企業(yè)會計(jì)檔案管理規(guī)章制度情況

企業(yè)會計(jì)檔案管理規(guī)章制度情況

會計(jì)檔案作為企業(yè)檔案的重要組成局部,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、

合法權(quán)益，記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，企業(yè)需要建立

完善的會計(jì)檔案，這對企業(yè)的開展有很大幫助。下面愛匯的企業(yè)會

計(jì)檔案管理規(guī)章制度，供你參考。

一、會計(jì)人員要按照國家和上級關(guān)于會計(jì)憑證、會記賬簿、會

計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)方案、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)等會計(jì)資料，定期收

集，審查核對，立卷，編制目錄，裝訂成冊，由會計(jì)主管人員或指

定專人妥善保管。

二、查閱會計(jì)檔案，要嚴(yán)格辦事手續(xù)。本單位人員調(diào)閱會計(jì)檔

案，要經(jīng)會計(jì)主管人員同意，外單位人員猬閱會計(jì)檔案，要有正式

介紹信，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后要詳細(xì)登記調(diào)閱的

檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還

日期等。調(diào)閱人員一般不得將會計(jì)檔案攜帶外出，需要復(fù)制的，要

經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)同意。同時(shí)，認(rèn)真登記檔案查閱登記表，作存檔處

理。

三、會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，

查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行平安和保密制度，除法律規(guī)定的單位領(lǐng)導(dǎo)

同意外不得私自向外界提供或者泄露單位的會計(jì)信息。

四、會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起，

執(zhí)行建立單位會計(jì)檔案保管期限，即：會計(jì)憑證15年，銀行存款余

額調(diào)節(jié)表3年，現(xiàn)金、銀行日記賬25年，其他明細(xì)賬15年，涉及

外事的永久保管。會計(jì)報(bào)表5年，年度會計(jì)決算永久。會計(jì)清冊15

年，會計(jì)檔案清冊和銷毀清冊25年。

五、對保管期滿的會計(jì)檔案，應(yīng)按照會計(jì)檔案管理方法的規(guī)

定，由財(cái)政部門和檔案部門共同鑒定，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。對需

要銷毀的會計(jì)檔案，要填寫“會計(jì)檔案銷毀清冊”。

六、撤消、合并單位和建立單位完工后的會計(jì)檔案，應(yīng)根據(jù)不

同情況分別移交給并入單位，上級主管部門或主管部門指定的其他

單位接收保管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋單。

一、凡公司各個(gè)基層單位、部門在工作活動中形成的，具有查

考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定向本單位檔案管理部門移交，

集中管理，任何單位和個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。

二、各基層單位、部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視各自單位文件資料的管理和

檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負(fù)責(zé)監(jiān)視

和指導(dǎo)。

四、歸檔內(nèi)容

1、但凡反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價(jià)值的

原始文件材料（文字、圖表、聲像等）均屬歸檔范圍。

2、各基層單位、部門應(yīng)歸檔的文件材料。

3、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本單位工

作時(shí)有特殊保存價(jià)值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像

等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。

4、股東會、董事會、年度，作會議、總裁辦公會、工程論證

會、業(yè)務(wù)專題會議等重要會議的會議紀(jì)要、記錄的成套文件材料以

及會議形成的聲像材料等。

5、頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改

稿。

6、請示與批復(fù)文件。

7、年度工作方案、總結(jié)、參考價(jià)值的考察報(bào)告，重要工作匯

報(bào)材料等。

8、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報(bào)、記錄，外單位的

與公司有關(guān)的文件材料。

9、花名冊、員工個(gè)人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同（協(xié)

議）、制度，以及職務(wù)任免、職級評定、、等資源管理工作中形成的

文件材料。每年4月做歸檔封存。

10、財(cái)務(wù)預(yù)決算、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、相關(guān)財(cái)務(wù)往來協(xié)議、

