運輸公司油票管理制度

運輸公司油票管理制度?一、總則（一）目的為加強公司油票管理，規(guī)范油票的使用、報銷等流程，確保油票使用的合理性、安全性和經(jīng)濟性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有車輛用油的油票管理，包括自有車輛、租賃車輛等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)財務(wù)制度，確保油票管理合法合規(guī)。2.真實性原則：油票必須真實有效，嚴禁偽造、虛開等違規(guī)行為。3.合理性原則：根據(jù)車輛實際行駛里程、油耗標準等合理使用油票，杜絕浪費。4.安全性原則：做好油票的保管、存儲等工作，防止丟失、被盜用等情況發(fā)生。二、油票采購管理（一）采購渠道1.優(yōu)先選擇與公司有長期合作關(guān)系、信譽良好的加油站進行采購。2.可通過線上平臺（如加油站官方APP、第三方加油服務(wù)平臺等）或線下直接到加油站采購油票。（二）采購流程1.需求申請：車輛管理人員根據(jù)車輛行駛計劃、油耗情況等，提前預(yù)估油票需求數(shù)量，并填寫油票采購申請表，注明采購原因、預(yù)計采購數(shù)量、所需油品規(guī)格等信息，提交至上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批：上級領(lǐng)導(dǎo)對采購申請表進行審核，重點審核采購需求的合理性、必要性等，審批通過后交至采購部門。3.采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，按照指定的采購渠道進行油票采購。采購過程中要確保采購的油票為正規(guī)發(fā)票，票面信息準確無誤，包括加油站名稱、油品規(guī)格、金額、發(fā)票號碼等。4.驗收：采購回來的油票由專人進行驗收，核對油票數(shù)量、票面信息與采購申請表是否一致，檢查油票的真實性和有效性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與采購部門溝通處理。驗收合格后，油票交至財務(wù)部門入賬。三、油票使用管理（一）車輛加油1.加油規(guī)定：車輛加油必須在公司指定的加油站或符合公司要求的合作加油站進行。加油時，駕駛員應(yīng)向加油站工作人員說明所加車輛信息、油品規(guī)格及金額等，確保加油信息準確記錄在加油憑證上。嚴禁駕駛員使用非公司指定的加油卡或私自購買油票進行加油，如有特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。2.加油流程：駕駛員在車輛到達加油站前，應(yīng)提前確認車輛剩余油量，合理規(guī)劃加油量。車輛到達加油站后，駕駛員將車輛停至指定加油位置，熄火并拉手剎。加油站工作人員加油過程中，駕駛員應(yīng)監(jiān)督加油情況，確保加油量準確。加油完畢后，駕駛員應(yīng)仔細核對加油憑證上的信息，包括加油日期、加油站名稱、油品規(guī)格、加油量、金額等，并簽字確認。駕駛員將加油憑證妥善保存，作為報銷依據(jù)。（二）油票開具1.開具要求：加油站應(yīng)按照實際加油情況如實開具油票，不得開具虛假油票。油票上應(yīng)注明車輛車牌號、加油日期、油品規(guī)格、加油量、金額等詳細信息，確保與加油憑證一致。油票必須加蓋加油站發(fā)票專用章，否則視為無效發(fā)票。2.開具流程：駕駛員在加油完成后，應(yīng)及時向加油站工作人員索取油票。加油站工作人員根據(jù)加油憑證信息，在規(guī)定時間內(nèi)為駕駛員開具油票。開具完成后，將油票交給駕駛員，并提醒駕駛員核對票面信息。（三）油票登記1.登記內(nèi)容：建立油票使用登記臺賬，詳細記錄每一張油票的相關(guān)信息，包括油票號碼、開票日期、加油站名稱、油品規(guī)格、加油量、金額、所屬車輛車牌號、駕駛員姓名、用途等。油票登記臺賬應(yīng)按照日期順序進行記錄，確保信息的完整性和準確性。2.登記流程：駕駛員在取得油票后，應(yīng)在當(dāng)天將油票信息錄入油票登記臺賬。車輛管理人員定期對油票登記臺賬進行審核，檢查登記信息是否準確、完整，如有問題及時通知駕駛員進行更正。四、油票報銷管理（一）報銷憑證1.報銷油票時，必須提供真實有效的加油發(fā)票，發(fā)票上的信息應(yīng)與加油憑證、油票登記臺賬一致。2.除加油發(fā)票外，還應(yīng)附上加油憑證（如加油小票、加油記錄單等），作為加油真實性和金額準確性的證明。（二）報銷流程1.整理粘貼：駕駛員將加油發(fā)票和加油憑證按照公司財務(wù)要求進行整理粘貼，確保票面信息清晰可見，粘貼整齊。2.