Office辦公應(yīng)用項目教程（Office 2019）課件

工業(yè)和信息化精品系列教材Word2019進(jìn)階操作項目二Office辦公應(yīng)用項目教程（Office2019）（AIGC版）（微課版）目錄長文檔編輯——制作職業(yè)道德規(guī)范文檔任務(wù)一審核文檔——審核創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽新聞稿任務(wù)二特殊排版——制作書籍捐贈倡議書任務(wù)三項目實(shí)訓(xùn)批量制作文檔——制作國畫展邀請函任務(wù)四本任務(wù)的目標(biāo)是制作一篇與員工職業(yè)道德規(guī)范相關(guān)的文檔，參考效果如右圖所示，其中將重點(diǎn)講解使用AIGC工具擴(kuò)寫內(nèi)容和解讀文檔內(nèi)容、在Word2019中使用大綱視圖、應(yīng)用樣式、添加頁眉頁腳、插入腳注、添加封面和目錄等操作。長文檔編輯——制作職業(yè)道德規(guī)范文檔任務(wù)一任務(wù)目標(biāo)任務(wù)技能（一）大綱視圖的使用方法單擊【視圖】/【視圖】中的“大綱”按鈕

可進(jìn)入大綱視圖模式，此時Word2019將根據(jù)不同段落的大綱級別顯示文檔內(nèi)容。在【大綱顯示】/【大綱工具】中的“顯示級別”下拉列表中選擇需要顯示的大綱級別，如選擇“2級”選項，此時將顯示大綱級別為1級和2級的段落，3級及3級以下顯示級別的段落將被隱藏，如右圖所示。1．了解和調(diào)整內(nèi)容（一）大綱視圖的使用方法在Word2019中，默認(rèn)輸入文本的大綱級別都是正文文本，要想利用導(dǎo)航窗格查看文檔內(nèi)容或插入文檔目錄等，就需要對段落的大綱級別進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整段落大綱級別的方法為：進(jìn)入大綱視圖模式，將文本插入點(diǎn)定位到需要設(shè)置大綱級別的段落中或選擇該段落，然后在【大綱顯示】/【大綱工具】中的“大綱級別”下拉列表框中設(shè)置段落的大綱級別，也可利用該下拉列表框左右兩側(cè)的按鈕對大綱級別進(jìn)行調(diào)整，設(shè)置大綱級別的按鈕及功能如下圖所示。2．調(diào)整段落的大綱級別（二）編輯長文檔的常見操作樣式是一種集合了字體格式、段落格式、制表位、邊框樣式、底紋樣式、快捷鍵等內(nèi)容的對象。當(dāng)需要為長文檔中的多個文本或段落設(shè)置相同的格式時，使用樣式便可極大地提高工作效率。1．應(yīng)用樣式01應(yīng)用樣式02修改樣式03新建樣式04刪除樣式（二）編輯長文檔的常見操作頁眉與頁腳主要用于顯示文檔的一些附加信息，如公司名稱、文檔標(biāo)題、公司標(biāo)志、日期、頁碼等，為文檔增加附屬信息的同時也可以使文檔更加規(guī)范。對于長文檔而言，頁眉和頁腳是必不可少的組成內(nèi)容。2．添加頁眉與頁腳添加頁眉添加頁腳添加頁碼（二）編輯長文檔的常見操作腳注與尾注在文檔中起到了解釋、說明、引用等作用，它們能夠提高文檔的準(zhǔn)確性、可讀性和學(xué)術(shù)性，幫助用戶深入理解文檔內(nèi)容。3．插入腳注和尾注的設(shè)置●

插入腳注：選擇需要插入腳注的文本或?qū)⑽谋静迦朦c(diǎn)定位到需要插入腳注的位置，單擊【引用】/【腳注】中的“插入腳注”按鈕

，然后在當(dāng)前頁面下方輸入相應(yīng)的腳注內(nèi)容，此時所選文本或文本插入點(diǎn)的位置將顯示阿拉伯?dāng)?shù)字對應(yīng)的編號，如右圖所示?！?/p>

插入尾注：選擇需要插入尾注的文本或?qū)⑽谋静迦朦c(diǎn)定位到需要插入尾注的位置，單擊【引用】/【腳注】中的“插入尾注”按鈕

，然后在文檔末尾輸入相應(yīng)的尾注內(nèi)容，如右圖所示。（二）編輯長文檔的常見操作目錄和封面都是長文檔中經(jīng)常使用的對象，前者能夠顯示文檔的整體內(nèi)容結(jié)構(gòu)，后者則可以使文檔更加完善、美觀。4．添加封面和目錄●

