酒店物料收貨管理制度

酒店物料收貨管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范酒店物料收貨流程，確保所收貨物的質(zhì)量、數(shù)量準(zhǔn)確無誤，保障酒店運(yùn)營的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店所有物料的收貨管理，包括但不限于食品、飲料、日用品、辦公用品、工程物資等。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)，并提供相關(guān)采購訂單和送貨單。收貨部門：負(fù)責(zé)物料的實際接收工作，核對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等，填寫收貨記錄，并及時將貨物送往相應(yīng)的存儲區(qū)域。倉庫管理部門：負(fù)責(zé)對收貨后的物料進(jìn)行存儲、保管和發(fā)放管理，確保物料的安全和完好。質(zhì)量檢驗部門：負(fù)責(zé)對部分重要物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保符合酒店使用要求。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核收貨單據(jù)，辦理付款手續(xù)，并對物料采購成本進(jìn)行核算和控制。二、收貨流程1.收貨準(zhǔn)備收貨人員安排：根據(jù)酒店業(yè)務(wù)量和收貨任務(wù)，合理安排收貨人員，確保收貨工作的高效進(jìn)行。收貨人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、熟悉物料驗收標(biāo)準(zhǔn)等條件。收貨場地準(zhǔn)備：清理收貨場地，確保收貨區(qū)域干凈、整潔、無雜物，具備良好的通風(fēng)和照明條件。同時，準(zhǔn)備好必要的收貨工具，如磅秤、卡尺、驗收表格等。供應(yīng)商聯(lián)系確認(rèn)：收貨人員提前與供應(yīng)商取得聯(lián)系，確認(rèn)送貨時間、送貨品種、送貨數(shù)量等信息，并要求供應(yīng)商按照酒店規(guī)定的格式提供送貨單。2.貨物驗收核對送貨單與采購訂單：收貨人員在收到貨物時，首先核對送貨單上的供應(yīng)商名稱、送貨日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息是否與采購訂單一致。如有不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通核實。數(shù)量驗收計件物料：按照送貨單逐一清點貨物數(shù)量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。對于貴重物品或易損物品，應(yīng)進(jìn)行重點核對。稱重物料：使用磅秤等工具對貨物進(jìn)行稱重，核對重量是否與送貨單一致。對于液體物料，應(yīng)注意檢查容器是否有滲漏現(xiàn)象。計量物料：對于按體積或長度計量的物料，使用量具進(jìn)行測量，確保計量準(zhǔn)確。質(zhì)量驗收外觀檢查：查看貨物的外觀是否完好，有無破損、變形、污漬等缺陷。對于食品、飲料等，還應(yīng)檢查包裝是否完好，標(biāo)簽信息是否齊全。品質(zhì)檢驗：對于部分重要物料，如食品原料、酒水等，由質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行抽樣檢驗。檢驗合格的物料方可收貨，不合格的物料應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。規(guī)格驗收：對照采購訂單和樣品，檢查貨物的規(guī)格是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)規(guī)格不符，應(yīng)拒絕收貨。3.收貨記錄填寫收貨單：收貨人員在完成貨物驗收后，按照實際驗收情況填寫收貨單。收貨單應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、送貨日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、實收數(shù)量、質(zhì)量情況、驗收人等信息。簽字確認(rèn)：收貨人員、倉庫管理人員等相關(guān)人員應(yīng)在收貨單上簽字確認(rèn)，確保收貨信息的真實性和準(zhǔn)確性。單據(jù)留存：收貨單應(yīng)一式多份，分別由收貨部門、倉庫管理部門、采購部門、財務(wù)部門等留存，作為物料采購、收貨、存儲、付款等環(huán)節(jié)的重要依據(jù)。4.貨物入庫安排存放位置：倉庫管理人員根據(jù)物料的類別、用途等，安排合適的存放位置，確保貨物便于存儲和發(fā)放。辦理入庫手續(xù)：倉庫管理人員在收貨單上簽字后，將貨物搬運(yùn)至指定存儲區(qū)域，并更新庫存臺賬，記錄物料的入庫時間、數(shù)量、存放位置等信息。三、特殊情況處理1.緊急物料收貨對于酒店因運(yùn)營急需的物料，采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，確保優(yōu)先供應(yīng)。收貨部門在收到緊急物料時，應(yīng)簡化收貨流程，優(yōu)先進(jìn)行驗收和入庫，確保物料盡快投入使用。緊急物料收貨后，采購部門應(yīng)及時補(bǔ)辦相關(guān)采購手續(xù)，收貨部門應(yīng)補(bǔ)充完善收貨記錄。2.不合格物料處理驗收過程中發(fā)現(xiàn)的不合格物料，收貨人員應(yīng)立即通知采購部門，并與供應(yīng)商取得聯(lián)系，協(xié)商處理方式。對于可以退換貨的物料，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商及時換貨或退貨；對于無法退換貨的物料，應(yīng)根據(jù)實際情況協(xié)商降價處理或由供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)損失。