跨域公司印章管理制度

跨域公司印章管理制度?總則目的為加強跨域公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范公司印章的刻制、使用、保管等行為，特制定本制度。適用范圍本制度適用于跨域公司總部及各分支機構(gòu)的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章妥善保管，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。3.嚴(yán)肅性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限使用印章，確保印章使用的真實性、合法性和有效性。印章的刻制印章刻制申請1.因公司業(yè)務(wù)需要刻制印章的，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)辦理印章刻制手續(xù)，選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。印章刻制要求1.印章刻制單位必須具備公安機關(guān)核發(fā)的《特種行業(yè)許可證》，并在其經(jīng)營范圍內(nèi)從事印章刻制業(yè)務(wù)。2.印章的材質(zhì)、規(guī)格、字體等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定的要求。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模，并在印模上加蓋刻制單位公章。印章領(lǐng)取與備案1.行政部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取刻制完成的印章，并進(jìn)行核對。核對無誤后，填寫《印章領(lǐng)取登記表》，由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。2.行政部門將新刻制的印章信息錄入公司印章管理系統(tǒng)，并向公安機關(guān)備案。備案完成后，將印章移交至指定的保管部門或保管人進(jìn)行保管。印章的使用使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。2.合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等的簽署。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)核算、資金收付等相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理。5.部門章：用于部門內(nèi)部的文件、通知、報告等的簽署，以及與部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他事項。使用流程1.填寫申請表：使用部門或個人需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：申請表提交至行政部門，行政部門對用印事項進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)用印事項的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行審批，審批通過后方可用印。4.用?。河糜∪顺謱徟ㄟ^的《印章使用申請表》到印章保管部門或保管人處用印。用印時，印章保管人員應(yīng)認(rèn)真核對用印文件內(nèi)容與申請表填寫內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用印時間、用印人、用印文件名稱等信息。5.留存：用印完成后，用印人應(yīng)將《印章使用申請表》及用印文件原件或復(fù)印件留存一份，以備查閱。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得擅自使用公司印章為他人提供擔(dān)保、貸款、借款等。3.印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，不得越權(quán)使用。印章的保管保管部門及人員1.公司公章、合同專用章由行政部門指定專人保管；財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管；法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管；部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守印章保管制度。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管人員不得將印章隨意轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自將印章帶出公司辦公區(qū)域。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.印章保管人員因工作變動等原因需要交接印章時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。交接手續(xù)完成后，原印章保管人員不再承擔(dān)印章保管責(zé)任。印章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、重組、注銷等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失等原因無法繼續(xù)使用的。3.根據(jù)公司規(guī)定需要停用的其他情形。停用流程1.印章保管部門或保管人在發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員印章停用事宜，并收回停用的印章。銷毀流程1.對于停用的印章，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)印章已無使用價值后，填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門選擇具有合法資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行印章銷毀，并在銷毀過程中進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。3.印章銷毀完成后，銷毀單位應(yīng)出具《印章銷毀證明》，行政部門將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀證明》等相關(guān)資料存檔保管。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.印章的刻制、使用、保管等是否符合本制度的規(guī)定。2.印章使用申請表、登記表等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.印章保管人員是否嚴(yán)格遵守印章保管制度。檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對公司印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查周期為每季度一次。2.不定期抽查：行政部門不定期對公司印章管理情況進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，行政部門應(yīng)及時責(zé)令改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對于因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其