公司打印機(jī)管理制度

公司打印機(jī)管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司打印機(jī)的規(guī)范化管理，確保打印機(jī)的正常使用，提高工作效率，降低使用成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有打印機(jī)的使用、維護(hù)、管理等相關(guān)事宜。3.職責(zé)分工行政部門(mén)負(fù)責(zé)打印機(jī)的采購(gòu)、選型、配置及報(bào)廢處理等工作。定期對(duì)打印機(jī)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保打印機(jī)的正常運(yùn)行。制定打印機(jī)的使用規(guī)范和操作流程，并對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)打印機(jī)的日常使用管理，監(jiān)督員工正確使用打印機(jī)。配合行政部門(mén)進(jìn)行打印機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng)工作，及時(shí)反饋打印機(jī)的故障信息。員工嚴(yán)格按照本制度及打印機(jī)的操作流程使用打印機(jī)，愛(ài)護(hù)打印機(jī)設(shè)備。節(jié)約使用打印紙張等耗材，避免浪費(fèi)。二、打印機(jī)采購(gòu)與配置1.采購(gòu)原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際使用情況，合理選擇打印機(jī)的品牌、型號(hào)和功能。優(yōu)先考慮性能穩(wěn)定、質(zhì)量可靠、耗材成本低的產(chǎn)品。在滿(mǎn)足工作需要的前提下，盡量選擇環(huán)保節(jié)能型打印機(jī)。2.采購(gòu)流程需求申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《打印機(jī)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需打印機(jī)的品牌、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門(mén)。審批：行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，結(jié)合公司預(yù)算和實(shí)際情況，提出審批意見(jiàn)。審批通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購(gòu)實(shí)施：行政部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，要嚴(yán)格按照公司的采購(gòu)流程和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保采購(gòu)的打印機(jī)符合要求。驗(yàn)收：打印機(jī)到貨后，行政部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括打印機(jī)的品牌、型號(hào)、數(shù)量、外觀、配置、功能等是否與采購(gòu)合同一致，以及打印機(jī)的質(zhì)量和性能是否符合要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并交付使用部門(mén)。三、打印機(jī)使用規(guī)范1.開(kāi)機(jī)與關(guān)機(jī)開(kāi)機(jī)：先打開(kāi)打印機(jī)的電源開(kāi)關(guān)，再打開(kāi)電腦，等待打印機(jī)自檢完成后，方可進(jìn)行打印操作。關(guān)機(jī)：在完成打印任務(wù)后，先關(guān)閉打印機(jī)的電源開(kāi)關(guān)，再關(guān)閉電腦。嚴(yán)禁在打印機(jī)工作時(shí)直接關(guān)閉電源，以免損壞打印機(jī)。2.打印操作選擇正確的打印機(jī)：在進(jìn)行打印操作前，應(yīng)確保選擇正確的打印機(jī)。如有多臺(tái)打印機(jī)，應(yīng)根據(jù)打印任務(wù)的要求和打印機(jī)的使用情況，選擇合適的打印機(jī)進(jìn)行打印。檢查打印內(nèi)容：在打印前，應(yīng)對(duì)打印內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保打印內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和排版格式符合要求。如有錯(cuò)誤或需要修改的地方，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。設(shè)置打印參數(shù)：根據(jù)打印任務(wù)的要求，合理設(shè)置打印參數(shù)，如紙張大小、打印方向、打印份數(shù)等。在設(shè)置打印參數(shù)時(shí)，應(yīng)注意避免浪費(fèi)紙張和油墨。排隊(duì)打印：當(dāng)有多個(gè)人同時(shí)提交打印任務(wù)時(shí)，打印機(jī)將按照任務(wù)提交的先后順序進(jìn)行打印。員工應(yīng)自覺(jué)遵守打印排隊(duì)規(guī)則，不得插隊(duì)或強(qiáng)行打印。3.紙張使用合理選擇紙張：根據(jù)打印內(nèi)容的要求，合理選擇紙張的類(lèi)型和規(guī)格。如普通文檔可使用A4紙，重要文件或需要長(zhǎng)期保存的文檔可使用質(zhì)量較好的紙張。雙面打印：在打印文檔時(shí)，應(yīng)盡量采用雙面打印方式，以節(jié)約紙張。對(duì)于一些不影響閱讀的文檔，如內(nèi)部通知、會(huì)議資料等，提倡雙面打印。