標桿集團公司：小金額采購流程

小金額采購流程（阿樹）版本：1.0（試行）流程名稱小金額采購流程一級流程采購端到端流程文件編號二級流程NA版本號V1.0（試行）三級流程NA前端流程NA四級流程NA后端流程NA目的規(guī)范采購業(yè)務(wù)中遇到小金額、緊急、特殊情況需求的采購活動，加強集團及所屬各單位對此類業(yè)務(wù)的采購管理，在降低采購業(yè)務(wù)風險的同時提高業(yè)務(wù)執(zhí)行和審批效率。適用范圍適用于集團及其下屬各事業(yè)群、分子公司、項目公司的小金額采購（單次未稅總金額不超過2000元），包括行政類物料或服務(wù)（不含接待禮品類）、低值易耗物品類、備品備件、電氣配件、五金配件、五金工具、輔料、耗材、生產(chǎn)材料、以及金額較低的安裝、維修、加工等服務(wù)品類的采購。角色定義角色職責承擔部門及崗位采購需求人提交采購需求并明確物料或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、時間、交付地點等信息；對需求合理性負責并進行說明，包括但不限于：庫存數(shù)量及支撐時間、每個ITEM是否縮減到最小數(shù)量、新申請數(shù)量能支撐時間；提前與采購部門溝通獲取預(yù)估金額，采購總金額超過2000元不允許走此流程；共同驗收到貨物料或服務(wù)。分子公司或集團采購需求部門人員部門審批人1）審核采購需求的真實性和合理性并對此負責。2）負責管理和減少部門緊急采購業(yè)務(wù)的發(fā)生，提前安排梳理部門采購計劃。需求提交人的部門負責人項目審批人審核采購需求的真實性和合理性。項目總裁或其授權(quán)人中心審批人審核采購需求的真實性和合理性。需求提交人所在總部管理中心負責人采購員審視需求的合理性，并提前和需求人溝通，評估金額，給出合適的流程建議；使用合適的方法選擇供應(yīng)商，獲取最優(yōu)的采購結(jié)果（交期、品質(zhì)、價格、賬期等）訂單的下發(fā)和交付跟蹤，到貨后共同驗收；按付款條款申請付款。分子公司采購人員/總部資材管理中心各品類采購人員子公司采購審核人審核供應(yīng)商選擇結(jié)果并對此負責；審核本分子公司采購員提交的付款申請單。分子公司采購負責人總部采購審核人審批分子公司提交的供應(yīng)商選擇結(jié)果?？偛抠Y材管理中心各招采組的負責人采購審批人審批總部采購員提交的供應(yīng)商選擇結(jié)果；審核總部采購員提交的付款申請單?？偛抠Y材管理中心各招采組的負責人品質(zhì)驗收員對供應(yīng)商交付的物料或服務(wù)的質(zhì)量（外觀、功能、性能等）進行驗收。品質(zhì)部門人員或承擔此職責其它部門人員付款審批人審批分子公司采購員提交的付款申請單并安排付款。分子公司財務(wù)付款審批人結(jié)算中心審批總部采購員提交的付款申請單并安排付款。總部結(jié)算中心人員流程圖及流程步驟說明4.1流程圖及步驟說明（適用分子公司）序號活動名稱活動描述角色內(nèi)控點輸入輸出IT01采購申請?zhí)峤徊少徯枨?，需求中需要明確規(guī)格、數(shù)量、需求時間、交付地點等信息；對需求合理性進行說明，包括但不限于：1）有庫存多少，能支撐多長時間；2）每個ITEM是否縮減到最小使用數(shù)量；3）新申請數(shù)量能支撐多久。提前與采購部門溝通獲取預(yù)估金額，采購總金額超過2000元不允許走此流程。采購需求人采購需求真實性和合理性，需求是否生產(chǎn)或經(jīng)營所需，是否最少數(shù)量等；總金額是否超過2000元；是否故意拆單（比如相同采購內(nèi)容拆分數(shù)量）。-采購需求申請單OA02審批（需求）對采購需求的真實性和合理性進行審核。部門審批人同上采購需求申請單審批意見OA03審批（需求）對采購需求的真實性和合理性進行審批。項目審批人同上采購需求申請單審批意見OA04供應(yīng)商選擇結(jié)果及訂單通過合適的多家比價方式選擇供應(yīng)商，確定價格、賬期和關(guān)鍵條款。