不合格物料應(yīng)單獨存放，并做好標(biāo)識，防止與合格物料混淆。倉庫管理部門應(yīng)定期對不合格物料進(jìn)行清理，按照酒店規(guī)定進(jìn)行報廢或其他處理。3.送貨差異處理如送貨數(shù)量與采購訂單或送貨單不一致，收貨人員應(yīng)及時與供應(yīng)商核實情況。如屬于供應(yīng)商發(fā)貨錯誤，應(yīng)要求供應(yīng)商補(bǔ)足或更正貨物；如屬于運(yùn)輸途中的損耗等原因，應(yīng)根據(jù)實際情況協(xié)商解決。對于送貨數(shù)量短缺且無法及時補(bǔ)足的情況，收貨人員應(yīng)在收貨單上注明實際收貨數(shù)量，并要求供應(yīng)商出具相關(guān)說明。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)實際收貨數(shù)量更新庫存臺賬。四、收貨時間與頻率1.收貨時間酒店應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)營情況，合理確定收貨時間。一般情況下，收貨時間應(yīng)避開酒店營業(yè)高峰期，以免影響正常運(yùn)營秩序。收貨人員應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通好送貨時間，確保在規(guī)定時間內(nèi)完成收貨工作。對于緊急物料的收貨，應(yīng)隨時安排接收。2.收貨頻率收貨頻率應(yīng)根據(jù)酒店的物料消耗情況和庫存水平進(jìn)行合理安排。對于常用物料，應(yīng)保持適當(dāng)?shù)膸齑妫⒍ㄆ谑肇浹a(bǔ)充；對于不常用物料，可根據(jù)實際需求不定期收貨。采購部門應(yīng)定期對物料庫存進(jìn)行盤點和分析，根據(jù)庫存周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)，調(diào)整收貨計劃，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。五、收貨人員行為規(guī)范1.遵守工作紀(jì)律收貨人員應(yīng)嚴(yán)格遵守酒店的工作紀(jì)律，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。在收貨期間，不得擅自離崗或從事與收貨無關(guān)的事情。遵守酒店的保密制度，不得泄露酒店的采購信息、收貨數(shù)據(jù)等商業(yè)機(jī)密。2.保持工作環(huán)境整潔收貨人員應(yīng)負(fù)責(zé)保持收貨場地的整潔衛(wèi)生，及時清理收貨過程中產(chǎn)生的包裝廢棄物等雜物。對收貨工具應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保工具的正常使用。3.禮貌待人收貨人員在與供應(yīng)商溝通和收貨過程中，應(yīng)禮貌待人，使用文明用語，不得與供應(yīng)商發(fā)生爭吵或沖突。對于供應(yīng)商的疑問和要求，應(yīng)耐心解答和處理，維護(hù)酒店與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。4.廉潔自律收貨人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。在收貨過程中，應(yīng)堅持原則，嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保收貨工作的公正、公平、公開。六、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督酒店應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對物料收貨流程進(jìn)行檢查和監(jiān)督。質(zhì)量檢驗部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對收貨工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物料采購和收貨業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查收貨記錄的真實性、準(zhǔn)確性，以及收貨流程的合規(guī)性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.供應(yīng)商評價采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的送貨情況進(jìn)行評價，包括送貨及時性、貨物質(zhì)量、包裝等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫剟詈秃献鲀?yōu)惠；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行溝通和整改，如仍無改進(jìn)，可考慮終止合作。收貨人員在收貨過程中如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，應(yīng)及時反饋給采購部門，以便采購部門采取相應(yīng)措施。3.考核指標(biāo)與方法酒店應(yīng)制定收貨人員的考核指標(biāo)，主要包括收貨準(zhǔn)確性、收貨及時性、工作態(tài)度、廉潔自律等方面?？己朔椒刹捎枚ㄆ诳己伺c不定期抽查相結(jié)合的方式。定期考核由倉庫管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人按照考核指標(biāo)對收貨人員進(jìn)行評分；不定期抽查由內(nèi)部監(jiān)督部門或其他相關(guān)部門進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄和扣分。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的收貨人員給予獎勵，如獎金、榮譽(yù)證