紙張整理：打印完成后，應(yīng)及時(shí)將紙張從打印機(jī)中取出，并按照順序整理好。對(duì)于不需要的紙張，應(yīng)放入指定的廢紙簍中，不得隨意丟棄。4.墨盒與硒鼓更換及時(shí)更換：當(dāng)打印機(jī)提示墨盒或硒鼓墨量不足時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換。更換墨盒或硒鼓時(shí)，應(yīng)選擇與打印機(jī)型號(hào)匹配的產(chǎn)品，并按照操作說(shuō)明進(jìn)行更換?；厥仗幚恚焊鼡Q下來(lái)的墨盒或硒鼓應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行回收處理，不得隨意丟棄。行政部門(mén)應(yīng)定期聯(lián)系專(zhuān)業(yè)的回收公司進(jìn)行回收，避免對(duì)環(huán)境造成污染。5.故障處理及時(shí)報(bào)告：當(dāng)打印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括打印機(jī)的型號(hào)、故障現(xiàn)象、出現(xiàn)故障的時(shí)間等信息。維修記錄：行政部門(mén)接到故障報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。維修記錄應(yīng)包括故障原因、維修方法、維修時(shí)間、維修人員等信息。嚴(yán)禁私自維修：未經(jīng)行政部門(mén)授權(quán)，員工不得私自拆卸、維修打印機(jī)。如因私自維修導(dǎo)致打印機(jī)損壞的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、打印機(jī)維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)清潔打印機(jī)：定期使用干凈的軟布擦拭打印機(jī)的機(jī)身、外殼、進(jìn)紙口、出紙口等部位，清除灰塵和雜物。檢查打印機(jī)狀態(tài)：每天上班前和下班前，應(yīng)檢查打印機(jī)的工作狀態(tài)，包括打印機(jī)的電源是否開(kāi)啟、是否有卡紙現(xiàn)象、墨量是否充足等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)處理。清理打印機(jī)內(nèi)部：定期清理打印機(jī)的內(nèi)部部件，如搓紙輪、定影組件、硒鼓等。清理時(shí)，應(yīng)使用專(zhuān)業(yè)的清潔工具和清潔劑，避免損壞打印機(jī)部件。2.定期保養(yǎng)定期檢查：行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)打印機(jī)進(jìn)行全面檢查，包括打印機(jī)的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)連接等方面。檢查內(nèi)容包括打印機(jī)的性能指標(biāo)、打印質(zhì)量、穩(wěn)定性等。深度清潔：每隔一段時(shí)間，應(yīng)對(duì)打印機(jī)進(jìn)行一次深度清潔，以清除打印機(jī)內(nèi)部的灰塵、污垢和雜質(zhì)。深度清潔應(yīng)由專(zhuān)業(yè)的維修人員進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致打印機(jī)損壞。更換部件：根據(jù)打印機(jī)的使用情況和保養(yǎng)周期，及時(shí)更換打印機(jī)的易損部件，如墨盒、硒鼓、搓紙輪、定影膜等。更換部件時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、與打印機(jī)型號(hào)匹配的產(chǎn)品。3.保養(yǎng)記錄行政部門(mén)應(yīng)建立打印機(jī)保養(yǎng)記錄檔案，記錄打印機(jī)的保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、更換部件等信息。保養(yǎng)記錄檔案應(yīng)妥善保存，以備查閱和參考。五、打印機(jī)耗材管理1.耗材采購(gòu)集中采購(gòu)：公司打印機(jī)耗材實(shí)行集中采購(gòu)制度，由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購(gòu)。行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)打印機(jī)的使用情況和耗材庫(kù)存情況，定期制定耗材采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。選擇供應(yīng)商：在采購(gòu)耗材時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。質(zhì)量驗(yàn)收：耗材到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括耗材的品牌、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并交付使用部門(mén)。2.耗材庫(kù)存管理建立庫(kù)存臺(tái)賬：行政部門(mén)應(yīng)建立打印機(jī)耗材庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄耗材的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。分類(lèi)存放：打印機(jī)耗材應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰。不同品牌、型號(hào)、規(guī)格的耗材應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)打印機(jī)耗材進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)盤(pán)點(diǎn)情況進(jìn)行調(diào)整。