《秘書實務》課件-4時間管理課件

第二節(jié)秘書時間管理一、秘書時間管理的原則確立個人的價值觀設立明確的目標

改變態(tài)度

遵循20：80定律減少工作流程黃金時段效率二、秘書時間管理的方法（一）時間“四象限”法（二）計劃管理（四）匯報直奔主題（六）安排“不被干擾”時間（七）十五分鐘工作術（三）考慮不確定性（五）一氣呵成和間作套種（八）善于授權(quán)三、秘書時間管理的工具

（一）時間管理工具的演變備忘錄

記事簿

規(guī)劃表計劃表自然法則羅盤理論第一代第二代第三代第四代第三節(jié)上司日程安排

一、時間表的編制

（一）時間表的分類

年計劃表（1）（2）月計劃表（3）周計劃表（4）日程表

（5）單項重要工作事項預訂表（二）編制時間表的注意事項1．進行預約2．順序的先后與時間的分配3．時間上留有余地4．內(nèi)外兼顧5．提高效率6．事先同意7．適當保密秘書工作日志與主管工作日志比較.doc二、約會的時間管理

（一）秘書提醒上司（二）訪客和會議時間的控制下面你來試一試1.手忙腳亂的秘書實踐訓練周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開展工作，弄手忙腳亂，臨近下班時仍有部分工作沒有完成。（1）給某客戶打電話，與對方聯(lián)系上司下周四將與他約會的事宜；（2）復印下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告，每人1份（共8人，每份10頁），完成會議日程表的編制；（3）向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日；（4）復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方；（5）拆封、分類、傳遞今天收到的郵件；（6）布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡等；（7）為上司預定周末去天津的機票；（8）將財務部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定復印一份備存，原件放置文件傳閱夾中給部門同事傳閱；（9）在做以上事情的同時，她還接待了三位訪客，接了若干次電話。實訓要求：假如你是小周，你將怎樣利用時間高效地完成這些工作？根據(jù)這一內(nèi)容，完成一份秘書工作日志。秘書工作日志時間日志內(nèi)容備注8:00-8:30完成下午會議日程表的編制。8：35-9:00復印下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告，復印一份將給某客戶的答復信以備存，將財務部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定復印一份備存。報告每人1份（共8人，每份10頁）9:00-9:20給某客戶打電話，與對方聯(lián)系上司下周四將與他約會的事宜；為上司預定周末去天津的機票。9:30-10:00布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡等。10:10-10:30拆封、分類、傳遞今天收到的郵件。郵寄給某客戶的答復信。郵寄原件10:40將財務部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定原件放置文件傳閱夾中給部門同事傳閱。10:50-11:10向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日。11:10-12:00接待訪客若干人次，接傳電話若干。事情按照輕重緩急原則安排；同類事情集中安排，以提高效率；郵局上午十點才送來郵件，故收發(fā)安排在十點以后。2.調(diào)整日程表的方法老總這幾天日程安排得滿滿的，今天上午十點與天津的客戶談判，今天下午三點到市環(huán)保局向汪局長介紹公司節(jié)能新產(chǎn)品；明天上午九點半在長城飯店與美國QEC公司的代表談合作，明天下午二點公司開例會……上午十一點鐘，美國QEC公司的老總的秘書安娜來電話，說由于特殊原因，他們必須于明天中午乘飛機回國，所以，希望能將談判時間改在今天下午，否則，會談將無限期推遲。實訓要求：按照上述情況演練調(diào)整上司的日程表。調(diào)整后的日程表星期時間工作內(nèi)容地點備注周一……周二10：00-11：0015:00-17：00與天津的客戶談判與美國QEC公司的代表談合作公司大會議室長城飯店更改下午安排，分別