申請表》并再次履行審批手續(xù)。4.用印后文件的處理用印完成后，印章保管人員應(yīng)將用印文件妥善保管，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。對于需留存復(fù)印件的用印文件，應(yīng)在復(fù)印件上注明"與原件一致"字樣，并由用印人簽字確認(rèn)。（三）特殊情況的用印處理1.如遇緊急情況，無法事先履行用印審批手續(xù)時，用印人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地用印或因工作需要攜帶印章外出的情況，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由兩人以上共同攜帶印章前往用印地點。用印過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定進行操作，并確保印章安全。五、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)及時將印章停用信息以書面形式通知相關(guān)部門和人員，并收回停用印章。（二）印章銷毀1.對于停用的印章，行政部門應(yīng)進行登記造冊，注明印章名稱、規(guī)格、停用日期等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門會同審計、法務(wù)等部門共同對停用印章進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.銷毀后的印章應(yīng)在印章管理檔案中進行注銷登記，確保印章管理信息完整、準(zhǔn)確。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計、法務(wù)等部門負責(zé)對印章管理情況進行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴(yán)格遵守保管規(guī)定。2.印章使用情況：檢查用印申請是否規(guī)范，審批流程是否執(zhí)行到位，用印記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.印章停用與銷毀情況：檢查停用印章是否及時收回并按規(guī)定進行銷毀，銷毀記錄是否齊全。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計、法務(wù)等部門應(yīng)及時提出整改意見，并要求相關(guān)部門和人員限期整改。2.對違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等；如給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、附