某公司合同管理規(guī)定

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)合同管理工作，建立、健全合同管理責(zé)任制度，規(guī)范簽訂、履行、變更、解除和終止合同的行為，及時(shí)解決合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制訂本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于中國發(fā)展公司各部門、各專業(yè)公司、駐外分支機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱業(yè)務(wù)單位），其他公司應(yīng)參照本規(guī)定執(zhí)行。第三條本規(guī)定所涉及的合同是指經(jīng)貿(mào)類型的各種法律文件。涉及項(xiàng)目投資的法律文件按照投資管理部的有關(guān)規(guī)定辦理。第四條公司綜合計(jì)劃部（以下簡稱計(jì)劃部）是經(jīng)貿(mào)類合同的歸口管理部門，負(fù)責(zé)合同編號的申領(lǐng)、合同履行情況的統(tǒng)計(jì)、合同檔案的管理。第五條公司法規(guī)室（以下簡稱法規(guī)室）具體負(fù)責(zé)客戶資信調(diào)查、建立客戶檔案；提供規(guī)范的合同文本；負(fù)責(zé)合同審核及審批程序的完成；對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查、跟蹤管理；指導(dǎo)各業(yè)務(wù)單位建立和規(guī)范合同管理機(jī)制。第六條各業(yè)務(wù)單位的負(fù)責(zé)人是合同管理工作的第一責(zé)任人，全面負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)的合同管理工作，承擔(dān)合同的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審核責(zé)任。法規(guī)人員協(xié)助負(fù)責(zé)人從法律角度對合同進(jìn)行審核，提供法律咨詢意見。第二章資信審查第七條公司將對所有業(yè)務(wù)合作對方按其資信情況實(shí)行三檔A級管理。第八條第一次與我公司合作的國內(nèi)外中小型企業(yè)屬于A級企業(yè)。對于與A級企業(yè)合作的合同，必須在業(yè)務(wù)操作上采取可靠的保障措施，使我方不承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。對于A級企業(yè)必須提供法人營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)執(zhí)業(yè)許可證、技術(shù)等級證書；可相應(yīng)提供法定代表人或負(fù)責(zé)人的簡歷、財(cái)產(chǎn)所有權(quán)證明、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行資信證明等文件。第九條在一年內(nèi)與我公司合作過，商業(yè)信譽(yù)良好，資信狀況較好的中小型企業(yè)和第一次與我公司合作的國內(nèi)外大型企業(yè)屬于AA級企業(yè)。對于與AA級企業(yè)合作的合同，也應(yīng)在業(yè)務(wù)操作中要求對方提供一定的保證措施，將我司風(fēng)險(xiǎn)控制在一定范圍內(nèi)。對于AA級企業(yè)應(yīng)提供一般性的企業(yè)資料。第十條與我公司合作多次，已形成親密伙伴關(guān)系的企業(yè)以及世界知名的大企業(yè)均屬于AAA級企業(yè)。對于與AAA級客戶合作的合同，可適當(dāng)提供相應(yīng)資料。第十一條對于A級及AA級企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體情況提供相應(yīng)的保證措施，保證措施包括：合法有效的財(cái)產(chǎn)抵押擔(dān)保、具有擔(dān)保能力的第三方提供的連帶責(zé)任的履約擔(dān)保書、銀行保函、履約保證金等。第十二條各業(yè)務(wù)單位在簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考察、調(diào)研、論證其所經(jīng)辦的合同項(xiàng)目，細(xì)心準(zhǔn)備有關(guān)業(yè)務(wù)資料，詳細(xì)調(diào)查、了解對方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況和履約能力。合同經(jīng)辦人自行調(diào)查對方當(dāng)事人主體資格、資信狀況確有困難的，可以要求法規(guī)室協(xié)助調(diào)查。調(diào)查費(fèi)用由業(yè)務(wù)單位承擔(dān)。第十三條法規(guī)室將依據(jù)業(yè)務(wù)合作方的資信材料及合同履行情況建立客戶檔案。第三章合同的報(bào)審第十四條屬于公司審核并管理的合同：（一）需要以公司名義對外簽約的合同；（二）需要占用公司資金的合同（包括需要公司代為開出信用證或出具擔(dān)保的合同）；（三）涉及知識產(chǎn)權(quán)的合同。