提交比價表、報價單、訂單（參照訂單模板，關(guān)鍵條款補充在訂單中）。對選擇結(jié)果作合理性說明：需求合理性：有庫存多少，能支撐多長時間、每個物料是否縮減到最小使用數(shù)量、新申請數(shù)量能支撐多久；選擇供應(yīng)商合理性；價格和賬期合理性。涉及新供應(yīng)商，需走《供應(yīng)商評審流程》。要求：MRO類優(yōu)先選擇公司已認證的工業(yè)品平臺，只有在工業(yè)品平臺不能滿足需求或價差較大的情況下才能選擇線下合格供應(yīng)商；（參見《工業(yè)品平臺采購操作指引》）每個SKU（條目）按最低價選擇供應(yīng)商。采購員選擇供應(yīng)商合理性、價格和賬期合理性采購需求申請單比價表、報價單、訂單OA05供應(yīng)商評審流程涉及新供應(yīng)商，需走《供應(yīng)商評審流程》采購員按《供應(yīng)商評審流程》要求按《供應(yīng)商評審流程》要求供應(yīng)商審核結(jié)果OA06審批（選擇結(jié)果）審批供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購訂單。審核點：1）需求是否合理；2）選擇的供應(yīng)商是否合理，MRO類是否優(yōu)先選擇工業(yè)品平臺；3）是否按每個SKU選擇最低價供應(yīng)商；4）采購訂單是否和選擇結(jié)果一致。子公司采購審核人選擇供應(yīng)商合理性、價格和賬期合理性供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購訂單審批選擇結(jié)果OA07審批（選擇結(jié)果）審批供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購訂單。審核點：1）需求是否合理；2）選擇的供應(yīng)商是否合理，MRO類是否優(yōu)先選擇工業(yè)品平臺；3）是否按每個SKU選擇最低價供應(yīng)商；4）采購訂單是否和選擇結(jié)果一致?？偛坎少弻徍巳诉x擇供應(yīng)商合理性、價格和賬期合理性供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購訂單核價審批結(jié)果OA08下發(fā)訂單向供應(yīng)商下發(fā)審核通過的采購訂單（工業(yè)品平臺的采購訂單直接平臺網(wǎng)站上操作）采購員采購訂單和審批通過的選擇結(jié)果一致性采購訂單采購訂單-09驗收對供應(yīng)商交付的物料或服務(wù)進行驗收，包括但不限于：品牌、規(guī)格、數(shù)量、外觀、功能、性能等，請按驗收模板填寫和簽字。采購員、需求人、品質(zhì)驗收員物料或服務(wù)是否和訂單要求一致，包括但不限于：品牌、規(guī)格、數(shù)量、外觀、功能、性能等采購訂單收貨單、驗收單OA10申請付款（可選）申請付款，附上采購訂單、收貨單/送貨單、驗收單、發(fā)票等票據(jù)。與本訂單一致的付款可在此流程申請；通過對賬后批量月結(jié)類付款可在現(xiàn)有《OA采購付款流程》中申請。采購員采購訂單、驗收單、發(fā)票等票據(jù)一致性采購訂單、驗收單、發(fā)票等票據(jù)付款申請單OA11審批（付款）審核是否符合付款申請條件，檢查采購訂單、驗收單、發(fā)票等票據(jù)數(shù)據(jù)一致性。子公司采購審核人采購訂單、驗收單、發(fā)票等票據(jù)數(shù)據(jù)一致性付款申請單審批意見OA12審批（付款）審批付款申請，檢查采購訂單、驗收單、發(fā)票等票據(jù)數(shù)據(jù)一致性。付款審批人采購訂單、驗收單、發(fā)票等票據(jù)數(shù)據(jù)一致性付款申請單審批意見OA13月度復(fù)核總部資材管理中心安排人員對分子公司的小金額采購流程數(shù)據(jù)進行定期分析和復(fù)核，以便進一步優(yōu)化流程，改進管理?？