合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。

11、組織機(jī)構(gòu)、人員編制，各基層單位、部門批準(zhǔn)執(zhí)行的規(guī)章

制度。

12、企業(yè)歷史沿革，包括企業(yè)簡介、大事記、反映企業(yè)重要活

動、事件的剪報(bào)、榮譽(yù)獎勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物宣傳

冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

13、月度（或季度）的'工作綜述、工程動態(tài)等文件材料的定

稿，編印的企業(yè)要聞、簡報(bào)等刊物的定稿和印本，出版物（企業(yè)報(bào)、

企業(yè)雜志等）的定稿、樣本。

14、解決法律糾紛問題形成的文件材料。

15、企業(yè)所有對外簽訂的各種合同、協(xié)議書。

16、固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。

17、在購置大型辦公設(shè)備中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、使

用說明書等設(shè)備資料。

18、審計(jì)、考核及承受上級單位檢查等活動中形成的重要文

件。

19、外單位與本企業(yè)的工作來往文件等。

五、歸檔要求

1、公司各基層單位、部門應(yīng)在每年三月底以前將上年度已辦

理完畢、

需歸檔的文件材料、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。

2、公司各基層單位、部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，在接收相

關(guān)文件后的3個(gè)工作日內(nèi)做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故

延期或不移交應(yīng)歸檔的文件材料。不能及時(shí)歸檔的，或無法原件存

檔的，要做出相應(yīng)說明。如因工作需要還需使用相關(guān)文件，應(yīng)按先

立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

六、檔案的鑒定與銷毀

1、行政管理部對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對于保存期限

已滿的檔案材料，提出存毀意見，經(jīng)企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定

進(jìn)行銷毀。

2、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。假

設(shè)按規(guī)定需要銷毀時(shí)，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，檔案

管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，經(jīng)報(bào)總裁批準(zhǔn)前方可銷毀。

七、檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需到

行政管理部填寫檔案借閱單，經(jīng)直接上級批準(zhǔn)前方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門主

管同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、機(jī)密檔案的借閱需經(jīng)總裁（或分管副總裁）批準(zhǔn)。

4、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理人員要及時(shí)時(shí)

歸還的檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，并在登記薄上注銷借用記錄。

5、借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案

外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)\須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批

準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過

十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行

政管理部視情況給予經(jīng)濟(jì)處分。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)

報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

9、公司人員崗位調(diào)動時(shí)，必須將借閱的檔案及時(shí)歸還。否那

么，專員有權(quán)拒絕辦理調(diào)崗手續(xù)。

第一章總那么第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會計(jì)檔

案管理制度，根據(jù)民銀行《銀行會計(jì)根本標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)意見》、《銀行

會計(jì)檔案管理方法》和《江蘇省農(nóng)村信用社會計(jì)檔案管理方法》，

結(jié)合我市農(nóng)村信用社實(shí)際情況，特制定本細(xì)那么。

第二條本細(xì)那么所指會計(jì)檔案是農(nóng)村信用社在業(yè)務(wù)經(jīng)營和財(cái)務(wù)

活動中形成的會計(jì)記錄和重要史料，是金融檔案的重要組成局部。

第三條聯(lián)社財(cái)務(wù)會計(jì)部門負(fù)責(zé)轄內(nèi)農(nóng)村信用社會計(jì)檔案的日常

檢查和管理，建立健全會計(jì)檔案的歸檔、，呆管、查閱、交接、銷毀

和保密制度。承受省聯(lián)社會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查。第二

章會計(jì)檔案的分類

第四條會計(jì)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告及其

他會計(jì)資料。

㈠會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑

證;

