企業(yè)公文處管理制度

企業(yè)公文處管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公文傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部單位之間公文的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、辦理、歸檔等公文處理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文處理應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、黨和政府的方針政策以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)注重時(shí)效，及時(shí)傳遞、辦理，避免拖延，提高工作效率。緊急公文應(yīng)特事特辦，確保按時(shí)限要求完成。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文處理過(guò)程中的安全保密工作，防止公文丟失、泄密等情況發(fā)生。涉及公司機(jī)密的公文，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。4.精簡(jiǎn)實(shí)用原則：公文應(yīng)精簡(jiǎn)內(nèi)容，突出重點(diǎn)，注重實(shí)用價(jià)值。避免冗長(zhǎng)繁瑣、空話套話，力求簡(jiǎn)潔明了、言簡(jiǎn)意賅。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決議：適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。2.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。4.公報(bào)：適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。5.公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。6.通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。7.意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。8.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。10.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。11.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。12.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。13.議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。14.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。15.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）公文格式1.一般格式公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注"絕密""機(jī)密""秘密"和保密期限。緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注"特急""加急"，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注"特提""特急""加急""平急"。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加"文件"二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。頁(yè)碼：公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。2.特定格式信函格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。命令（令）格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加"命令"或"令"字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號(hào)，令號(hào)下空二行編排正文。紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由"xxxxx紀(jì)要"組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排"出席"二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將"出席"二字改為"請(qǐng)假"或"列席"外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。三、公文起草（一）起草要求1.公文起草應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、黨和政府的方針政策以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，觀點(diǎn)明確，內(nèi)容詳實(shí)，條理清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)言規(guī)范。2.起草公文應(yīng)深入調(diào)查研究，充分了解實(shí)際情況，廣泛收集相關(guān)資料，確保公文內(nèi)容真實(shí)可靠，具有針對(duì)性和可操作性。3.公文的語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，通俗易懂，避免使用生僻字、模糊不清的詞語(yǔ)和句子結(jié)構(gòu)，便于閱讀和理解。（二）起草流程1.明確主題和目的：根據(jù)公司工作安排和實(shí)際需要，確定公文的主題和目的，明確發(fā)文意圖。2.收集資料：圍繞公文主題，收集相關(guān)的政策法規(guī)、工作文件、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、典型案例等資料，為公文起草提供依據(jù)。3.擬定提綱：根據(jù)公文主題和內(nèi)容要求，擬定公文的提綱，確定公文的結(jié)構(gòu)框架和主要內(nèi)容要點(diǎn)。4.撰寫(xiě)初稿：按照提綱要求，組織語(yǔ)言，撰寫(xiě)公文初稿。在撰寫(xiě)過(guò)程中，要注意語(yǔ)言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)、格式規(guī)范等方面的問(wèn)題。5.審核修改：初稿完成后，起草人應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行自我審核，檢查公文內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，語(yǔ)言表達(dá)是否通順、規(guī)范，格式是否符合要求等。如有問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行修改完善。四、公文審核（一）審核原則1.全面審核原則：對(duì)公文的內(nèi)容、格式、語(yǔ)言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)等進(jìn)行全面審核，確保公文質(zhì)量。2.重點(diǎn)審核原則：重點(diǎn)審核公文的政策依據(jù)、事實(shí)依據(jù)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、語(yǔ)言規(guī)范性、格式完整性等關(guān)鍵要素，確保公文符合要求。3.分級(jí)審核原則：根據(jù)公文的重要程度和涉及范圍，實(shí)行分級(jí)審核制度，確保審核工作的準(zhǔn)確性和有效性。（二）審核內(nèi)容1.政策法規(guī)審核：審核公文內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、黨和政府的方針政策以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.事實(shí)依據(jù)審核：審核公文所涉及的事實(shí)是否真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無(wú)誤，引用的事例是否具有代表性。3.語(yǔ)言表達(dá)審核：審核公文的語(yǔ)言表達(dá)是否簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)病、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)?shù)葐?wèn)題。4.格式規(guī)范審核：審核公文的格式是否符合本制度規(guī)定的要求，包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等。（三）審核流程1.部門(mén)初審：公文起草完成后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合部門(mén)工作實(shí)際，格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，在公文首頁(yè)右上角注明"初審?fù)ㄟ^(guò)"字樣，并簽字確認(rèn)。2.職能部門(mén)審核：涉及多個(gè)部門(mén)或重要事項(xiàng)的公文，由相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行審核。職能部門(mén)應(yīng)從專業(yè)角度對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)。審核通過(guò)后，在公文首頁(yè)右上角注明"職能部門(mén)審核通過(guò)"字樣，并簽字確認(rèn)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：公文經(jīng)部門(mén)初審和職能部門(mén)審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)公文的內(nèi)容、格式、政策依據(jù)等進(jìn)行全面審核，提出審核意見(jiàn)。