陵園檔案管理制度規(guī)定

陵園檔案管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為加強(qiáng)陵園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在陵園建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陵園管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則陵園檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映陵園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.便于利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和利用。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置陵園設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，配備專(zhuān)職檔案管理人員。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定陵園檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)陵園各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。6.負(fù)責(zé)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，為陵園各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。7.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)陵園檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)包括陵園行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)包括墓地銷(xiāo)售檔案、墓穴管理檔案、祭祀活動(dòng)檔案、綠化養(yǎng)護(hù)檔案、設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案等。3.工程建設(shè)類(lèi)包括陵園規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、工程施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。4.客戶(hù)服務(wù)類(lèi)包括客戶(hù)檔案、投訴處理記錄、回訪記錄等。5.歷史文化類(lèi)包括陵園歷史沿革資料、文化遺產(chǎn)資料等。（二）檔案編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類(lèi)：XMGL0010001，其中XMGL表示行政管理類(lèi)，001表示一級(jí)分類(lèi)代碼，0001表示該類(lèi)檔案的順序號(hào)。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：YWGL0010001，其中YWGL表示業(yè)務(wù)管理類(lèi)，001表示一級(jí)分類(lèi)代碼，0001表示該類(lèi)檔案的順序號(hào)。3.工程建設(shè)類(lèi)：GCJS0010001，其中GCJS表示工程建設(shè)類(lèi)，001表示一級(jí)分類(lèi)代碼，0001表示該類(lèi)檔案的順序號(hào)。4.客戶(hù)服務(wù)類(lèi)：KHFW0010001，其中KHFW表示客戶(hù)服務(wù)類(lèi)，001表示一級(jí)分類(lèi)代碼，0001表示該類(lèi)檔案的順序號(hào)。5.歷史文化類(lèi)：LSWH0010001，其中LSWH表示歷史文化類(lèi)，001表示一級(jí)分類(lèi)代碼，0001表示該類(lèi)檔案的順序號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.與陵園相關(guān)的合同、協(xié)議、證書(shū)、批文等。3.客戶(hù)提供的各類(lèi)資料，如身份證復(fù)印件、購(gòu)墓合同等。4.陵園舉辦各類(lèi)活動(dòng)的文件、照片、影像等資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、銷(xiāo)毀。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）整理方法1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、規(guī)范。4.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)檔案應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員將整理好的檔案移交至陵園檔案管理室。2.檔案管理室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，辦理交接手續(xù)。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映陵園歷史沿革、重大事件、重要決策等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為30年，主要包括陵園一般性業(yè)務(wù)文件、客戶(hù)檔案等。3.短期保管：保管期限為10年，主要包括臨時(shí)性文件、一般性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（四）保管要求1.檔案管理室應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好。2.檔案應(yīng)存放在檔案架上，排列整齊，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.陵園內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)陵園檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案的查閱，還須經(jīng)陵園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。3.查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.陵園內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。2.外單位人員借閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)陵園檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報(bào)陵園分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可借閱。（四）借閱期限1.一般檔案借閱期限為15天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限為7天，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（五）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出擬銷(xiāo)毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行審核，提出鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)陵園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，對(duì)電子檔案應(yīng)采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，由檔案鑒定小組成員簽字確認(rèn)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，上報(bào)陵園領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。（二）移交工作1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)移交檔案。2.陵園因機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)、合并等原因，應(yīng)將檔案移交給指定的單位，并辦理交接手續(xù)。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉陵園業(yè)務(wù)工作。2.檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等。2.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案庫(kù)房的安全狀況，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的查詢(xún)、借閱和利用工