偛坎少弻徍巳?OA流程數(shù)據(jù)分析結(jié)果-4.2流程圖及步驟說明（適用集團總部）序號活動名稱活動描述角色內(nèi)控點輸入輸出IT01采購申請?zhí)峤徊少徯枨?，需求中需要明確規(guī)格、數(shù)量、需求時間、交付地點等信息；對需求合理性進行說明，包括但不限于：1）有庫存多少，能支撐多長時間；2）每個ITEM是否縮減到最小使用數(shù)量；3）新申請數(shù)量能支撐多久。提前與采購部門溝通獲取預(yù)估金額，采購總金額超過2000元不允許走此流程。采購需求人采購需求真實性和合理性，需求是否生產(chǎn)或經(jīng)營所需，是否最少數(shù)量等；總金額是否超過2000元；是否故意拆單（比如相同采購內(nèi)容拆分數(shù)量）。-采購需求申請單OA02審批（需求）對采購需求的真實性和合理性進行審核。部門審批人同上采購需求申請單審批意見OA03審批（需求）對采購需求的真實性和合理性進行審批。中心審批人同上采購需求申請單審批意見OA04供應(yīng)商選擇結(jié)果及訂單通過合適的多家比價方式選擇供應(yīng)商，確定價格、賬期和關(guān)鍵條款。提交比價表、報價單、訂單（參照訂單模板，關(guān)鍵條款補充在訂單中）。對選擇結(jié)果作合理性說明：需求合理性：有庫存多少，能支撐多長時間、每個物料是否縮減到最小使用數(shù)量、新申請數(shù)量能支撐多久；選擇供應(yīng)商合理性；價格和賬期合理性。涉及新供應(yīng)商，需走《供應(yīng)商評審流程》。要求：MRO類優(yōu)先選擇公司已認證的工業(yè)品平臺，只有在工業(yè)品平臺不能滿足需求或價差較大的情況下才能選擇線下合格供應(yīng)商；（參見《工業(yè)品平臺采購操作指引》）每個SKU（條目）按最低價選擇供應(yīng)商。采購員選擇供應(yīng)商合理性、價格和賬期合理性采購需求申請單比價表、報價單、訂單OA05供應(yīng)商評審流程涉及新供應(yīng)商，需走《供應(yīng)商評審流程》采購員按《供應(yīng)商評審流程》要求按《供應(yīng)商評審流程》要求供應(yīng)商審核結(jié)果OA06審批（選擇結(jié)果）審批供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購訂單審核點：1）需求是否合理；2）選擇的供應(yīng)商是否合理，MRO類是否優(yōu)先選擇工業(yè)品平臺；3）是否按每個SKU選擇最低價供應(yīng)商；4）采購訂單是否和選擇結(jié)果一致。采購審批人選擇供應(yīng)商合理性、價格和賬期合理性供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購訂單核價審批結(jié)果OA07下發(fā)訂單向供應(yīng)商下發(fā)審核通過的采購訂單（工業(yè)品平臺的采購訂單直接平臺網(wǎng)站上操作）采購員采購訂單和審批通過的選擇結(jié)果一致性采購訂單采購訂單-08驗收對供應(yīng)商交付的物料或服務(wù)進行驗收，包括但不限于：品牌、規(guī)格、數(shù)量、外觀、功能、性能等，請按驗收模板填寫和簽字。采購員、需求人、品質(zhì)驗收員物料或服務(wù)是否和訂單要求一致，包括但不限于：品牌、規(guī)格、數(shù)量、外觀、功能、性能等采購訂單收貨單、驗收單OA09申請付款（可選）申請付款，附上采購訂單、收貨單/送貨單、驗收單、發(fā)票等票據(jù)。與本訂單一致的付款可在此流程申請；通過對賬后批量月結(jié)類付款可在現(xiàn)有《OA采購付款流程》中申請。采購員采購訂單、驗收單、發(fā)票等票據(jù)一致性采購訂單、驗收單、發(fā)票等票據(jù)付款申請單OA10審批（付款）審核是否符合