屬于上述任何一種情形的合同都必須報(bào)送公司審核，建檔管理。第十五條各業(yè)務(wù)單位以自己的名義對外簽約的合同，各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格按照本規(guī)定承擔(dān)簽約責(zé)任，經(jīng)咨詢法規(guī)人員意見后簽訂。第四章合同審核內(nèi)容第十六條業(yè)務(wù)單位的負(fù)責(zé)人從以下方面對合同進(jìn)行審查：（一）各方當(dāng)事人的資信狀況；（二）各方當(dāng)事人的履約能力；（三）履行合同的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)及其防范措施；（四）與合同有關(guān)的業(yè)務(wù)問題和技術(shù)問題的解決方法；（五）與合同有關(guān)的財(cái)務(wù)及稅務(wù)問題。第十七條財(cái)務(wù)人員、法規(guī)人員及其他審核人員應(yīng)針對以下內(nèi)容進(jìn)行審核：（一）履行合同的經(jīng)濟(jì)合理性；（二）收付款方式的可行性及風(fēng)險(xiǎn)防范；（三）財(cái)務(wù)單據(jù)及稅務(wù)方面有無問題；（四）簽約對方的主體資格；（五）合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化，違約條款及訴訟管轄條款；（六）合同編號及許可證文件。第十八條業(yè)務(wù)人員、負(fù)責(zé)人員、財(cái)務(wù)人員、法規(guī)人員及其他有關(guān)審核人員均有責(zé)任使合同不違反《貿(mào)易經(jīng)營過程中的禁止性規(guī)定》。第五章合同審批程序第十九條各業(yè)務(wù)單位應(yīng)在合同內(nèi)容確定后，向綜合計(jì)劃部申領(lǐng)合同編號，填寫《合同審批表），連同資信材料，經(jīng)審核程序，由負(fù)責(zé)人簽批同意后，再由印章管理人員在合同文本上用印。具體審核程序如下：（一）屬于公司審核范圍內(nèi)的合同，應(yīng)先報(bào)財(cái)務(wù)本部及綜合計(jì)劃部審核，再轉(zhuǎn)交法規(guī)室審核。審核通過后，由法規(guī)人員在審批表及合同文本上騎縫加蓋法規(guī)審核專用章，各業(yè)務(wù)單位或公司的印章管理人員憑蓋有法規(guī)審核騎縫章及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字的合同審批表在合同文本上用印。（二）不屬于公司審核范圍內(nèi)的合同，由各單位的負(fù)責(zé)人在合同審批表中簽批決定是否在合同文本上用印，各業(yè)務(wù)單位的印章管理人員憑負(fù)責(zé)人的簽字用印。各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)向法規(guī)等有關(guān)人員咨詢意見后再決定是否簽署合同。第二十條特批程序：對屬于公司審核范圍內(nèi)的合同，如審核人員與業(yè)務(wù)人員意見不一致，須經(jīng)主管業(yè)務(wù)單位的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批，并報(bào)公司總經(jīng)理審批后方得簽約；對不屬于公司審核范圍內(nèi)的合同，經(jīng)主管業(yè)務(wù)單位的公司領(lǐng)導(dǎo)審批后即可簽約。第二十一條為了確保合同的審核質(zhì)量，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在正式簽約前三天報(bào)審，不得將已蓋有對方印章的合同報(bào)審。第二十二條對于風(fēng)險(xiǎn)較大，背景比較復(fù)雜的擬簽合同，法規(guī)室有權(quán)提交計(jì)劃部召集“經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)論證小組”開會進(jìn)行專題討論，報(bào)公司總經(jīng)理決定。第六章合同文本第二十三條法規(guī)室負(fù)責(zé)起草、匯編合同的正式文本。各業(yè)務(wù)單位在使用合同正式文本過程中，不得隨意刪改，如有需要，可做增補(bǔ)。如確需使用其他公司的合同文本，應(yīng)按第二十條的規(guī)定申請?zhí)嘏５谄哒潞贤暮炇鹋c用印第二十四條簽約人必須是依《對外經(jīng)濟(jì)活動權(quán)限證書管理規(guī)定》享有簽約資格的人，任何人未經(jīng)授權(quán)不得在合同上簽字。委托代理人代表本單位簽訂合同，必須在授權(quán)委托書規(guī)定的權(quán)限和時(shí)間范圍內(nèi)行使代理權(quán)，禁止越權(quán)代理。第二十五條非經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，合同經(jīng)辦人不得攜帶空白合同書和合同專用章外出簽訂合同。