3.耗材發(fā)放與使用按需發(fā)放：各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《打印機(jī)耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部門(mén)領(lǐng)取打印機(jī)耗材。行政部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)表上的數(shù)量和規(guī)格進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。限量使用：為了節(jié)約耗材，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)打印機(jī)的使用情況和工作需要，制定耗材限量使用標(biāo)準(zhǔn)。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照限量使用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取和使用耗材，不得超量領(lǐng)取和浪費(fèi)。使用監(jiān)督：各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督本部門(mén)員工正確使用打印機(jī)耗材，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)員工有浪費(fèi)耗材的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和批評(píng)教育。六、打印機(jī)安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)置密碼：為了保證打印機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全，行政部門(mén)應(yīng)對(duì)打印機(jī)設(shè)置登錄密碼，并定期更換密碼。密碼應(yīng)設(shè)置為強(qiáng)度較高的組合，包括字母、數(shù)字和特殊字符。權(quán)限管理：根據(jù)公司的組織架構(gòu)和工作需要，行政部門(mén)應(yīng)對(duì)打印機(jī)的使用權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。不同部門(mén)和人員對(duì)打印機(jī)的使用權(quán)限應(yīng)有所區(qū)別，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員使用打印機(jī)。防火墻設(shè)置：為了防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊，行政部門(mén)應(yīng)在公司網(wǎng)絡(luò)與打印機(jī)之間設(shè)置防火墻，并定期更新防火墻規(guī)則。2.數(shù)據(jù)安全數(shù)據(jù)備份：為了防止打印機(jī)數(shù)據(jù)丟失，行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)打印機(jī)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。數(shù)據(jù)加密：對(duì)于一些敏感數(shù)據(jù)，如公司機(jī)密文件、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，在打印前應(yīng)進(jìn)行加密處理。加密方式可采用軟件加密或硬件加密。訪(fǎng)問(wèn)控制：行政部門(mén)應(yīng)設(shè)置打印機(jī)的數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)控制權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)打印機(jī)中的數(shù)據(jù)。訪(fǎng)問(wèn)數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行身份驗(yàn)證和審計(jì)記錄。3.物理安全放置位置：打印機(jī)應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的地方，避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境。打印機(jī)周?chē)鷳?yīng)保持整潔，不得堆放雜物。防盜措施：為了防止打印機(jī)被盜，行政部門(mén)應(yīng)在打印機(jī)上安裝防盜鎖，并將打印機(jī)放置在有安全防護(hù)措施的房間內(nèi)。如安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門(mén)禁系統(tǒng)等。防止損壞：?jiǎn)T工在使用打印機(jī)時(shí)，應(yīng)注意避免碰撞和損壞打印機(jī)。如發(fā)現(xiàn)打印機(jī)有損壞跡象，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)進(jìn)行維修。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為未經(jīng)授權(quán)使用打印機(jī)。私自拆卸、維修打印機(jī)。浪費(fèi)打印紙張等耗材。在打印機(jī)上打印與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。故意損壞打印機(jī)設(shè)