插入目錄：將文本插入點(diǎn)定位到需要插入目錄的位置，單擊【引用】/【目錄】中的“目錄”按鈕

，在彈出的下拉列表中選擇某種預(yù)設(shè)的目錄樣式。如右圖所示?！?/p>

插入封面：單擊【插入】/【頁面】中的“封面”按鈕

，在彈出的下拉列表中選擇某種封面樣式，然后根據(jù)需要修改封面中的內(nèi)容。任務(wù)實(shí)施（一）使用通義千問創(chuàng)作文檔內(nèi)容當(dāng)起草規(guī)范、制度等各類長文檔時，可以先確定大致的內(nèi)容框架，再通過AIGC工具來擴(kuò)寫內(nèi)容，然后對擴(kuò)寫后的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)修改，最終得到一篇專業(yè)的文檔。下面示范使用通義千問擴(kuò)寫員工職業(yè)道德規(guī)范，具體操作如下。1輸入擴(kuò)寫要求2

復(fù)制框架文本3復(fù)制文本4粘貼并設(shè)置文本（二）在大綱視圖中設(shè)置大綱級別下面在Word2019中利用大綱視圖對特定段落的大綱級別進(jìn)行設(shè)置，具體操作如下。1設(shè)置大綱級別2設(shè)置其他段落的大綱級別3查看大綱級別為2級的內(nèi)容（三）創(chuàng)建并應(yīng)用樣式為了進(jìn)一步提升文檔的可讀性和美觀性，下面新建“框架”樣式，并為文檔中大綱級別為“2級”的段落應(yīng)用該樣式，具體操作如下。1設(shè)置樣式名稱2設(shè)置字體格式3設(shè)置段落格式4自動應(yīng)用修改后的樣式（四）插入頁碼和腳注在文檔中插入頁碼，并對特定文本添加腳注，可以方便文檔使用者更好地閱讀和理解文檔內(nèi)容，具體操作如下。1插入頁碼2退出頁腳編輯狀態(tài)3插入腳注4查看腳注標(biāo)記內(nèi)容（五）添加封面和目錄下面講解增加目錄頁面，并在其中插入文檔的目錄內(nèi)容，然后為文檔添加封面，具體操作如下。1輸入“目錄”2插入分頁符3自定義目錄4插入目錄后的效果5選擇封面樣式6輸入封面文本（六）使用通義千問解讀長文檔AIGC工具不僅能改寫、仿寫或擴(kuò)寫內(nèi)容，還能對文檔中的內(nèi)容進(jìn)行解讀。無論文檔內(nèi)容多么復(fù)雜、專業(yè)，或是文檔篇幅多么大，AIGC工具都能快速且精準(zhǔn)地解讀出其中的重要信息。下面使用通義千問解讀制作好的職業(yè)道德規(guī)范，具體操作如下。1選擇“文檔閱讀”選項2上傳文檔3解讀文檔長文檔編輯——制作職業(yè)道德規(guī)范文檔特殊排版——制作書籍捐贈倡議書任務(wù)三審核文檔——審核創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽新聞稿任務(wù)二任務(wù)一項目實(shí)訓(xùn)批量制作文檔——制作國畫展邀請函任務(wù)四目錄本任務(wù)的目標(biāo)是制作一篇用于校園內(nèi)部發(fā)布的新聞稿，主題為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽，參考效果如右圖所示本任務(wù)將重點(diǎn)講解使用AIGC工具潤色和提升圖片畫質(zhì)的方法，以及使用Word2019審核文檔等操作。審核文檔——審核創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽新聞稿任務(wù)二任務(wù)目標(biāo)任務(wù)技能（一）批注的基本操作批注可以幫助用戶在文檔中標(biāo)記重點(diǎn)內(nèi)容，如需要特別注意的地方、需要修正的內(nèi)容等。批注內(nèi)容可以與文檔的具體內(nèi)容綁定在一起，實(shí)現(xiàn)在不修改內(nèi)容的情況下，對文檔內(nèi)容及時提出一些意見和建議。01插入批注02答復(fù)批注03刪除批注（二）“修訂”功能的應(yīng)用完修訂可以將文檔修改過程的痕跡保留下來，更適合于多人編輯同一份文檔時使用?！?/p>

