公司傳真機(jī)管理制度

公司傳真機(jī)管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司傳真機(jī)的管理，確保傳真機(jī)的正常使用，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理職責(zé)行政部門(mén)負(fù)責(zé)傳真機(jī)的日常管理和維護(hù)，包括設(shè)備的安裝、調(diào)試、故障排除、耗材更換等，并監(jiān)督員工正確使用傳真機(jī)。各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)員工使用傳真機(jī)的管理和指導(dǎo)，確保員工按照規(guī)定使用傳真機(jī)。二、傳真機(jī)的使用1.使用流程發(fā)送傳真發(fā)送傳真前，先確認(rèn)對(duì)方傳真號(hào)碼的準(zhǔn)確性。將需要發(fā)送的文件整理好，放置在傳真機(jī)的進(jìn)紙口。撥打?qū)Ψ絺髡嫣?hào)碼，聽(tīng)到傳真信號(hào)后，按傳真機(jī)上的"傳真"鍵，開(kāi)始發(fā)送傳真。發(fā)送過(guò)程中，傳真機(jī)顯示屏?xí)@示發(fā)送進(jìn)度，發(fā)送完成后，會(huì)打印出傳真報(bào)告。接收傳真?zhèn)髡鏅C(jī)接收傳真時(shí)，會(huì)自動(dòng)打印出傳真內(nèi)容。接收完成后，及時(shí)取出傳真文件，并在傳真記錄簿上登記相關(guān)信息，包括傳真號(hào)碼、發(fā)送時(shí)間、傳真主題、接收人等。將傳真文件按照部門(mén)或類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，以便后續(xù)查閱。2.使用規(guī)范傳真機(jī)僅限用于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件傳輸，嚴(yán)禁發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的私人傳真。發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)確保文件內(nèi)容清晰、完整，避免因文件質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致對(duì)方無(wú)法接收或接收不清。接收傳真后，收件人應(yīng)及時(shí)處理，不得拖延，如需轉(zhuǎn)發(fā)給其他部門(mén)或人員，應(yīng)做好交接記錄。不得隨意更改傳真機(jī)的設(shè)置，如傳真號(hào)碼、接收模式等，如有特殊需求，需向行政部門(mén)申請(qǐng)。三、傳真機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)每天使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理傳真機(jī)的進(jìn)紙口、出紙口和傳真頭，去除紙屑和灰塵，防止堵塞。定期檢查傳真機(jī)的電源線、數(shù)據(jù)線是否連接正常，如有松動(dòng)應(yīng)及時(shí)插好。每月對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行一次功能測(cè)試，確保傳真機(jī)各項(xiàng)功能正常。2.耗材更換傳真機(jī)的耗材主要包括傳真紙、墨盒、硒鼓等，應(yīng)根據(jù)使用情況及時(shí)更換。更換耗材時(shí)，應(yīng)使用與傳真機(jī)型號(hào)匹配的原裝耗材或經(jīng)行政部門(mén)認(rèn)可的優(yōu)質(zhì)兼容耗材，以保證傳真機(jī)的正常使用和打印質(zhì)量。更換耗材后，應(yīng)在設(shè)備維護(hù)記錄簿上記錄更換時(shí)間、耗材名稱和型號(hào)等信息。3.故障排除當(dāng)傳真機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，如卡紙、無(wú)法接收或發(fā)送傳真等，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。行政部門(mén)接到故障報(bào)告后，應(yīng)盡快安排維修人員進(jìn)行檢修，并記錄故障現(xiàn)象和維修情況。在維修期間，如因傳真機(jī)故障影響工作，可根據(jù)實(shí)際情況臨時(shí)調(diào)整工作方式，如使用其他傳真設(shè)備或采用電子郵件等方式進(jìn)行文件傳輸。四、傳真記錄與存檔1.傳真記錄各部門(mén)應(yīng)設(shè)立傳真記錄簿，對(duì)每一次傳真收發(fā)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。傳真記錄簿應(yīng)包括傳真日期、傳真號(hào)碼、發(fā)送/接收部門(mén)、發(fā)送/接收人、傳真主題、傳真頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。傳真記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，便于查詢和追溯。2.存檔管理重要的傳真文件應(yīng)進(jìn)行存檔保存，存檔期限根據(jù)公司檔案管理制度執(zhí)行。傳真文件的存檔應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保文件的完整性和可查閱性。電子傳真文件應(yīng)及時(shí)備份，并存放在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)中，如服務(wù)器、移動(dòng)硬盤(pán)等，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、保密規(guī)定1.涉及公司機(jī)密信息的傳真文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行處理，確保信息安全。2.在傳真文件傳輸過(guò)程中，要注意防止信息泄露，如避免在公共場(chǎng)合發(fā)送機(jī)密傳真，對(duì)機(jī)密傳真文件要妥善保管，防止他人未經(jīng)授權(quán)獲取。3.嚴(yán)禁將涉及公司機(jī)密的傳真文件轉(zhuǎn)發(fā)給無(wú)關(guān)人員，如需共享，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行操作。六、培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)行政部門(mén)應(yīng)定期組織員工進(jìn)行傳真機(jī)使用培訓(xùn)，確保員工熟悉傳真機(jī)的操作方法和注意事項(xiàng)。新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行傳真機(jī)使用的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，使其盡快掌握傳真機(jī)的基本操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括傳真機(jī)的功能介紹、使用流程、日常維護(hù)、故障排除等方面。2.考核行政部門(mén)將對(duì)員工傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行不定期考核，考核內(nèi)容包括傳真機(jī)操作的熟練程度、傳真記錄的完整性、傳真文件的處理及時(shí)性等?？己私Y(jié)果將作為員工績(jī)效評(píng)估的參考依據(jù)之一，對(duì)于違反傳真機(jī)管理制度的員工，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、處罰規(guī)定1.凡違反本制度規(guī)定，隨意使用傳真機(jī)發(fā)送私人傳真的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予警告處分，并責(zé)令其自行承擔(dān)因發(fā)送私人傳真產(chǎn)生的費(fèi)用。2.因操作不當(dāng)導(dǎo)致傳真機(jī)損壞或影響正常使用的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償維修費(fèi)用，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.對(duì)傳真記錄不完整、不準(zhǔn)確，影響工作或造成信息追溯困難的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，如再次出現(xiàn)類(lèi)似情況，給予批評(píng)教育。4.對(duì)于違反保密規(guī)定，導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露的，將按照公司保密制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，直至追究法律責(zé)任。八、附則1