鑰匙管理制度管理制度

鑰匙管理制度管理制度?目的為加強公司鑰匙的管理，保障公司辦公區(qū)域、設施設備及資產(chǎn)的安全，規(guī)范鑰匙的使用、保管、借用及歸還流程，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的所有辦公場所、倉庫、機房、車輛等涉及公司鑰匙管理的相關區(qū)域和設備。職責分工1.行政部門負責制定和完善鑰匙管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一管理公司各類鑰匙的臺賬，記錄鑰匙的領取、使用、歸還等情況。定期對鑰匙管理情況進行檢查和盤點，確保鑰匙的安全和完整。負責辦公區(qū)域公共區(qū)域鑰匙的保管和發(fā)放，如門禁鑰匙、會議室鑰匙等。2.使用部門負責本部門使用鑰匙的日常管理，包括保管、維護和正確使用。按規(guī)定辦理鑰匙的借用、歸還手續(xù)，確保鑰匙的正常流轉(zhuǎn)。發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失、損壞或異常情況時，及時向行政部門報告。3.個人對所領取和使用的鑰匙負有保管責任，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或私自配制。在離職或崗位調(diào)動時，及時將所使用的鑰匙歸還行政部門。鑰匙分類及管理辦公區(qū)域鑰匙1.門禁鑰匙辦公區(qū)域各樓層門禁鑰匙由行政部門統(tǒng)一保管和發(fā)放。員工因工作需要開啟門禁時，需到行政部門填寫《門禁鑰匙借用登記表》，說明借用原因和預計歸還時間，經(jīng)行政部門負責人批準后領取。借用人員應妥善保管門禁鑰匙，不得擅自將其交予非本公司人員使用。如有遺失，應立即向行政部門報告，并承擔相應的補辦費用。門禁鑰匙使用完畢后，應及時歸還行政部門，行政部門負責核對鑰匙數(shù)量和完整性，并在《門禁鑰匙借用登記表》上注明歸還時間。2.辦公室鑰匙各部門辦公室鑰匙由部門負責人指定專人保管。新員工入職時，由所在部門負責人或指定人員向其發(fā)放辦公室鑰匙，并在《辦公室鑰匙發(fā)放登記表》上簽字確認。員工離職或崗位調(diào)動時，所在部門負責人應收回其辦公室鑰匙，并在《辦公室鑰匙發(fā)放登記表》上注明收回時間。如鑰匙遺失，需由員工本人承擔相應的賠償責任。部門內(nèi)部因工作需要臨時借用辦公室鑰匙的，應填寫《辦公室鑰匙借用申請表》，經(jīng)部門負責人批準后借用，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。機房鑰匙1.機房重地，鑰匙由信息部門指定專人嚴格保管。2.未經(jīng)信息部門負責人批準，任何人不得擅自進入機房，不得私自借用機房鑰匙。3.因工作需要進入機房的人員，必須由信息部門相關人員陪同，并在《機房出入登記表》上詳細記錄進入時間、人員姓名、事由等信息。4.機房鑰匙如有遺失或損壞，信息部門應及時報告行政部門，并采取相應的安全措施，如更換門鎖等，以確保機房安全。倉庫鑰匙1.倉庫鑰匙由倉庫管理人員負責保管。2.倉庫管理人員應妥善保管鑰匙，不得隨意放置，確保鑰匙隨時可使用。3.因業(yè)務需要進入倉庫的人員，需經(jīng)倉庫主管批準后，由倉庫管理人員陪同開啟倉庫門，并在《倉庫出入登記表》上做好記錄。4.倉庫管理人員離職時，應將倉庫鑰匙完整歸還公司，并辦理交接手續(xù)。車輛鑰匙1.公司車輛鑰匙由行政部門統(tǒng)一管理，建立車輛鑰匙臺賬。2.駕駛員領取車輛鑰匙時，需在《車輛鑰匙領取登記表》上簽字確認，并負責車輛的日常使用和保管。3.車輛鑰匙不得隨意轉(zhuǎn)借他人，如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借，必須經(jīng)行政部門負責人批準，并做好記錄。4.駕駛員在車輛使用完畢后，應及時將車輛鑰匙交回行政部門保管，并確保車輛停放安全。