修訂文檔：單擊【審閱】/【修訂】中的“修訂”按鈕

，進(jìn)入文檔修訂模式。對文檔所做的各種編輯痕跡都會在頁面左側(cè)以灰色的豎線顯示（該豎線可以標(biāo)記出修訂的位置），且修改的文本也將以某種顏色（如紅色、藍(lán)色、紫色等）加下畫線的方式顯示，如下圖所示?！?/p>

接受或拒絕修訂：當(dāng)需要處理文檔中的修訂時，可以根據(jù)實(shí)際情況接受修訂或拒絕修訂。任務(wù)實(shí)施（一）使用通義千問潤色文本如果對文檔內(nèi)容所使用的詞語、風(fēng)格等有一定的要求，就可以使用AIGC工具對文檔進(jìn)行潤色，使文檔質(zhì)量得到有效提升。下面使用通義千問對新聞稿的內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)潤色，具體操作如下。1輸入潤色要求2

復(fù)制新聞稿文本3復(fù)制潤色后的文本內(nèi)容4

粘貼文本內(nèi)容并設(shè)置文本格式（二）使用VegaAI提升圖片畫質(zhì)下面講解在VegaAI中提升圖片畫質(zhì)，然后在文檔中插入處理后的圖片，具體操作如下。1上傳圖片2

讓圖片變高清3下載圖片4插入圖片（三）添加批注下面對文檔中的內(nèi)容和格式進(jìn)行審核，對不正確或有疑問的地方添加批注，具體操作如下。1插入批注并提出修改建議2

