香煙柜臺存貨管理制度

香煙柜臺存貨管理制度?一、總則（一）目的為加強公司香煙柜臺存貨管理，確保香煙庫存的安全、完整，提高存貨周轉率，保證銷售業(yè)務的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及香煙柜臺存貨管理的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關煙草專賣法律法規(guī)以及公司各項規(guī)章制度。2.準確性原則：確保存貨數據的準確記錄，賬實相符。3.安全性原則：保障香煙存儲安全，防止被盜、損壞、變質等情況發(fā)生。4.效益性原則：合理控制存貨水平，降低庫存成本，提高資金使用效率。二、職責分工（一）采購部門1.根據銷售需求和庫存情況，制定合理的香煙采購計劃。2.選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并確保采購的香煙質量符合標準。3.負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決采購過程中的問題。（二）銷售部門1.及時了解市場需求動態(tài)，向采購部門反饋銷售信息，協(xié)助制定采購計劃。2.負責香煙的銷售工作，按照規(guī)定的價格和銷售政策進行銷售，確保貨款及時回收。3.對銷售過程中出現的客戶需求變化、退貨等情況及時反饋給相關部門。（三）倉庫管理部門1.負責香煙柜臺存貨的驗收、入庫、存儲、保管和發(fā)放等工作。2.建立健全存貨臺賬，詳細記錄存貨的出入庫情況，定期進行盤點，保證賬實相符。3.做好倉庫的安全防范工作，確保香煙存儲安全，防止發(fā)生火災、盜竊等事故。4.對庫存香煙的質量狀況進行定期檢查，發(fā)現問題及時報告并處理。（四）財務部門1.負責審核采購發(fā)票、銷售發(fā)票等相關憑證，辦理款項收付手續(xù)。2.定期對存貨進行賬務核對，確保財務數據的準確無誤。3.根據存貨管理情況，進行成本核算和分析，提供相關財務報告和建議。（五）質量管理部門1.對采購的香煙進行質量檢驗，確保符合國家標準和公司要求。2.對庫存香煙的質量進行抽檢，發(fā)現質量問題及時通知相關部門處理。3.協(xié)助處理因香煙質量問題引起的客戶投訴和糾紛。三、香煙采購管理（一）采購計劃制定1.銷售部門應定期（至少每周一次）收集市場銷售數據和客戶需求信息，分析香煙銷售趨勢，預測未來一段時間內的銷售需求。2.根據銷售預測和當前庫存水平，結合安全庫存標準，制定香煙采購計劃。采購計劃應明確采購的香煙品種、數量、規(guī)格、預計到貨時間等信息。3.采購計劃需經部門負責人審核后報上級領導批準，確保采購計劃的合理性和準確性。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量等進行評估和審核。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽、生產能力強、產品質量穩(wěn)定、價格合理的供應商。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款。3.定期對供應商進行評估和考核，根據供應商的供貨質量、交貨及時性、售后服務等情況進行評分，對于表現不佳的供應商及時采取整改措施或終止合作。（三）采購訂單執(zhí)行1.采購部門根據批準的采購計劃向供應商下達采購訂單。采購訂單應詳細注明采購的香煙品種、數量、規(guī)格、交貨時間、交貨地點等信息，并確保訂單內容準確無誤。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保供應商按時、按質、按量交貨。如因供應商原因導致交貨延遲或質量問題，應及時要求供應商采取補救措施，并追究其違約責任。3.采購到貨前，倉庫管理部門應做好收貨準備工作，包括安排收貨人員、清理收貨場地、準備收貨工具等。四、香煙驗收管理（一）驗收準備1.倉庫管理部門在收到采購到貨通知后，應安排專人負責驗收工作。