審核通過(guò)后，在公文首頁(yè)右上角注明"分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)"字樣，并簽字確認(rèn)。4.主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：重要公文或涉及全局性工作的公文，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，對(duì)公文的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可行性負(fù)責(zé)，并在公文首頁(yè)右上角注明"簽發(fā)"字樣，并簽字確認(rèn)。五、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.公司行政公文由公司總經(jīng)理簽發(fā)。2.公司黨委公文由公司黨委書(shū)記簽發(fā)。3.涉及多個(gè)部門(mén)或重要事項(xiàng)的聯(lián)合發(fā)文，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.以部門(mén)名義印發(fā)的公文，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.公文審核通過(guò)后，由起草部門(mén)將公文送呈相應(yīng)的簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)。2.簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后，在公文簽發(fā)欄簽字或蓋章。3.經(jīng)簽發(fā)的公文，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)按照簽發(fā)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，并及時(shí)印發(fā)。六、公文傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)公文傳遞：通過(guò)專人送達(dá)、機(jī)要交通、郵政特快專遞等方式進(jìn)行傳遞。2.電子公文傳遞：通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。涉密電子公文應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行加密處理，并通過(guò)安全的傳輸渠道進(jìn)行傳遞。（二）傳遞要求1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)公文的傳遞工作，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.登記備案：建立公文傳遞登記制度，對(duì)公文的傳遞時(shí)間、傳遞方式、接收部門(mén)、接收人等信息進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便查詢和追溯。3.安全保密：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保公文在傳遞過(guò)程中的安全保密。涉密公文應(yīng)按照保密要求進(jìn)行傳遞，防止泄密事件發(fā)生。七、公文辦理（一）收文辦理1.簽收登記：收到公文后，由專人負(fù)責(zé)簽收，并進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括公文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級(jí)、緊急程度、份數(shù)、收文日期等。2.分發(fā)傳閱：根據(jù)公文內(nèi)容和公司領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)將公文分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行傳閱。傳閱公文應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行，不得橫傳、倒傳。傳閱人員應(yīng)在公文傳閱單上簽字注明傳閱時(shí)間，確保公文傳閱的時(shí)效性和安全性。3.擬辦意見(jiàn)：對(duì)于需要辦理的公文，由辦公室根據(jù)公文內(nèi)容和公司領(lǐng)導(dǎo)批示，提出擬辦意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。擬辦意見(jiàn)應(yīng)明確辦理部門(mén)、辦理要求、辦理時(shí)限等內(nèi)容。4.承辦落實(shí)：承辦部門(mén)應(yīng)按照擬辦意見(jiàn)認(rèn)真辦理公文，及時(shí)反饋辦理結(jié)果。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的公文，主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與協(xié)辦部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，共同做好公文辦理工作。5.催辦督辦：辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文辦理情況進(jìn)行催辦督辦，定期檢查公文辦理進(jìn)度，及時(shí)提醒承辦部門(mén)按時(shí)限要求完成辦理工作。對(duì)于重要公文或緊急公文，應(yīng)重點(diǎn)跟蹤催辦，確保公文辦理工作順利進(jìn)行。6.辦結(jié)歸檔：公文辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給辦公室，并將公文原件及相關(guān)資料整理歸檔。辦公室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)歸檔公文進(jìn)行分類整理、編號(hào)裝訂，妥善保管。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核登記：對(duì)已簽發(fā)的公文進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)復(fù)核公文的內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤、格式是否規(guī)范統(tǒng)一、附件是否齊全等。復(fù)核無(wú)誤后，進(jìn)行發(fā)文登記，登記內(nèi)容包括公文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級(jí)、緊急程度、份數(shù)、印發(fā)日期等。2.印制分發(fā)：根據(jù)發(fā)文登記信息，安排專人進(jìn)行公文印制。印制公文應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行，確保公文印制質(zhì)量。公文印制完成后，按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)，分發(fā)方式包括專人送達(dá)、郵寄、電子傳輸?shù)取?.歸檔備案：公文分發(fā)完畢后，辦公室應(yīng)將發(fā)文原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔公文應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理、編號(hào)裝訂，妥善保管。同時(shí)，辦公室應(yīng)將發(fā)文情況進(jìn)行備案，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。八、公文歸檔（一）歸檔范圍1.公司制發(fā)的各類公文，包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等。2.公司收到的上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)及其他單位發(fā)來(lái)的與公司工作相關(guān)的公文。3.公司內(nèi)部各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、調(diào)研報(bào)告等。（二）歸檔要求1.齊全完整：歸檔公文應(yīng)齊全完整，包括公文的正文、附件、發(fā)文稿紙、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等相關(guān)資料。2.分類準(zhǔn)確：按照公文的種類、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，確保歸檔公文分類準(zhǔn)確、便于查找。3.整理規(guī)范：對(duì)歸檔公文進(jìn)行整理，包括編號(hào)、裝訂、編目等，確保歸檔公文整齊規(guī)范、美觀大方。4.及時(shí)歸檔：公文辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將公文原件及相關(guān)資料整理歸檔，不得拖延積壓。（三）歸檔流程1.收集整理：各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)公文的收集整理工作，定期將辦理完畢的公文及相關(guān)資料移交辦公室。辦公室對(duì)各部門(mén)移交的公文進(jìn)行集中整理，檢查公文的完整性和規(guī)范性。2.分類編號(hào)：按照歸檔要求，對(duì)整理后的公文進(jìn)行分類編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于管理和查詢。3.裝訂編目：對(duì)分類編號(hào)后的公文進(jìn)行裝訂，確保公文牢固整齊。同時(shí)，編制歸檔公文目錄，目錄應(yīng)包括公文編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級(jí)、保管期限等內(nèi)容。4.移交歸檔：裝訂編目后的公文由辦公室按照檔案管理規(guī)定，移交公司檔案室進(jìn)行保管。檔案室應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，對(duì)歸檔公文進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案管理工作規(guī)范有序。九、公