插入批注并提出疑問（四）修訂文檔下面講解將文檔設(shè)置為修訂模式，對文檔內(nèi)容進(jìn)行修訂，具體操作如下。1刪除文本2

輸入修訂文本審核文檔——審核創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽新聞稿任務(wù)二特殊排版——制作書籍捐贈倡議書任務(wù)三長文檔編輯——制作職業(yè)道德規(guī)范文檔任務(wù)一項目實(shí)訓(xùn)批量制作文檔——制作國畫展邀請函任務(wù)四目錄本任務(wù)的目標(biāo)是制作一篇關(guān)于校園書籍捐贈的倡議書，參考效果如右圖所示本任務(wù)將重點(diǎn)講解使用AIGC工具縮寫文本的方法，以及使用Word2019設(shè)置頁面屬性、分欄和應(yīng)用中文版式等操作。特殊排版——制作書籍捐贈倡議書任務(wù)三任務(wù)目標(biāo)任務(wù)技能（一）頁面屬性的設(shè)置利用Word2019的“頁面設(shè)置”對話框，對文檔的頁面屬性進(jìn)行設(shè)置，可以滿足用戶對頁面不同大小、不同方向和不同頁邊距的需求。設(shè)置頁面大小01設(shè)置頁面方向02設(shè)置頁邊距03（二）文檔分欄如需要提高文檔的閱讀性和生動性，可采用文檔分欄的排版方式。文檔分欄的方法為：選擇需要分欄的文本，單擊【布局】/【頁面設(shè)置】中的“欄”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇預(yù)設(shè)的分欄選項。如果已有預(yù)設(shè)選項不符合需要，則可在該下拉列表中選擇“更多欄”選項，打開“欄”對話框，在其中自定義分欄屬性，如下圖所示。（三）中文版式的應(yīng)用Word2019中具有一些中文版式的設(shè)置功能，可以幫助用戶快速制作出所需的中文排版版面效果?？v橫混排合并字符雙行合一調(diào)整寬度字符縮放首字下沉任務(wù)實(shí)施（一）使用通義千問縮寫文本當(dāng)原文內(nèi)容較多時，可以使用AIGC工具對文檔內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)縮寫，并規(guī)定縮寫的程度、使用的語言風(fēng)格等，就能快速得到需要的內(nèi)容。下面講解在通義千問中縮寫文本，具體操作如下。1復(fù)制文本4粘貼文本2輸入要求3復(fù)制縮寫的文本（二）縮放字符并調(diào)整字符寬度下面講解對標(biāo)題文本的縮放比例和字符寬度進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整的操作方法，具體操作如下。3調(diào)整字符寬度后的效果1選擇縮放比例2調(diào)整字符寬度（三）設(shè)置雙行合一下面講解通過設(shè)置文本的雙行合一來制作“知書識禮”圖章效果的操作方法，具體操作如下。1選擇文本2設(shè)置雙行合一3創(chuàng)建并設(shè)置文本框4復(fù)制文本并設(shè)置字體格式5移動并組合對象（四）設(shè)置分欄和頁面大小在文檔中可以對關(guān)于集中捐書的時間和地點(diǎn)文本進(jìn)行分欄設(shè)置，并調(diào)整組合對象的位置和頁面大小，具體操作如下。1設(shè)置分欄2移動組合對象3設(shè)置紙張大小4調(diào)整頁面高度審核文檔——審核創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽新聞稿任務(wù)二特殊排版——制作書籍捐贈倡議書任務(wù)三長文檔編輯——制作職業(yè)道德規(guī)范文檔任務(wù)一項目實(shí)訓(xùn)批量制作文檔——制作國畫展邀請函任務(wù)四目錄本任務(wù)的目標(biāo)是批量制作多封國畫展邀請函，參考效果如右圖所示。本任務(wù)將重點(diǎn)講解使用AIGC工具組織邀請函內(nèi)容的方法，以及使用Word2019的郵件合并功能實(shí)現(xiàn)批量制作等操作。批量制作文檔——制作國畫展邀請函任務(wù)四任務(wù)目標(biāo)任務(wù)技能（一）認(rèn)識定界符使用Word2019的郵件合并功能批量制作文檔時，需要用到文本文件、Excel表格或數(shù)據(jù)庫中保存的數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源。如使用文本文件，文本文件第一行數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)為列標(biāo)題，即域名，域名之間需要用定界符（確定界限的符號）分隔，常用的定界符有制表符（按【Tab】鍵輸入）、“,”等，其他各行為各條數(shù)據(jù)記錄，行與行之間同樣需要用定界符分隔，常用的定界符有段落標(biāo)記，指定定界符如左圖所示。（二）郵件合并的應(yīng)用這里以文本文件為例，指定數(shù)據(jù)源的方法為：單擊【郵件】/【開始郵件合并】中的“選擇收件人”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，選擇數(shù)據(jù)源所在的文本文件后，單擊“打開”按鈕，打開“文件轉(zhuǎn)換”對話框，如左圖所示。1．指定數(shù)據(jù)源指定數(shù)據(jù)源的目的是進(jìn)行郵件合并時有可用的數(shù)據(jù)，只有指定了數(shù)據(jù)源，才能在文檔中插入合并域。（二）郵件合并的應(yīng)用指定了數(shù)據(jù)源后，便可在文檔中的目標(biāo)位置插入合并域。插入合并域的方法為：將文本插入點(diǎn)定位到目標(biāo)位置或選擇目標(biāo)文本，單擊【郵件】/【編寫和插入域】中的“插入合并域”按鈕

