進貨訂單流程管理制度

進貨訂單流程管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司進貨訂單流程，確保采購活動的順利進行，保障公司物資供應(yīng)的及時性、準確性和合理性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購進貨訂單的管理，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.準確性原則：訂單信息應(yīng)準確無誤，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期等。3.及時性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)及時處理訂單，確保物資按時供應(yīng)。4.責任明確原則：明確各部門和人員在訂單流程中的職責，避免推諉扯皮。5.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量和供應(yīng)的前提下，合理控制采購成本。二、進貨訂單流程管理職責分工（一）采購部門1.負責市場調(diào)研，尋找合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。2.根據(jù)需求部門提交的請購單，制定采購計劃，下達進貨訂單。3.跟蹤訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.與供應(yīng)商進行溝通、談判，簽訂采購合同。（二）需求部門1.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫請購單，明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.對采購物資的質(zhì)量、性能等提出要求。3.參與采購合同的評審，負責驗收采購物資。（三）財務(wù)部門1.審核采購訂單的金額、付款方式等財務(wù)條款。2.負責采購資金的安排和支付。3.對采購成本進行核算和分析。（四）倉儲部門1.負責接收、驗收采購物資，辦理入庫手續(xù)。2.對庫存物資進行管理，確保物資的安全和完好。3.根據(jù)生產(chǎn)需求，及時發(fā)放物資。三、進貨訂單流程（一）請購1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存情況等，填寫請購單。請購單應(yīng)包括以下內(nèi)容：請購部門名稱；請購日期；物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位；需求時間；用途說明；其他特殊要求。2.請購單經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到請購單后，對請購物資進行分類匯總。2.結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：采購物資清單，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等；預計采購金額；擬選擇的供應(yīng)商；采購進度安排。3.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，報分管領(lǐng)導審批。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.根據(jù)采購計劃，采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的情況。3.邀請符合條件的供應(yīng)商提交報價單和相關(guān)資料，進行比價、議價。4.采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行實地考察，了解其實際情況。5.根據(jù)供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)，建立供應(yīng)商檔案，并進行定期評估和更新。（四）訂單下達1.采購部門根據(jù)審批后的采購計劃和選定的供應(yīng)商，填寫進貨訂單。進貨訂單應(yīng)包括以下內(nèi)容：訂單編號；供應(yīng)商名稱；物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位；價格；交貨期；交貨地點；付款方式；其他條款。2.進貨訂單經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商確認。（五）訂單跟蹤與協(xié)調(diào)1.采購部門建立訂單跟蹤臺賬，及時掌握訂單執(zhí)行情況。2.定期與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保按時交貨。3.如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如供應(yīng)商延遲交貨、物資質(zhì)量不合格等，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向相關(guān)部門反饋。4.對于緊急訂單，采購部門應(yīng)加強跟蹤和協(xié)調(diào)，確保物資盡快供應(yīng)。（六）到貨驗收1.倉儲部門根據(jù)進貨訂單和送貨單，對到貨物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。2.驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)包括以下內(nèi)容：入庫日期；訂單編號；供應(yīng)商名稱；物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位；驗收情況。3.驗收不合格的物資，倉儲部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（七）付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和入庫單，審核付款申請。2.付款申請經(jīng)財務(wù)部門負責人審核簽字后，報分管領(lǐng)導審批。3.財務(wù)部門按照審批后的付款申請，安排資金支付。四、進貨訂單變更管理（一）變更申請1.在訂單執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃調(diào)整、設(shè)計變更、供應(yīng)商原因等需要變更訂單內(nèi)容，需求部門或采購部門應(yīng)填寫訂單變更申請單。2.訂單變更申請單應(yīng)包括以下內(nèi)容：訂單編號；變更原因；變更內(nèi)容，如物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等；預計影響的金額；其他說明。（二）變更審批1.訂單變更申請單經(jīng)申請部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購部門對變更申請進行評估，分析變更對采購成本、交貨期等方面的影響。3.如變更涉及財務(wù)條款，采購部門應(yīng)會同財務(wù)部門進行審核。4.訂單變更申請單經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后，報分管領(lǐng)導審批。（三）變更執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批后的訂單變更申請單，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，簽訂變更協(xié)議。2.供應(yīng)商按照變更協(xié)議的要求，組織生產(chǎn)和發(fā)貨。3.倉儲部門根據(jù)變更后的訂單和送貨單，對到貨物資進行驗收。4.財務(wù)部門根據(jù)變更協(xié)議和入庫單，調(diào)整相關(guān)賬務(wù)處理。五、進貨訂單風險管理（一）風險識別1.采購部門會同相關(guān)部門，對進貨訂單流程中的風險進行識別，包括但不限于以下方面：供應(yīng)商風險，如供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題等；市場風險，如原材料價格波動、市場供應(yīng)短缺等；合同風險，如合同條款不完善、合同執(zhí)行糾紛等；內(nèi)部管理風險，如部門之間溝通不暢、流程執(zhí)行不規(guī)范等。2.針對識別出的風險，進行詳細分析，評估其發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險應(yīng)對措施1.對于供應(yīng)商風險，采取以下措施：選擇多家供應(yīng)商，避免過度依賴單一供應(yīng)商；定期對供應(yīng)商進行評估和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題；簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責任。2.對于市場風險，采取以下措施：關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握原材料價格變化趨勢；與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，合理分擔價格波動風險；建立適量的物資庫存，以應(yīng)對市場供應(yīng)短缺。3.對于合同風險，采取以下措施：加強合同評審，確保合同條款合法、合規(guī)、完善；嚴格按照合同約定執(zhí)行，及時處理合同執(zhí)行過程中的糾紛；定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估。4.對于內(nèi)部管理風險，采取以下措施：加強部門之間的溝通與協(xié)作，建立有效的信息共享機制；完善進貨訂單流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和操作規(guī)范；加強對相關(guān)人員的培訓，提高業(yè)務(wù)水平和風險意識。六、進貨訂單檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責收集進貨訂單流程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括請購單、采購計劃、供應(yīng)商報價單、采購合同、訂單變更申請單、入庫單、付款憑證等。2.檔案收集應(yīng)及時、完整，確保資料的真實性和準確性。（二）檔案整理1.采購部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照時間順序、類別等進行編號和歸檔。2.檔案整理應(yīng)規(guī)范、整齊，便于查閱和保管。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照檔案管理規(guī)定進行銷毀或存檔。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱進貨訂單檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案保管部