㈡會計(jì)賬簿類：總賬、各種分戶明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡

片賬、低值易耗品管理賬、附注賬簿、其他賬簿；

㈢財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、余額

表、附表、附注及文字說明；㈣其他類：銀行對賬單、各種登記

簿、會計(jì)檔案移交（保管、銷毀）清冊、機(jī)構(gòu)撤銷（合并）交接清冊、

房屋購建的契據(jù)、計(jì)算機(jī)運(yùn)行日志、客戶掛失申請書、聯(lián)行查詢、

查復(fù)書等。第三章會計(jì)檔案的歸檔

第五條會計(jì)檔案應(yīng)立卷，裝訂成冊，按照保管期限、類別和形

成時(shí)間進(jìn)行分類，編制會計(jì)檔案保管登記簿，以便查閱。采用非紙

介質(zhì)存儲會計(jì)檔案的，應(yīng)能滿足閱讀及打印要求。

第六條會計(jì)檔案歸檔的根本要求：

㈠分類組卷。

會計(jì)檔案立卷應(yīng)采用“年度/保管期限/檔案類別”的分類方

法。即先將同一年度形成的會計(jì)檔案按照保管期限分類，再將同一

期限的報(bào)表、賬簿、憑證等按類分開組卷并形成分類索引。㈡與裝

訂

1、會計(jì)憑證的與裝訂。憑證按日裝訂。憑證應(yīng)按照科目順序排

列，同科目按照先現(xiàn)金后轉(zhuǎn)賬順序排列，現(xiàn)金傳票按照收付順序排

列，轉(zhuǎn)賬傳票按照借貸順序排列，表外科目按照收付順序排列。憑

證過少的可將同一月份假設(shè)干日憑證（不得超過5日）按日順序合并

裝封，并用封面隔開；憑證過多的可分假設(shè)十冊裝訂。裝可成冊的憑

證應(yīng)在傳票封面上填明要素，編寫順序號，注明日期、保管期限及

檔案號，由裝訂人員和會計(jì)主管人員在加封處簽章。

2、會計(jì)賬簿的與裝訂。總賬按月分科目順序裝訂，分戶賬將電

腦打印分戶賬和手工記載分戶賬分開裝訂，分戶賬分科目、賬號按

年裝訂。在年度中間更換或結(jié)清的賬頁，應(yīng)按照賬號順序分科目妥

善保管，待年度終了統(tǒng)一裝訂。賬頁過多可分冊裝訂。裝訂成冊的

賬頁，要填寫“賬首”和“賬頁目錄”，另加封面、封底，在裝訂

處加封并登記封面，注明名稱、年度、保管期限、檔案號，由裝訂

人員和會計(jì)主管人員在加封處簽章。

3、會計(jì)報(bào)表的與裝訂。按日打印的報(bào)表按月分類裝訂，按月、

按季打印的資料以及結(jié)息和其他資料按年分類裝訂，另加封面、封

底，在裝訂處加封，登記封面，注明名稱、年度、保管期限、檔案

號，由裝訂人員和會計(jì)主管人員在加封處簽章。

4、不需連續(xù)記載的各種登記簿應(yīng)根據(jù)類別、使用年度和保管期

限，統(tǒng)一編列檔案號，作為相關(guān)年度的會計(jì)檔案歸檔。連續(xù)記載的

登記簿應(yīng)按啟用時(shí)間順序編號，作為永久性檔案統(tǒng)一編號歸檔。

㈢保存會計(jì)檔案資料的磁盤或其他介質(zhì)，也應(yīng)按照檔案資料的

“年度/保管期限/類別”加以分

類、編號、張貼標(biāo)簽并加裝介質(zhì)封套，注明檔案資料名稱、年

度、保管期限及檔案號，由經(jīng)辦人員在標(biāo)簽及介質(zhì)封套上簽章。

㈣會計(jì)檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實(shí)用、易于

保管的介質(zhì)保存。原始憑證、票據(jù)、合同、股金證等具有法律效力

的資料?，應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。

㈤其他會計(jì)檔案的與裝訂，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章會計(jì)檔案

的保管

第七條各單位當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后應(yīng)及時(shí)