第二十六條在簽訂合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真查驗(yàn)對方簽約人的《法定代表人身份證明書》或《企業(yè)事業(yè)單位代表人身份證明書》、《授權(quán)委托書》及其《居民身份證）或其他具有同等效力的證件，以及對方當(dāng)事人的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、《營業(yè)執(zhí)照》副本或其他具有同等效力的證照，并與對方交換上述證、照的原件或復(fù)制件。第二十七條簽訂合同必須以法人名義進(jìn)行。國內(nèi)合同除了各方當(dāng)事人的法定代表人或其委托代理人簽字外，還應(yīng)加蓋雙方單位的合同專用章或公章。涉外合同必須取得對方當(dāng)事人法定代表人或其委托代理人的簽字原件，不得以傳真件代替。合同中設(shè)定了擔(dān)保條款，或者規(guī)定由第三人享受權(quán)利，承擔(dān)義務(wù)的，應(yīng)由擔(dān)保人或第三人簽字、蓋章予以確認(rèn)。第二十八條法律、法規(guī)和規(guī)章要求公證、簽證、登記、批準(zhǔn)或辦理其他手續(xù)的合同，合同簽訂以后還應(yīng)及時(shí)辦理相應(yīng)的手續(xù)。第二十九條公司的合同章由法規(guī)室管理使用，公司的公章由公司辦公室管理使用，各業(yè)務(wù)單位應(yīng)設(shè)專人、專柜負(fù)責(zé)管理使用各自的公章、合同章。第三十條負(fù)責(zé)公司及業(yè)務(wù)單位印章管理的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，沒有負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字，不得在具有合同性質(zhì)的法律文件上加蓋公章或合同章。除非法律另有規(guī)定，不得以財(cái)務(wù)章、部門章替代公章或合同章簽署法律文件。第八章合同的履行、變更和終止第三十一條合同生效以后，業(yè)務(wù)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)行使合同規(guī)定的權(quán)利，認(rèn)真履行合同規(guī)定的義務(wù)。發(fā)生影響合同履行的不可抗力事件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在法律、法規(guī)或合同規(guī)定的期限內(nèi)通知對方當(dāng)事人，并收集、提供相應(yīng)的證據(jù)。第三十二條在合同履行過程中，我方當(dāng)事人發(fā)生違約或者發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人違約的。合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人和法規(guī)人員，以便研究對策，采取措施，妥善解決違約問題。第三十三條合同履行終結(jié)后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫《合同履行終結(jié)報(bào)告表》，交合同管理部門備案。第三十四條在合同有效期內(nèi)，需要變更、解除、終止合同的，合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫《變更、解除、終止合同審批表》，說明原因并提出處理意見，按照簽訂合同的審批程序報(bào)批。然后再書面通知對方當(dāng)事人，說明理由并明確作出答復(fù)的方式和期限，與對方當(dāng)事人造行協(xié)商，達(dá)成變更、解除或終止合同的書面協(xié)議。第三十五條對方當(dāng)事人要求變更、解除、終止合同的，合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人及法規(guī)人員，并提出處理意見，經(jīng)審批后，在法律、法規(guī)或合同規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)Ψ阶鞒黾由w合同專用章或公章的書面答復(fù)，并采取有效措施，避免或減少經(jīng)濟(jì)損失。對方提出變更、解除或終止合同給我方造成經(jīng)濟(jì)損失的，除了依法可以免除對方責(zé)任的情況外，應(yīng)當(dāng)積極向?qū)Ψ剿髻r。第三十六條財(cái)務(wù)人員在辦理合同項(xiàng)下的開證、改證、議付等對外結(jié)算時(shí)，必須以附帶審批表的正本合同和有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字的“進(jìn)出口貿(mào)易項(xiàng)目忖款申請表”作為依據(jù)，否則，財(cái)務(wù)人員應(yīng)拒絕對外辦理結(jié)算手續(xù)。第九章合同糾紛解決第三十七條在履行合同過程中如產(chǎn)生糾紛，屬于公司審核范圍內(nèi)的合同，合同經(jīng)辦業(yè)務(wù)員應(yīng)立即通報(bào)法規(guī)室采取措施以避免損失、維護(hù)公司的利益，如因經(jīng)辦業(yè)務(wù)員延誤通報(bào)而造成損失由該業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)。