企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施，其主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門兼職檔案員各部門指定專人擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期將檔案移交綜合管理部。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、積累和整理，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作。3.定期將整理好的檔案移交綜合管理部，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合管理部做好本部門檔案的查詢、借閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司經(jīng)營活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單等業(yè)務(wù)文件。3.公司內(nèi)部管理文件，包括行政、人事、財(cái)務(wù)、采購、銷售等部門的各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等。4.公司重要會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司項(xiàng)目開發(fā)、技術(shù)研發(fā)過程中形成的各類文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、測試報(bào)告等。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)文件。7.公司員工的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)等。8.公司宣傳資料、廣告策劃、市場調(diào)研等營銷文件。9.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)文件。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交綜合管理部。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目清晰。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)類、人事類、黨群工作類等。2.編號(hào)：對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，保持文件的整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，確保質(zhì)量。2.歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管的檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：保存期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保存期限為15年以下的檔案。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對于重要的聲像檔案，應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并建立相應(yīng)的目錄索引。（五）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和取用檔案。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案安全。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全。2.本著方便工作、提高效率的原則，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱程序1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。（四）借閱程序1.公司內(nèi)部員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上亂寫亂畫，確保檔案安全完整。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認(rèn)無誤后，在《檔案借閱登記表》上簽字。（五）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途和份數(shù)，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可復(fù)制。2.檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行，不得擅自更改檔案內(nèi)容。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋"復(fù)制件"印章，并注明復(fù)制日期和出處。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行逐卷（件）鑒定。2.對于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全防護(hù)機(jī)制，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保其規(guī)范性和完整性。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體綜合管理部負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門的檔案管理情況進(jìn)行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情