驗收人員應熟悉香煙的驗收標準和方法，具備一定的專業(yè)知識和經驗。2.準備好驗收所需的工具和設備，如計量器具、檢測儀器、驗收記錄表格等。（二）驗收流程1.核對送貨單與采購訂單：驗收人員首先核對送貨單上的香煙品種、數量、規(guī)格等信息是否與采購訂單一致。2.外觀檢查：對到貨香煙的包裝、標識、外觀等進行檢查，查看是否有破損、變形、受潮、發(fā)霉等情況。3.數量清點：按照規(guī)定的計量方法對香煙的數量進行清點，確保數量準確無誤。4.質量檢驗：根據香煙的質量標準，對部分香煙進行抽樣檢驗，檢查其內在質量是否符合要求。質量檢驗可采用感官檢驗、理化檢驗等方法。5.驗收記錄：驗收人員對驗收過程中發(fā)現的問題進行詳細記錄，包括問題描述、數量、處理意見等。驗收合格的香煙應填寫驗收單，注明驗收日期、驗收人員等信息。（三）驗收結果處理1.驗收合格的香煙，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)，將其存放到指定的倉位。2.驗收發(fā)現數量短缺、質量不合格等問題的香煙，驗收人員應及時與采購部門和供應商聯系，要求供應商補足數量或更換合格產品。如因質量問題導致的損失，應按照采購合同的約定追究供應商的責任。3.對于驗收過程中出現的爭議問題，由質量管理部門會同采購部門、倉庫管理部門等相關部門進行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可通過法律途徑解決。五、香煙入庫管理（一）入庫手續(xù)辦理1.倉庫管理部門根據驗收單對驗收合格的香煙辦理入庫手續(xù)。入庫人員應按照規(guī)定的倉位將香煙存放整齊，并做好標識。2.在入庫單上填寫香煙的品種、數量、規(guī)格、入庫日期、倉位等信息，經倉庫管理人員簽字確認后，一聯留存?zhèn)}庫，一聯交財務部門記賬，一聯交采購部門備查。（二）庫存臺賬登記1.倉庫管理人員應及時在庫存臺賬上記錄香煙的入庫、出庫、結存等情況。庫存臺賬應按照香煙的品種、規(guī)格進行分類登記，做到賬賬相符、賬實相符。2.庫存臺賬應定期進行核對和盤點，確保數據的準確性。如發(fā)現賬實不符的情況，應及時查明原因并進行調整。六、香煙存儲管理（一）倉位規(guī)劃1.根據香煙的品種、規(guī)格、數量等因素，合理規(guī)劃倉庫的倉位。倉位應劃分明確，便于管理和查找。2.按照先進先出的原則，對不同批次、不同日期入庫的香煙進行分區(qū)存放，避免出現積壓過期的情況。（二）存儲環(huán)境要求1.倉庫應保持干燥、通風良好，溫度、濕度應符合香煙存儲的要求?？砂惭b溫濕度調節(jié)設備，確保存儲環(huán)境穩(wěn)定。2.倉庫內嚴禁煙火，配備必要的消防器材和設施，定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.倉庫應設置防蟲、防鼠、防盜等設施，防止香煙受到蟲害、鼠害和盜竊。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期（至少每月一次）對香煙進行盤點。盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。2.盤點人員應認真核對庫存臺賬與實物，確保賬實相符。如發(fā)現賬實不符的情況，應及時查明原因并進行記錄。3.盤點結束后，盤點人員應編制盤點報告，說明盤點情況、賬實差異原因及處理建議等。盤點報告經倉庫負責人審核后報上級領導審批。4.根據盤點結果，對盤盈、盤虧的香煙進行相應的賬務處理。盤盈的香煙應及時調整庫存臺賬和財務賬目；盤虧的香煙應查明原因，屬于正常損耗的，經批準后進行核銷；屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。七、香煙發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按照"先進先出"的原則進行香煙發(fā)放，確保庫存香煙的新鮮度和質量。