DB4406-T 43-2024 機關(guān)事務管理會計檔案整.理服務

ICS01.140.204406Administrationofgovernmentofficesaffairs—AccountingarchivesarrangementDB4406/T43—2024前言 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4總體要求 4.1服務場所要求 4.2服務單位要求 4.3服務人員要求 4.4信息安全要求 5紙質(zhì)會計檔案整理 5.1整理內(nèi)容與時間 5.2整理流程 5.3整理要求 6電子會計檔案整理 7服務質(zhì)量控制 附錄A（資料性）整理場所人員進出登記表 8附錄B（資料性）會計移交服務單位交接表 9附錄C（資料性）紙質(zhì)會計歸檔范圍和檔案保管期限 10附錄D（資料性）檔案移交接收表 11附錄E（資料性）紙質(zhì)會計檔案案卷格式 12附錄F（資料性）質(zhì)檢登記跟蹤表 20參考文獻 DB4406/T43—2024本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。本文件由佛山市機關(guān)事務管理局提出并歸口。本文件起草單位：佛山市機關(guān)事務管理局、佛山市質(zhì)量和標準化研究院。本文件主要起草人：張國旗、周錦海、吳愛英、鄧曉怡、黃潔虹、鐘照華。1DB4406/T43—2024機關(guān)事務管理會計檔案整理服務本文件規(guī)定了機關(guān)事務管理中會計檔案整理的總體要求、紙質(zhì)會計檔案整理、電子會計檔案整理以及服務質(zhì)量控制。本文件適用于機關(guān)事務管理部門及為其提供會計檔案整理服務的企業(yè)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T31—2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范DA/T94電子會計檔案管理規(guī)范DA/T95行政事業(yè)單位一般公共預算支出財務報銷電子會計憑證檔案管理技術(shù)規(guī)范3術(shù)語和定義DA/T1界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1檔案整理archivesarrangement按照一定原則對檔案實體進行接收、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒、移交，使之有序化的過程。3.2檔案整理服務archivesarrangementservice服務單位根據(jù)工作職責或合同約定，按照一定的標準和方法，對需求單位待整理的檔案提供特定服務，以滿足需求方的行為。4總體要求4.1服務場所要求4.1.1應設置在行政事業(yè)單位的辦公地點范圍內(nèi)。4.1.2應符合安保、消防等檔案安全管理要求。4.1.3應設置檔案存放區(qū)、工作區(qū)，同時在檔案整理場所之外配備存放私人物品的專柜。4.1.4應安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，實施全方位監(jiān)控，重點覆蓋檔案整理場所的門窗、檔案存放區(qū)、工作區(qū)，監(jiān)控應避免直接攝錄檔案內(nèi)容。視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月。2DB4406/T43—20244.1.5服務單位應對會計檔案整理場所進行定期或不定期的巡查并建立臺賬。臺賬應反映檢查時間、檢查人、檢查事項、存在問題、整改措施及落實情況等。4.1.6會計檔案整理場所內(nèi)除檔案和必備的工具器材設備之外，不應存放任何危害檔案安全的危險品。4.1.7除了檔案整理服務項目組人員外，其他進入整理場所的人員應審批并履行登記手續(xù)（見附錄A）。4.2服務單位要求4.2.1應具備企業(yè)法人資格、相應的經(jīng)營范圍、業(yè)務資質(zhì)、專業(yè)能力和信息安全保障能力。4.2.2應具有保證檔案安全的管理體系和保障措施，建立健全檔案整理服務相關(guān)管理制度，包括但不限于檔案整理流程、服務人員管理、質(zhì)量保證和服務驗收、檔案安全與保密制度。4.2.3應根據(jù)工作流程設置不同崗位，明確服務人員在會計檔案整理中的職責分工。4.2.4應具備與從事檔案整理服務相適應的專業(yè)人員和設施設備。4.2.5應與委托方簽訂委托協(xié)議，約定服務的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標準等內(nèi)容。4.2.6應接受委托方和檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，確保檔案安全和服務質(zhì)量。