5.車輛維修、保養(yǎng)時，駕駛員應將車輛鑰匙交予維修人員，并在維修工單上簽字確認。維修人員完成維修后，應及時歸還車輛鑰匙。鑰匙借用與歸還借用流程1.員工因工作需要借用鑰匙時，應填寫相應的《鑰匙借用申請表》，詳細說明借用原因、借用時間、預計歸還時間等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負責人審核簽字，如涉及重要區(qū)域或設備的鑰匙借用，還需經(jīng)相關部門負責人或公司領導批準。3.申請人持批準后的申請表到行政部門領取鑰匙，行政部門工作人員根據(jù)申請表內(nèi)容發(fā)放鑰匙，并在《鑰匙借用登記表》上記錄相關信息。歸還流程1.借用人員應在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將鑰匙歸還行政部門。如因特殊原因需要延期歸還，應提前向行政部門提出申請，并說明原因。2.行政部門工作人員在收到歸還的鑰匙后，應仔細核對鑰匙的數(shù)量和完整性，確認無誤后在《鑰匙借用登記表》上注明歸還時間。3.如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失、損壞或有其他異常情況，借用人員應承擔相應的責任，并按照公司規(guī)定進行賠償或處理。鑰匙盤點與檢查盤點周期1.行政部門應定期對公司各類鑰匙進行盤點，原則上每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點內(nèi)容包括鑰匙的數(shù)量、種類、保管情況等，確保賬實相符。檢查內(nèi)容1.檢查鑰匙的保管是否安全，是否存在丟失、損壞或被盜的風險。2.查看鑰匙借用、歸還記錄是否完整、準確，是否存在逾期未歸還的情況。3.檢查鑰匙的使用情況，是否存在因鑰匙管理不善導致的安全隱患或工作不便。盤點與檢查結果處理1.盤點和檢查結束后，行政部門應編制《鑰匙盤點報告》，詳細記錄盤點和檢查情況。2.如發(fā)現(xiàn)鑰匙數(shù)量不符、丟失、損壞等問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。如屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。3.對于因工作需要新增或更換的鑰匙，應及時更新鑰匙臺賬和相關管理制度。鑰匙的維護與更換維護要求1.鑰匙保管人員應定期對鑰匙進行清潔和保養(yǎng)，保持鑰匙的良好狀態(tài)。2.如發(fā)現(xiàn)鑰匙有生銹、變形、損壞等情況，應及時進行處理或更換。3.對于電子鑰匙或智能鑰匙，應按照設備使用說明書的要求進行維護和管理，確保其正常運行。更換流程1.當鑰匙出現(xiàn)無法正常使用的情況時，保管人員應及時填寫《鑰匙更換申請表》，說明更換原因和鑰匙所屬類別。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報行政部門審批。3.行政部門批準后，負責安排更換鑰匙的相關工作，如聯(lián)系廠家制作新鑰匙、更換門鎖等，并確保更換后的鑰匙能正常使用。4.更換完成后，行政部門應及時更新鑰匙臺賬和相關記錄。特殊情況處理鑰匙遺失處理1.如發(fā)現(xiàn)鑰匙遺失，借用人員應立即向行政部門報告，并詳細說明遺失的時間、地點、鑰匙類型等信息。2.行政部門接到報告后，應及時采取措施，如通知相關部門加強安全防范、更換門鎖等，以防止因鑰匙遺失造成的安全隱患。3.遺失鑰匙的借用人員應承擔相應的責任，包括但不限于補辦鑰匙的費用、因鑰匙遺失可能導致的經(jīng)濟損失賠償?shù)?。具體賠償標準按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。緊急情況處理1.在遇到火災、地震等緊急情況時，如鑰匙無法正常開啟相關區(qū)域或設備，應立即聯(lián)系行政部門或相關負責人員，采