收集歸檔保管。主管會計(jì)為兼職會計(jì)檔案管理員。檔案室應(yīng)到達(dá)

“五防”、“五無”的標(biāo)準(zhǔn)，即：防盜、防火、防潮、防塵、防有

害生物;無火患、無蟲蛀、無霉?fàn)€、無鼠咬、無失竊。磁介質(zhì)檔案保

管應(yīng)具備防磁條件，每年翻錄一次，實(shí)行雙備份異地分別保管。磁

介質(zhì)檔案應(yīng)打印出書面檔案裝訂保管。檔案室應(yīng)按規(guī)定建立健全各

類會計(jì)檔案管理登記簿。

第八條會計(jì)檔案的保管期限分為3年、5年、15年和永久保

管。會計(jì)檔案保管期限從會計(jì)檔案形成的次年1月1日算起，可以

延長，但不能縮短。

同一介質(zhì)上有不同保管期限會計(jì)檔案的，應(yīng)按最長期限保管。

同一會計(jì)檔案采用不同介質(zhì)保管的，至少應(yīng)有一種介質(zhì)的會計(jì)檔案

滿足保管期限的要求。

第九條存款人開設(shè)的銀行結(jié)算賬戶管理資料、會計(jì)電子化系統(tǒng)

開發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)作為會計(jì)檔案進(jìn)行管理。銀行結(jié)算賬戶管

理資料保管期限為該賬戶銷戶后10年，會計(jì)電子化系統(tǒng)開發(fā)和修改

的文檔資料保管期限為該系統(tǒng)停止使用或重大修改后5年。

第十條會計(jì)檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限對會計(jì)檔案分類

管理，逐項(xiàng)編號、登記，并及時(shí)入庫（柜）保管，確保會計(jì)檔案的完

整無缺。信用分社、儲蓄所、聯(lián)站的會計(jì)檔案納入管轄信用社保

管。會計(jì)檔案管理人員調(diào)動需辦理交接手續(xù)。出納人員不得兼管會

計(jì)檔案。第十一條會計(jì)檔案管理人員要定期檢查會計(jì)檔案，及時(shí)對

破損、變質(zhì)會計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理。

第十二條轄內(nèi)分支機(jī)構(gòu)關(guān)閉、撤銷、合并，所有會計(jì)檔案移交

承受社保管。

第十三條會計(jì)檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負(fù)責(zé)清點(diǎn)核

對，雙方負(fù)責(zé)人、監(jiān)交人在交接后簽章確認(rèn)，監(jiān)交人員由聯(lián)社財(cái)務(wù)

會計(jì)部門指派。涉及機(jī)構(gòu)合并、關(guān)閉、撤銷的檔案交接，應(yīng)經(jīng)聯(lián)社

稽核部門核對;分社、儲蓄所、聯(lián)站保管的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終

了后應(yīng)移交管轄信用社統(tǒng)一保管。第五章會計(jì)檔案的調(diào)（查）閱

第十四條嚴(yán)格遵守會計(jì)檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會計(jì)檔案

喪失和泄密。

內(nèi)部查閱會計(jì)檔案，應(yīng)由查閱人提出申請，經(jīng)聯(lián)社財(cái)務(wù)會計(jì)部

門及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可查閱。采用網(wǎng)絡(luò)形式查閱的，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行

有關(guān)控制制度。法律、法規(guī)授權(quán)部門調(diào)（查）閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有

效證件和縣以上主管部門的正式公函（文件），經(jīng)聯(lián)社主任或其授權(quán)

人批準(zhǔn)后，在檔案管理員陪同下調(diào)（查）閱。

調(diào)（查）閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制，但不得涂改、圈劃

會計(jì)檔案，不得將會計(jì)檔案拆封和借出。檔案管理員應(yīng)對調(diào)調(diào)（查）

閱情況進(jìn)行記錄，并由調(diào)（查）閱人簽字確認(rèn)。