4.3服務人員要求4.3.1應對服務人員進行背景審查。4.3.2應具備檔案管理、會計、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務培訓。不具備前述知識背景的工作人員，應經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓。4.3.3不應將火柴、打火機、水杯、飲料、食品、動物等私人物品帶入檔案整理場所。4.3.4進出會計檔案整理場所不應攜帶照相機、攝像機、手機、電腦、移動存儲介質(zhì)等電子設備和智能穿戴設備，確需攜帶的，應經(jīng)批準并履行登記手續(xù)。4.3.5應嚴格遵守保密相關(guān)法規(guī)，履行保密職責。4.4信息安全要求應做好會計檔案信息安全和保密工作，包括但不限于：a)應妥善保管會計檔案資料，并做好檔案交接登記手續(xù)；b)應做好設備的信息安全技術(shù)檢測和登記工作，并采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，設備不應連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)絡；c)不應擅自復制、帶走、銷毀檔案整理場所的存儲介質(zhì)或口頭傳播任何信息資料。5紙質(zhì)會計檔案整理5.1整理內(nèi)容與時間5.1.1會計檔案的整理內(nèi)容應包括：a)會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證；b)會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；c)財務會計報告類：包括財務會計報告、會計報表、部門決算報表；d)其他會計資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。5.1.2會計資料收集完成后應及時整理。其中包括：a)部門決算報表應在財政部門返還經(jīng)審核批復的數(shù)據(jù)后1年內(nèi)完成整理；DB4406/T43—2024b)會計憑證、會計賬簿等其他會計檔案應在會計年度結(jié)束后1年內(nèi)完成整理。注：各服務單位可視實際工作安排進行調(diào)整，確保在當年度完成上年5.2整理流程5.2.1接收5.2.1.1應明確會計檔案接收人員。清點檔案資料的類型和數(shù)量。5.2.1.2確認無誤后，應填寫會計移交服務單位交接表（見附錄B）。5.2.2分類5.2.2.1會計檔案的分類工作應由會計人員負責，檔案服務人員進行檔案整理時應進行二次復核，同時需初步核查會計檔案是否齊全完整，是否符合歸檔要求，包括但不限于：a)會計檔案封面填寫是否準確完整；b)封面填寫內(nèi)容是否與該冊檔案相符；c)會計賬簿啟用表填寫及簽章是否完整；d)會計憑證號是否與實際數(shù)量相符合。5.2.2.2會計檔案分類原則如下：a)按會計資料形式分類：即按會計資料的內(nèi)容形式分類；b)按會計年度分類：即按會計檔案所屬的會計年度分類；c)按保管期限分類：即按會計檔案的保管期限分類（見附錄C）；d)按組織機構(gòu)分類：即按會計檔案形成的組織機構(gòu)分類，一般用于總預算會計單位的會計檔案分類；e)按會計類型分類：即按會計檔案反映的會計類型分類，一般用于稅務機關(guān)的會計檔案分類。5.2.3排列5.2.3.1會計憑證類按記賬憑證號組件，記賬憑證及其附帶的原始憑證、其他附件等組成一件。件內(nèi)按記賬憑證、原始憑證、其他附件的順序排列。5.2.3.2會計憑證按適當?shù)臅r間周期組卷，卷內(nèi)會計憑證按憑證號先后順序排列，會計憑證案卷按時間先后順序排列。5.2.3.3固定資產(chǎn)卡片按固定資產(chǎn)編號組件。5.2.3.4會計賬簿類按總賬、明細分類賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、固定資產(chǎn)卡片、其他輔助賬簿的順序排列，同一類型的會計賬簿按時間順序排列。5.2.3.5財務會計報告類按財務會計報告、會計報表、部門決算報表、其他財務報告分別組卷，卷內(nèi)財務會計報告按形成時間先后順序排列，同一類型財務會計報告案卷按時間先后順序排列。5.2.3.6其他會計資料按類別結(jié)合時間整理組卷，不同類別和保管期限的會計資料不應組成一卷。5.2.4編號5.2.4.1排列好的會計資料應編制檔號，會計檔案的編號結(jié)構(gòu)模式為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-案卷號，其中門類代碼設置為二級，結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。