集成公司文檔管理制度

集成公司文檔管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文檔管理，確保公司各類文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)公司規(guī)范化運作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集成公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有部門和員工。（三）定義1.文檔：指公司在經(jīng)營管理活動中形成的各種形式的信息記錄，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、電子郵件等。2.電子文檔：以電子形式存儲的文檔，如辦公軟件生成的文檔、掃描件、電子表格、演示文稿等。3.紙質(zhì)文檔：以紙張為載體的文檔，如打印文件、手寫記錄、圖紙等。二、文檔管理職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.設(shè)立文檔管理崗位，配備專職或兼職文檔管理人員，負(fù)責(zé)公司文檔的日常管理工作。3.負(fù)責(zé)公司各類文檔的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)。4.定期對公司文檔管理工作進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議。5.負(fù)責(zé)公司文檔管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保文檔管理工作的信息化、規(guī)范化。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門文檔的形成、收集、整理和初步審核工作，并按照公司文檔管理制度的要求及時移交綜合管理部歸檔。2.明確本部門兼職文檔管理人員，負(fù)責(zé)本部門文檔管理工作的具體實施，并協(xié)助綜合管理部做好相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司文檔管理制度，確保本部門文檔的安全和保密。（三）員工1.自覺遵守公司文檔管理制度，在工作中妥善保管好自己使用的文檔，不得擅自銷毀、涂改或丟失。2.按照公司文檔管理要求，及時將工作中形成的文檔提交給本部門兼職文檔管理人員或綜合管理部。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制公司機(jī)密文檔。三、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.人事檔案：包括員工個人簡歷、入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。3.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)文檔：包括項目文檔（項目計劃、項目報告、項目合同、項目圖紙等）、市場文檔（市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等）、技術(shù)文檔（技術(shù)方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、技術(shù)說明書等）。5.其他文檔：不屬于上述分類的其他文檔，如會議紀(jì)要、活動記錄、榮譽證書等。（二）編號規(guī)則1.文檔編號采用"年份+部門代碼+文檔類別代碼+順序號"的格式。2.年份：取文檔形成年份的后兩位數(shù)字，如"23"表示2023年。3.部門代碼：根據(jù)公司部門設(shè)置，為每個部門分配一個兩位代碼，如綜合管理部為"01"，財務(wù)部為"02"等。4.文檔類別代碼：根據(jù)文檔分類，為每個類別分配一個兩位代碼，如行政文件為"01"，人事檔案為"02"等。5.順序號：按照文檔形成的先后順序，為每一份文檔分配一個四位順序號，從"0001"開始。例如，綜合管理部2023年第5份行政文件的編號為：2301010005。四、文檔的形成與收集（一）文檔形成1.各部門和員工在工作中應(yīng)按照公司業(yè)務(wù)流程和規(guī)范要求，及時、準(zhǔn)確地形成各類文檔。2.文檔內(nèi)容應(yīng)真實、完整、清晰，語言表達(dá)準(zhǔn)確、規(guī)范，格式符合公司統(tǒng)一要求。3.涉及多個部門的文檔，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見，并會簽后形成正式文檔。（二）文檔收集1.各部門兼職文檔管理人員應(yīng)定期收集本部門員工形成的文檔，確保文檔的完整性和及時性。2.對于重要會議、活動等形成的文檔，相關(guān)部門應(yīng)在會議或活動結(jié)束后及時整理并提交給綜合管理部。3.員工離職時，應(yīng)將本人保管的公司文檔全部移交所在部門兼職文檔管理人員或綜合管理部。五、文檔的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文檔形成的規(guī)律和特點，保持文檔之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和信息檢索。（二）整理方法1.對收集到的文檔進(jìn)行分類、編號、編目，填寫文檔目錄清單。2.去除文檔中的金屬物，對破損或褪色的文檔進(jìn)行修復(fù)。3.按照一定順序排列文檔，如時間順序、重要程度等。4.對電子文檔進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，命名應(yīng)規(guī)范、清晰，便于查找。（三）歸檔要求1.各部門兼職文檔管理人員應(yīng)在文檔形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的文檔移交綜合管理部歸檔。2.綜合管理部文檔管理人員收到移交的文檔后，應(yīng)及時進(jìn)行審核，對不符合要求的文檔退回原部門重新整理。3.歸檔的文檔應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)文檔，一份電子文檔，確保兩者內(nèi)容一致。4.文檔管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，將歸檔文檔裝入檔案盒或檔案袋，并在封面和脊背標(biāo)注文檔編號、名稱、保管期限等信息。六、文檔的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、核心機(jī)密、歷史記錄等重要文檔，如公司章程、股東會議記錄、重大合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.定期保管：30年：主要涉及公司經(jīng)營管理活動中的重要業(yè)務(wù)文檔，如長期項目文檔、重要客戶資料等。10年：一般性業(yè)務(wù)文檔，如年度工作計劃、總結(jié)、一般性合同等。5年：時效性較強(qiáng)的文檔，如季度報表、短期項目文檔等。（二）保管方式1.紙質(zhì)文檔保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保紙質(zhì)文檔的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。按照檔案類別和保管期限，對紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類存放，并建立檔案索引，便于查找。2.電子文檔保管：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備，對電子文檔進(jìn)行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。定期對電子文檔進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。建立電子文檔索引目錄，方便快速檢索和查詢。（三）保管期限的調(diào)整與銷毀1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和時間推移，需要對文檔的保管期限進(jìn)行調(diào)整時，由綜合管理部提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的文檔，由綜合管理部組織相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，填寫《文檔銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.文檔銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄，包括銷毀文檔的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。七、文檔的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱文檔時，應(yīng)填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部查閱。2.綜合管理部文檔管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的文檔，并在《文檔查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱文檔名稱及編號等信息。3.查閱文檔時，應(yīng)在綜合管理部指定的地點進(jìn)行，不得擅自將文檔帶出。如需復(fù)印或摘錄文檔內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司機(jī)密的文檔，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得向無關(guān)人員透露文檔內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司員工因工作需要借閱文檔時，應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀文檔內(nèi)容。4.借閱人歸還文檔時，應(yīng)確保文檔完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司文檔時，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱或借閱，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。3.外部人員查閱或借閱公司文檔時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司文檔管理制度和保密制度，不得將文檔用于與申請目的無關(guān)的其他用途。八、文檔的保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、客戶信息等重要信息的文檔。2.公司尚未公開的重大決策、業(yè)務(wù)計劃、市場策略等文檔。3.其他按照公司規(guī)定需要保密的文檔。（二）保密措施1.對保密文檔進(jìn)行標(biāo)識，明確標(biāo)注"機(jī)密"、"秘密"等字樣。2.嚴(yán)格限制保密文檔的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱或借閱。3.在文檔的形成、傳遞、存儲、使用等過程中，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保文檔信息的安全。4.加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（三）保密責(zé)任1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對接觸到的保密文檔負(fù)有保密責(zé)任。2.如發(fā)現(xiàn)保密文檔丟失、泄露等情況，應(yīng)及時向所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部報告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對于違反公司保密制度的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、文檔管理信息化（一）建立文檔管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立統(tǒng)一的文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的電子化存儲、檢索、借閱、審批等功能。2.文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的文檔訪問級別。3.定期對文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（二）電子文檔的錄入與維護(hù)1.文檔管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)文檔掃描錄入文檔管理系統(tǒng)，并確保錄入內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.對于新形成的電子文檔，應(yīng)按照文檔分類和編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲，并及時更新文檔管理系統(tǒng)的索引目錄。3.定期對電子文檔進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于