2.嚴格按照銷售訂單或相關規(guī)定進行發(fā)放，不得擅自發(fā)放香煙。（二）發(fā)放流程1.銷售部門根據客戶訂單開具發(fā)貨通知單，注明香煙的品種、數量、規(guī)格等信息。發(fā)貨通知單經部門負責人審核后交倉庫管理部門。2.倉庫管理部門接到發(fā)貨通知單后，安排人員按照通知單要求進行備貨。備貨人員應仔細核對發(fā)貨通知單與庫存臺賬，確保備貨數量準確無誤。3.備貨完成后，倉庫管理人員在發(fā)貨通知單上簽字確認，并辦理發(fā)貨手續(xù)。發(fā)貨人員應將發(fā)放的香煙交付給客戶或運輸部門，并做好交接記錄。4.倉庫管理部門應及時在庫存臺賬上記錄香煙的發(fā)放情況，更新庫存余額。（三）特殊情況處理1.如遇緊急訂單或特殊情況需要臨時發(fā)放香煙的，銷售部門應填寫臨時發(fā)貨申請單，注明申請原因、發(fā)放數量、品種等信息，經上級領導批準后交倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據臨時發(fā)貨申請單進行發(fā)貨，并在發(fā)貨后及時補辦相關手續(xù)。八、香煙退貨管理（一）退貨原因1.因質量問題導致客戶退貨。2.客戶訂單取消或變更，導致已發(fā)貨的香煙需要退回。3.其他符合公司規(guī)定的退貨原因。（二）退貨流程1.銷售部門收到客戶退貨申請后，應及時與客戶溝通，了解退貨原因，并確認退貨的香煙品種、數量、規(guī)格等信息。2.銷售部門填寫退貨申請單，注明退貨原因、客戶名稱、退貨數量、品種等信息，經部門負責人審核后交倉庫管理部門。3.倉庫管理部門接到退貨申請單后，安排人員對退貨香煙進行驗收。驗收流程與采購驗收流程相同，確保退貨香煙的質量和數量符合要求。4.驗收合格的退貨香煙，倉庫管理部門應辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺賬上記錄退貨入庫情況。同時，倉庫管理部門應開具退貨入庫單，注明退貨日期、退貨數量、品種等信息，一聯留存?zhèn)}庫，一聯交財務部門記賬，一聯交銷售部門備查。5.對于因質量問題導致的退貨，銷售部門應及時與供應商聯系，協(xié)商處理退貨事宜。如因供應商原因造成的損失，應按照采購合同的約定追究供應商的責任。九、盤點差異處理（一）差異原因分析1.盤點過程中記錄錯誤或漏記。2.出入庫手續(xù)不規(guī)范，導致賬實不符。3.香煙被盜、損壞、變質等原因導致實物短缺。4.其他原因導致的盤點差異。（二）處理措施1.對于因記錄錯誤或漏記導致的差異，應及時更正庫存臺賬和相關記錄。2.對于出入庫手續(xù)不規(guī)范導致的差異，應完善出入庫管理制度，加強對出入庫手續(xù)的審核和監(jiān)督，確保賬實相符。3.對于因香煙被盜、損壞、變質等原因導致的實物短缺，應查明原因，追究相關人員的責任。如涉及保險理賠的，應及時辦理理賠手續(xù)。4.對于其他原因導致的盤點差異，應根據具體情況進行分析處理，制定相應的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。十、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對香煙柜臺存貨管理情況進行審計，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、庫存數據的準確性、存貨的安全性等。2.審計人員通過查閱相關文件、記錄，實地盤點存貨等方式進行審計工作，并出具審計報告。對審計發(fā)現的問題提出整改建議，督促相關部門及時整改。（二）日常檢查1.倉庫管理部門負責人應定期對倉庫進行巡查，檢查香煙的存儲情況、出入庫手續(xù)執(zhí)行情況、庫存臺賬記錄情況等。2.采購部門、銷售部門等相關部門應定期對本部門涉及香煙柜臺存貨管理的工作進行自查，發(fā)現問題及時整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給