4DB4406/T43—2024XXXX—KU?XX?圖1會計檔案的編號結(jié)構(gòu)5.2.4.2會計檔案的檔號編制規(guī)則如下：a)全宗號：采用4位阿拉伯數(shù)字或者大寫漢語拼音字母與阿拉伯數(shù)字的結(jié)合標識，具體由行政事業(yè)單位決定；b)一級門類：會計檔案的代碼為“KU”；c)二級門類：按照憑證(PZ)、賬簿(ZB)、報表(BB)、其他會計資料(QT)設置二級門類；d)年度：文件材料形成年度，采用四位阿拉伯數(shù)字標識，如：“2023”；e)保管期限：“永久”以代碼“Y”標識，“定期30年”“定期10年”，分別用“D30”“D10”標識；f)案卷號：采用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的前面用“O”補足。5.2.5編目5.2.5.1應依據(jù)檔號順序編制會計檔案文件目錄。5.2.5.2目錄宜由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。5.2.5.3編目應準確、詳細，便于檢索。5.2.5.4目錄可設置序號、檔號、責任者、日期、密級、備注等項目。5.2.6修整5.2.6.1對會計檔案中的書釘、大頭針、別針等雜物進行拆除。5.2.6.2對會計檔案的文件統(tǒng)一方向擺放，橫版格式檔案表頭朝左。5.2.6.3對影響檔案質(zhì)量的資料進行相應處理，包括但不限于：a)對不規(guī)范的材料紙張，用A4統(tǒng)一規(guī)格紙張底單重新粘貼，不影響資料的正常查閱；b)對內(nèi)容模糊、原件破損的檔案進行修補。5.2.7編頁5DB4406/T43—20245.2.7.1采用打碼機對紙質(zhì)會計檔案進行逐頁打碼。頁碼宜分別標注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。注：系統(tǒng)打印輸出的賬簿等已有頁碼的無需另外打碼、檔案為空白頁5.2.7.2已印制成冊并編有頁碼，并且擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。5.2.7.3發(fā)生錯碼、漏碼等不規(guī)范的頁碼，不應使用涂改液等進行修改，應劃掉重新打碼。5.2.8掃描5.2.8.1采用專用掃描儀對會計檔案進行逐頁掃描，并儲存為PDF格式。5.2.8.2根據(jù)需要對掃描形成的會計資料電子圖像進行處理，做到真實完整、清晰美觀。5.2.8.3掃描形成的檔案數(shù)字化副本需按年份、單位，使用檔案級別的光盤等存儲介質(zhì)進行刻錄、保存。歸檔要求：a)掃描精度：300dpi分辨率及以上；b)存儲格式：PDF格式；c)掃描模式：彩色RGB8位及以上；d)圖像處理：按1：1比例掃描，圖像傾斜度不大于0.2度；e)文件命名：按照檔號進行命名。5.2.8.4條件允許的情況下，紙質(zhì)會計檔案的掃描工作按DA/T31—2017第9章的要求，以適應檔案數(shù)字化的需求。5.2.9裝訂5.2.9.1按DA/T69的要求對資料進行裝訂。5.2.9.2采用三孔一線裝訂的會計檔案，三個裝訂孔呈直線排列且整體處于檔案封面橫向居中位置，裝訂孔離檔案脊距離約為1.5cm，每個裝訂孔之間的距離約為8cm。5.2.9.3會計檔案每冊厚度不超過3cm，超過分冊裝訂。5.2.9.4會計檔案每冊另行增加一張A4規(guī)格空白紙張作為封底，且將封底涂滿漿糊，令封底空白頁與檔案末頁完全粘貼緊密。5.2.9.5會計檔案裝訂完畢后，在封面底部用白色紙條封住裝訂線或書釘，并在騎縫處加蓋會計檔案裝訂單位章。5.2.9.6會計憑證封面正面裝訂騎縫上下兩處需加蓋裝訂人私章。5.2.10裝盒5.2.10.1將裝訂好的會計資料按接收目錄內(nèi)容裝入相應檔案盒，并根據(jù)要求做好紙質(zhì)目錄、電子目錄、電子文件掛接、備份等工作。5.2.10.2將備考表置于盒內(nèi)文件之后，備考表內(nèi)容宜包括以下內(nèi)容：a)盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；b)整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章；c)整理日期：歸檔文件整理完成日期；d)檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章；e)檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。6DB4406/T43—20245.2.11上架入庫5.2.11.1會計檔案整理完畢裝盒后，上架排列方法應與部門歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。