第三十八條不屬于公司審核范圍內(nèi)的合同糾紛由公司決定是否參與解決。在處理業(yè)務(wù)單位的合同糾紛過程中所發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)由該業(yè)務(wù)單位承擔(dān)，對有過錯(cuò)的人員應(yīng)給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。第三十九條發(fā)生合同糾紛時(shí)，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告本單位主管領(lǐng)導(dǎo)，如需要法規(guī)人員介人，應(yīng)填寫《合同糾紛處理意見表》，如實(shí)全面反映情況，提供所有材料和證據(jù)，經(jīng)主管法規(guī)室的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，共同處理合同糾紛。第四十條因處理合同糾紛而發(fā)生的各種費(fèi)用，由業(yè)務(wù)單位承擔(dān)。法規(guī)人員參與處理合同糾紛的差旅費(fèi)用及其他費(fèi)用按公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)在業(yè)務(wù)單位報(bào)銷。第十章合同檔案和統(tǒng)計(jì)資料的管理第四十一條所有合同都應(yīng)建立檔案。合同簽訂以后，業(yè)務(wù)單位自留合同正本及其附件和合同審批表各一份。隨著合同的履行、變更、解除或終止，各業(yè)務(wù)單位應(yīng)將相應(yīng)的文件存入檔案，使之成為一個(gè)完整的合同檔案。屬于公司審核的合同檔案，計(jì)劃部留存一套。第四十二條各業(yè)務(wù)單位應(yīng)有專人負(fù)責(zé)合同編號的申領(lǐng)，合同的立卷、歸檔及檔案管理。業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)妥善保管簽訂、履行、變更、解除、終止合同過程中形成的各種文書、信函、電報(bào)、電傳、傳真、電話記錄、洽談筆錄、會談紀(jì)要、備忘錄、表格、圖紙、單證及有關(guān)業(yè)務(wù)和技術(shù)資料，于合同履行完畢后交本單位合同管理人員按照時(shí)間順序統(tǒng)一建檔立卷。第四十三條各業(yè)務(wù)單位合同管理人員應(yīng)當(dāng)妥善保管尚未立卷的合同檔案材料，嚴(yán)格保守商業(yè)秘密。非經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得私自出借合同檔案材料。第四十四條各業(yè)務(wù)單位的合同管理人員應(yīng)于每年的一月將過去一年的合同檔案進(jìn)行整理后，經(jīng)計(jì)劃部統(tǒng)一交公司辦公室檔案管理部門保管。合同檔案的保管期限與會計(jì)檔案相同，發(fā)生糾紛的合同檔案永久保存。第十一章獎(jiǎng)懲第四十五條各業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)人員、合同管理人員及法規(guī)人員有下列情形之一的，由公司法規(guī)室向人事本部提議，按照有關(guān)規(guī)定，給予獎(jiǎng)勵(lì)：（一）在合同管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，取得顯著成績的；（二）在簽訂、履行、變更、解除、終止合同過程中，努力維護(hù)企業(yè)權(quán)益，避免或減少經(jīng)濟(jì)損失數(shù)額巨大的；（三）勇于檢舉合同簽訂、履行、變更、解除、終止過程中的違法行為，避免造成不良后果的；（四）其他應(yīng)當(dāng)予以獎(jiǎng)勵(lì)的情況。第四十六條有關(guān)單位和個(gè)人違反本辦法的規(guī)定，有下列情形之一的，公司法規(guī)室有權(quán)向人事本部提議，按照（職工獎(jiǎng)懲條列）及其他有關(guān)規(guī)定，根據(jù)情節(jié)輕重，予以相應(yīng)的行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰，直至移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（一）不認(rèn)真進(jìn)行合同項(xiàng)目的考察、調(diào)研，盲目簽訂合同，造成合同不能履行或不能全面履行，被對方追究違約責(zé)任的；（二）不認(rèn)真調(diào)查、了解合同當(dāng)事人的主體資格、資信狀況和履約能力，引起合同糾紛或被他人詐騙的；（三）擅自越權(quán)簽訂、變更、解除、終止合同，情節(jié)嚴(yán)重的；（四）不認(rèn)真查驗(yàn)對方簽約證明文件，造成嚴(yán)重后果的；（五）不認(rèn)真調(diào)查有關(guān)情況，盲目為他人提供擔(dān)保，并給本單位造成經(jīng)濟(jì)損失的；（六）疏乎大意，造成簽約證明文件、合同書及其他有關(guān)文件、資料、證據(jù)