配送公司采購(gòu)管理制度

配送公司采購(gòu)管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范配送公司采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保證所采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，滿足公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的需求。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、運(yùn)輸服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購(gòu)。3.采購(gòu)原則質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：所采購(gòu)的物資和服務(wù)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范以及公司業(yè)務(wù)要求，確保質(zhì)量可靠。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，不得偏袒任何一方。誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行采購(gòu)合同，維護(hù)公司利益和形象。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立專門(mén)的采購(gòu)部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的采購(gòu)工作。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要可設(shè)置采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)專員等崗位。2.采購(gòu)部門(mén)職責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和庫(kù)存情況，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、時(shí)間等要求。供應(yīng)商管理：開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)。采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃和審批流程，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。采購(gòu)成本控制：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商談判等方式，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)資金使用效率。質(zhì)量控制：參與采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求。信息管理：收集、整理和分析采購(gòu)相關(guān)信息，為公司決策提供支持。3.其他部門(mén)職責(zé)需求部門(mén)：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資和服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收和使用反饋。財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、支付采購(gòu)款項(xiàng)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況。質(zhì)量部門(mén)：參與采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量驗(yàn)收工作，提供質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，對(duì)不合格品提出處理意見(jiàn)。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)需求提出需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，結(jié)合庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件。采購(gòu)部門(mén)組織對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，確定合格供應(yīng)商名單，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)。4.采購(gòu)談判與合同簽訂采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物資和服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)。采購(gòu)人員根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。5.采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)人員跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，如要求供應(yīng)商整改、更換供應(yīng)商等。采購(gòu)物資和服務(wù)到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。6.驗(yàn)收與付款需求部門(mén)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后填寫(xiě)《驗(yàn)收單》。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并在《驗(yàn)收單》上注明問(wèn)題情況。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)《驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，辦理付款申請(qǐng)手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)附采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)方式1.集中采購(gòu)適用范圍：對(duì)于通用性強(qiáng)、采購(gòu)量大、價(jià)值高的物資和服務(wù)，如辦公用品、燃油、運(yùn)輸車輛等，采用集中采購(gòu)方式。操作流程：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司需求，制定集中采購(gòu)計(jì)劃，統(tǒng)一組織采購(gòu)活動(dòng)。通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇供應(yīng)商，簽訂集中采購(gòu)合同。各需求部門(mén)按照集中采購(gòu)合同的要求，向采購(gòu)部門(mén)申請(qǐng)領(lǐng)用所需物資和服務(wù)。2.分散采購(gòu)適用范圍：對(duì)于零星采購(gòu)、緊急采購(gòu)以及有特殊要求的物資和服務(wù)，采用分散采購(gòu)方式。操作流程：需求部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，自行組織采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)人員可通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)等方式選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)?fù)瓿珊螅枨蟛块T(mén)應(yīng)將采購(gòu)情況報(bào)采購(gòu)部門(mén)備案。3.招標(biāo)采購(gòu)適用范圍：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)激烈的采購(gòu)項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購(gòu)方式。操作流程：采購(gòu)部門(mén)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。供應(yīng)商按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，提交投標(biāo)報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。采購(gòu)部門(mén)組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)活動(dòng)，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)選出中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)。中標(biāo)供應(yīng)商與采購(gòu)部門(mén)簽訂采購(gòu)合同。4.詢價(jià)采購(gòu)適用范圍：對(duì)于采購(gòu)金額較小、市場(chǎng)價(jià)格比較透明的物資和服務(wù)，采用詢價(jià)采購(gòu)方式。操作流程：采購(gòu)部門(mén)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單。采購(gòu)人員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。五、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂采購(gòu)合同應(yīng)采用書(shū)面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)人員應(yīng)將合同草案提交采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.合同執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商整改或采取其他措施解決問(wèn)題。需求部門(mén)應(yīng)配合采購(gòu)部門(mén)做好合同執(zhí)行工作，按照合同要求驗(yàn)收采購(gòu)物資和服務(wù)，并及時(shí)反饋使用情況。3.合同變更在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。合同變更協(xié)議簽訂前，采購(gòu)人員應(yīng)將變更協(xié)議草案提交采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同變更協(xié)議。4.合同終止采購(gòu)合同履行完畢后，合同自然終止。如因不可抗力、供應(yīng)商違約等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商終止合同，并辦理相關(guān)手續(xù)。合同終止后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)清理合同文件，整理歸檔，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，為今后的采購(gòu)工作提供參考。六、采購(gòu)成本控制1.成本預(yù)算編制采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和采購(gòu)計(jì)劃，編制年度采購(gòu)成本預(yù)算。采購(gòu)成本預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、價(jià)格、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等內(nèi)容。采購(gòu)成本預(yù)算經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，作為采購(gòu)成本控制的依據(jù)。2.成本分析與監(jiān)控采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，比較實(shí)際采購(gòu)成本與預(yù)算成本的差異，分析差異產(chǎn)生的原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格變化，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，降低采購(gòu)成本。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的談判，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條款。3.成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)公司建立采購(gòu)成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)在采購(gòu)工作中通過(guò)合理采購(gòu)策略、談判技巧等方式實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本節(jié)約的部門(mén)和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。采購(gòu)成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)的具體標(biāo)準(zhǔn)和方式由公司另行制定。七、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件。采購(gòu)部門(mén)組織對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，確定合格供應(yīng)商名單，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。采購(gòu)人員根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)分結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于長(zhǎng)期合作、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、交貨期準(zhǔn)時(shí)、價(jià)格合理、售后服務(wù)良好的供應(yīng)商，給予優(yōu)先采購(gòu)、增加采購(gòu)量、延長(zhǎng)付款期等優(yōu)惠政策。同時(shí)，公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反采購(gòu)合同、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等問(wèn)題的供應(yīng)商，采取扣除貨款、暫停合作、終止合作等措施進(jìn)行處罰。八、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。采購(gòu)人員根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：采購(gòu)人員應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格變化，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求。同時(shí)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對(duì)質(zhì)量問(wèn)題承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作。同時(shí)，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款明確、合法、有效。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。九、采購(gòu)信息管理1.信息收集與整理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)收集、整理和分析采購(gòu)相關(guān)信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同信息、采購(gòu)成本信息等。采購(gòu)人員應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.信息共享與利用采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，將采購(gòu)相關(guān)信息及時(shí)共享給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，為公司決策提供支持。同時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)充分利用采購(gòu)信息，進(jìn)行市場(chǎng)分析和預(yù)測(cè)，優(yōu)化采購(gòu)策略，提高采購(gòu)效率和