5.2.11.2會計檔案按年度—機構(gòu)—門類—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)序列依次上架，便于實體管理。5.2.11.3會計檔案按年度—門類—保管期限—機構(gòu)分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交。5.2.12移交應明確服務單位移交人員，并填寫服務單位移交檔案交接表（見附錄D）。5.3整理要求5.3.1會計憑證類5.3.1.1會計憑證封面（見附錄E中E.1）應列明單位名稱、裝訂時間、會計期間、冊數(shù)（本期間共幾冊、本冊是第幾冊）、記賬憑證張數(shù)（本冊幾期自第幾號至第幾號共幾張）、會計姓名、裝訂人姓名。5.3.1.2每月的第一冊記賬憑證首頁附當月憑證列表（見附錄E中E.2）。5.3.1.3記賬憑證編號遵循財務系統(tǒng)統(tǒng)一的規(guī)則，并由系統(tǒng)默認生成；每月記賬憑證的順序號必須連續(xù)，不得有重號或空號。5.3.1.4記賬憑證應依據(jù)完整充分，以真實合法的原始憑證入賬，并經(jīng)會計復核。5.3.1.5記賬憑證可采用彩色紙張打印，以便區(qū)別于原始憑證，方便記賬憑證的查詢利用。5.3.1.6記賬憑證附件應粘貼牢固、整理整齊，不得使用大頭針、別針等。5.3.1.7記賬憑證為A4規(guī)格橫版格式打印，按月度左側(cè)裝訂整理入冊。5.3.1.8一份記賬憑證需分多冊裝訂，在記賬憑證的右上角注明“該憑證分__冊裝訂”，保證憑證裝訂完整、美觀。5.3.2會計賬簿類5.3.2.1總賬、明細賬、日記賬等會計賬簿宜在財務系統(tǒng)以A4規(guī)格橫版格式打印。5.3.2.2會計賬簿首頁增加A4規(guī)格橫版賬簿封面（見附錄E中E.3、E.4、E.5）和賬簿啟用表（見附錄E中E.6），按年左側(cè)裝訂整理入冊。5.3.3財務會計報告類5.3.3.1月度及年度會計報表為A4規(guī)格豎版，首頁增加同樣規(guī)格封面（見附錄E中E.7），按年左側(cè)裝訂整理入冊。5.3.3.2部門決算報表為A3或A4規(guī)格橫版打印、財務報告為A4規(guī)格豎版打印，均按年左側(cè)裝訂整理入冊。5.3.4其他會計資料類5.3.4.1銀行對賬單宜為A4規(guī)格橫版，首頁增加同樣規(guī)格封面（見附錄E中E.8），按年度左側(cè)裝訂整理入冊。5.3.4.2銀行存款余額調(diào)節(jié)表按月放入相應銀行對賬單后一并裝訂。7DB4406/T43—20245.3.4.3會計檔案移交清冊為A4豎版，左側(cè)裝訂。6電子會計檔案整理電子會計檔案的整理工作按照DA/T94和DA/T95的要求執(zhí)行。7服務質(zhì)量控制7.1整理服務過程中應建立質(zhì)檢管理機制，落實質(zhì)檢人員，對各操作環(huán)節(jié)或步驟進行質(zhì)檢，質(zhì)檢情況可形成質(zhì)檢登記跟蹤表(見附錄F)。7.2整理服務質(zhì)量主要從分類的準確性、文件和案卷排列的合理性、著錄的規(guī)范性、條目數(shù)據(jù)與檔案實體對應關(guān)系的一致性、檔號編制的準確性等方面進行抽查，抽查比例不應低于各類檔案總量的10％。整理服務質(zhì)量準確率要求達95％及以上，其中條目數(shù)據(jù)與檔案實體對應關(guān)系的一致性、檔號準確率要求達100％。7.3在檔案整理服務過程中發(fā)現(xiàn)的檔案應歸未歸、缺章少頁、無處理結(jié)果等相關(guān)問題應做好收集、增補等工作。對確實無法收集、增補的，應出具情況說明。7.4發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀、信息泄露等情形的，應采取應急措施并及時報告。8DB4406/T43—2024（資料性）整理場所人員進出登記表整理場所人員進出登記表參見表A.1。表A.1整理場所人員進出登記表姓名身份證號碼所屬單位聯(lián)系方式進入事由進入時間離開時間人審批人9DB4406/T43—2024（資料性）會計移交服務單位交接表會計移交服務單位交接表見表B.1。表B.1會計移交服務單位交接表XXXX注：1.會計檔案移交簽收表一式三份，移交人、接收人DB4406/T43—2024（資料性）紙質(zhì)會計歸檔范圍和檔案保管期限紙質(zhì)會計的歸檔范圍和檔案保管期限見表C.1。表C.1紙質(zhì)會計檔案歸檔范圍和保管期限表11234123123456DB4406/T43—2024（資料性）檔案移交接收表服務單位移交檔案交接表見D.1。表D.1服務單位移交檔案交接表XXXX年度會計檔案移交明細DB4406/T43—2024（資料性）紙質(zhì)會計檔案案卷格式E.1會計憑證封面會計憑證封面規(guī)格為長30cm*寬21cm，材料為150g牛皮紙，格式參考圖