下方的下拉按鈕

，在彈出的下拉列表中選擇域選項。2．插入合并域（二）郵件合并的應(yīng)用預(yù)覽與合并文檔的方法為：單擊【郵件】/【預(yù)覽結(jié)果】中的“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，進(jìn)入預(yù)覽狀態(tài)，插入的合并域?qū)@示數(shù)據(jù)源列表中的第一條記錄，單擊“預(yù)覽結(jié)果”組中的“下一記錄”按鈕將顯示下一條記錄。如右圖所示。3．預(yù)覽與合并文檔插入合并域后，還可預(yù)覽文檔效果，確認(rèn)無誤后則可執(zhí)行合并文檔操作，實(shí)現(xiàn)文檔的批量制作。任務(wù)實(shí)施（一）使用通義千問組織邀請函內(nèi)容我們可以使用AIGC工具以邀請函中的信息為基礎(chǔ)來組織邀請函內(nèi)容，得到所需的文本。下面使用通義千問組織邀請函的內(nèi)容，具體操作如下。1復(fù)制文本4粘貼文本2輸入要求3復(fù)制文本（二）創(chuàng)建文本文件格式的數(shù)據(jù)源下面新建文本文件，并在其中輸入具有正確定界符的數(shù)據(jù)源（本書提供“名單.txt”素材文件，用戶可直接使用），具體操作如下。1輸入列標(biāo)題2輸入每一行的記錄（三）指定數(shù)據(jù)源并插入域下面在“邀請函.docx”文檔中指定數(shù)據(jù)源，并插入合并域，具體操作如下。1使用現(xiàn)有列表2指定文本文件3保持默認(rèn)設(shè)置（三）指定數(shù)據(jù)源并插入域4插入姓名域5插入合并域后的效果（四）預(yù)覽及合并文檔下面逐頁預(yù)覽每張邀請函的內(nèi)容，確認(rèn)無誤后開始合并文檔，完成邀請函，具體操作如下。1預(yù)覽記錄2預(yù)覽下一條記錄3預(yù)覽所有記錄4完成并合并文檔5合并全部記錄6保存文檔審核文檔——審核創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽新聞稿任務(wù)二特殊排版——制作書籍捐贈倡議書任務(wù)三長文檔編輯——制作職業(yè)道德規(guī)范文檔任務(wù)一批量制作文檔——制作國畫展邀請函任務(wù)四項目實(shí)訓(xùn)目錄一、實(shí)訓(xùn)要求項目實(shí)訓(xùn)制作學(xué)生會管理辦法實(shí)訓(xùn)1為了加強(qiáng)學(xué)生會組織建設(shè)，規(guī)范學(xué)生會工作，現(xiàn)需要制作一篇學(xué)生會管理辦法，要求該文檔具有可讀性和層次性，同時還要有頁眉、頁腳、封面與目錄等格式。參考效果如上圖所示。實(shí)訓(xùn)思路任務(wù)實(shí)訓(xùn)制作學(xué)生會管理辦法實(shí)訓(xùn)1（1）以提供的“學(xué)生會管理辦法框架.txt”文本文件為基礎(chǔ)，利用通義千問擴(kuò)寫內(nèi)容（本書已提供好擴(kuò)寫的內(nèi)容，用戶可打開“學(xué)生會管理辦法.docx”素材文件直接使用）。（2）將標(biāo)題文本的字體格式設(shè)置為“黑體，三號”，段落格式設(shè)置為“居中”。格式設(shè)置為“居中，大綱級別2級，段前1行，段后1行”，然后為編號為“第一章，第二章，第三章，……”的段落應(yīng)用此樣式。（4）創(chuàng)建“條”樣式，要求：字體格式設(shè)置為“宋體，五號”，段落格式設(shè)置為“懸掛縮進(jìn)3.5字符，段前0.2行，段后0.2行，1.5倍行距”，然后為編號為“第一條，第二條，第三條，……”的段落應(yīng)用此樣式。實(shí)訓(xùn)思路任務(wù)實(shí)訓(xùn)制作學(xué)生會管理辦法實(shí)訓(xùn)1（5）創(chuàng)建“款”樣式，要求：字體格式設(shè)置為“宋體，五號”，段落格式設(shè)置為“首行縮進(jìn)2字符，段前0.2行，段后0.2行，1.5倍行距”，然后為編號為“（一）（二）（三）……”的段落應(yīng)用此樣式。（6）添加頁眉，內(nèi)容為“學(xué)生會管理辦法”，居中顯示；添加頁腳，居中插入頁碼，樣式為預(yù)設(shè)的“X/Y”。（7）在標(biāo)題文本前插入分頁符，在前一頁輸入“目錄”，然后插入格式為“正式”的2級目錄。（8）插入“鑲邊”樣式的封面，將文檔標(biāo)題設(shè)置為“學(xué)生會管理辦法”，在封面下方的文本框中輸入“××大學(xué)經(jīng)貿(mào)管理學(xué)院”，然后刪除多余的內(nèi)容。一、實(shí)訓(xùn)要求項目實(shí)訓(xùn)制作弘揚(yáng)工匠精神宣傳頁實(shí)訓(xùn)2為了弘揚(yáng)工匠精神，培養(yǎng)學(xué)生精益求精、追求卓越的優(yōu)秀品質(zhì)，校學(xué)生會宣傳部準(zhǔn)備制作一份關(guān)于弘揚(yáng)工匠精神的宣傳頁，現(xiàn)需要通過特殊的排版方式來更好地呈現(xiàn)出頁面效果。參考效果如上圖所示。實(shí)訓(xùn)思路任務(wù)實(shí)訓(xùn)制作弘揚(yáng)工匠精神宣傳頁實(shí)訓(xùn)2（1）以提供的“弘揚(yáng)工匠精神原文.txt”文本文件為基礎(chǔ)，利用通義千問縮寫內(nèi)容（本書已提供好縮寫的內(nèi)容，用戶可打開“弘揚(yáng)工匠精神.docx”素材