填寫報銷單：駕駛員填寫油票報銷單，注明報銷日期、所屬車輛車牌號、駕駛員姓名、加油日期、加油站名稱、油品規(guī)格、加油量、金額等信息，并簽字確認。3.審核：駕駛員將填寫好的報銷單及相關(guān)憑證提交至車輛管理人員進行初審。車輛管理人員重點審核加油的合理性、發(fā)票及憑證的真實性和完整性等，審核通過后簽字。車輛管理人員將初審?fù)ㄟ^的報銷單交至財務(wù)部門進行復(fù)審。財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度對報銷單進行審核，包括發(fā)票的合規(guī)性、報銷金額的準確性等，審核無誤后簽字。4.審批：財務(wù)部門復(fù)審?fù)ㄟ^的報銷單，按照公司審批流程提交至上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)預(yù)算、車輛使用情況等進行審批，審批通過后報銷單交回財務(wù)部門。5.報銷支付：財務(wù)部門根據(jù)審批后的報銷單，按照公司財務(wù)流程進行報銷支付，將報銷款項支付至駕駛員指定的銀行賬戶。（三）報銷時間限制駕駛員應(yīng)在加油完成后的規(guī)定時間內(nèi)（如[X]個工作日）提交油票報銷申請，逾期未提交的，原則上不予報銷，如有特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。五、油票庫存管理（一）庫存盤點1.定期對油票庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，如每月或每季度進行一次。2.盤點時，由專人負責(zé)對庫存油票的數(shù)量、號碼、票面信息等進行逐一核對，填寫油票庫存盤點表。3.如發(fā)現(xiàn)庫存油票數(shù)量與賬面記錄不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫油票盤盈盤虧報告，說明差異情況及原因，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）庫存保管1.設(shè)立專門的油票保管區(qū)域，確保油票存放安全、干燥、通風(fēng)，防止油票受潮、損壞或丟失。2.油票應(yīng)分類存放，按照油票號碼順序排列，便于查找和管理。3.安排專人負責(zé)油票保管工作，保管人員應(yīng)嚴格遵守油票管理制度，不得擅自挪用、轉(zhuǎn)借油票。4.加強對油票保管區(qū)域的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，配備必要的消防器材等，確保油票保管安全。六、油票審計與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對油票管理情況進行審計，檢查油票采購、使用、報銷等流程是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審計內(nèi)容包括油票的真實性、合法性、合理性，油票登記臺賬的準確性，報銷流程的合規(guī)性等。3.內(nèi)部審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，督促相關(guān)部門進行整改。（二）監(jiān)督檢查1.車輛管理人員應(yīng)定期對駕駛員的油票使用情況進行檢查，包括加油記錄的真實性、油票報銷的及時性等，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對油票報銷的審核監(jiān)督，對不符合規(guī)定的報銷申請不予受理，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.公司設(shè)立舉報郵箱和電話，鼓勵員工對油票管理中的違規(guī)行為進行舉報。對舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.偽造、虛開油票的。2.私自使用非公司指定加油卡或購買油票進行加油的。3.加油記錄不實，虛報加油量或金額的。4.未按規(guī)定流程進行油票采購、使用、報銷的。5.油票保管不善，導(dǎo)致油票丟失、被盜用的。6.其他違反油票管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的員工，給予警告處分，并責(zé)令其限期整改。2.對于多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)嚴重的員工，除給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰（如扣除違規(guī)金額的[X]倍）外，還將視情節(jié)輕重給予降職、辭退等處分。3.涉及違法犯罪行為的