2023生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)

生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)目 次前言 ii適用范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語(yǔ)和定義 1基本要求 2文件材料的形成與積累 2文件材料的整理 3文件材料的歸檔 5檔案的管理 5檔案的開(kāi)發(fā)與利用 6附錄A（規(guī)范性附錄）建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表 8附錄B（資料性附錄）案卷編目式樣 10附錄C（資料性附錄）建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)案卷歸檔移交清單格式 15附錄D（資料性附錄）建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)檔案銷毀清冊(cè)格式 16i生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)適用范圍（以下簡(jiǎn)稱生態(tài)環(huán)境部門的建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)檔案管理。其他部門、單位的建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)檔案管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。本標(biāo)準(zhǔn)不適用于核與輻射建設(shè)項(xiàng)目的生態(tài)環(huán)境保護(hù)檔案管理。規(guī)范性引用文件本標(biāo)準(zhǔn)引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T10609.3 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法GB/T11821 照片檔案管理規(guī)范GB/T11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范HJ9 生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則DA/T15 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T28 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范DA/T31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T38 CD-R、DVD-R、DVD+R技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T50 數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T69 紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范DA/T78 錄音錄像檔案管理規(guī)范術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。13.1建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)文件材料ecologicalandenvironmentalprotectiondocumentsofconstructionproject3.2建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)檔案 ecologicalandenvironmentalprotectionrecordsofconstructionproject具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)文件材料，以下簡(jiǎn)稱檔案。基本要求建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)檔案工作應(yīng)遵守國(guó)家檔案法律、法規(guī)，符合建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)實(shí)際需求，確保檔案真實(shí)、完整、可用和安全。檔案工作應(yīng)與建設(shè)項(xiàng)目管理同步，納入質(zhì)量保證體系、管理程序和崗位責(zé)任制等，實(shí)現(xiàn)從文件材料形成、整理到歸檔管理的全過(guò)程控制。生態(tài)環(huán)境部門的檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下簡(jiǎn)稱檔案部門）負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理，對(duì)本單位文件材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，認(rèn)真做好檔案的接收、管理、開(kāi)發(fā)利用等工作。文件材料承辦部門（承辦人）應(yīng)在本單位檔案部門的指導(dǎo)下，按照檔案管理要求全面收集、及時(shí)2文件材料承辦部門業(yè)務(wù)調(diào)整或人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須做好文件材料的清理交接工作。涉密文件材料、檔案的管理及開(kāi)發(fā)利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。文件材料的形成與積累文件材料承辦部門（承辦人）應(yīng)全面收集與積累建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)價(jià)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、運(yùn)（退役期ADA/T28有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的收集與積累應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成，聲像類電子文件及在單臺(tái)2JPGTIF3MB～10MB1200MPEG-2、MP4、、、MOV1080P。音頻應(yīng)采用MP3、48kHz16bit。珍貴且需永久保存的可收MXF格式文件。文件材料的整理整理的原則和要求文件材料整理應(yīng)遵循其形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)分類，合理組卷。文件材料整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。價(jià)值鑒定與密級(jí)（承辦人A年、10年。涉密文件材料的密級(jí)及保密期限照實(shí)標(biāo)注。工作秘密按照建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際需要進(jìn)行標(biāo)注。文件材料整理方法文件材料一般按照事由結(jié)合時(shí)間或重要程度的順序進(jìn)行組卷。卷內(nèi)每件文件材料的排序：一般印件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；復(fù)文在前，來(lái)文卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫件號(hào)及頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷，卷內(nèi)單面書寫的文件材料應(yīng)1案卷可整卷裝訂或以件為單位裝訂。以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件材料首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章，已裝訂成冊(cè)的文件材料不再裝訂。裝訂采用線裝法、變形材料裝訂法等方式，具體參照DA/T693方法參見(jiàn)GB/T10609.3。檔案的檔號(hào)按照各單位檔案分類方案給定，一般由全宗號(hào)、目錄號(hào)（或分類號(hào)、案卷號(hào)構(gòu)成。示例如下：XXXX-XX（或XXXX）-XXX案卷號(hào)（案卷排列順序）分類號(hào)（分類方案設(shè)定的類別代號(hào)）目錄號(hào)（案卷所屬目錄代碼）全宗號(hào)（向檔案館移交檔案時(shí)由檔案館給定）案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄以GB/T11822BB.1，案卷目錄BBB中B.4。在編制檔案目錄時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動(dòng)進(jìn)行分析、選擇、組織和記錄，以HJ9有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。卷內(nèi)文件材料應(yīng)去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裝裱技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。紙質(zhì)照片的照片、說(shuō)明等應(yīng)齊全。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)選擇其中具有（或一張（影像GB/T11821有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。錄像帶整理應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明該片的主要內(nèi)容（片名、語(yǔ)別、制式、放映時(shí)長(zhǎng)、規(guī)格、攝錄者、攝DA/T15有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的整理電子文件應(yīng)參照紙質(zhì)文件的整理方式，在擬制、辦理或收集過(guò)程中完成分類、排序、命名、存GB/T18894有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件命名應(yīng)符合相關(guān)規(guī)則，體現(xiàn)電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)擬制的應(yīng)由業(yè)電子文件承辦部門（承辦人）負(fù)責(zé)對(duì)電子文件信息包進(jìn)行準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性檢驗(yàn)，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體的內(nèi)容是否一致等。4數(shù)碼照片應(yīng)使用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件進(jìn)行整理，不得對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容EXIFDA/T50有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。音像電子文件在保證真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過(guò)轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將電DA/T78有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。存儲(chǔ)電子檔案的裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、類別號(hào)、案卷起止號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等。文件材料的歸檔歸檔時(shí)間6月底前完成。2個(gè)月內(nèi)完成。歸檔份數(shù)一般歸檔1份，重要的、使用頻繁的和有專門需要的可酌情增加份數(shù)。歸檔手續(xù)歸檔文件材料收集、整理完畢后，由承辦部門（承辦人）填寫歸檔移交清單，經(jīng)檔案部門審核C。電子文件的歸檔移交可采用在線或離線方式。采取在線方式移交時(shí)，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)包含符合要GB/T18894填寫《電子檔案的管理檔案的保管與統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)房應(yīng)符合防盜、防火、防潮、防水、防塵、防高溫、防紫外線照射、防有害生物（霉、蟲(chóng)、鼠）的要求，并配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。檔案部門應(yīng)建立檔案庫(kù)房管理制度，加強(qiáng)日常庫(kù)房管理。入庫(kù)檔案可采取分類排架和流水排架，或分類、流水綜合排架，依次排放。磁帶、磁盤和光盤DA/T78的規(guī)定執(zhí)行。定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面檢查，調(diào)試庫(kù)房溫度、濕度，及時(shí)對(duì)破損或者變質(zhì)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修5復(fù)。定期對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢測(cè)，光盤參數(shù)不滿足DA/T38規(guī)定或硬磁盤等出現(xiàn)異常情況時(shí)，應(yīng)立即實(shí)施原載體和離線備份載體轉(zhuǎn)換或更新，建立管理臺(tái)賬并歸檔保存。在計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，應(yīng)將電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整和在新環(huán)境中完全兼容。DA/T31有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，根據(jù)本單位實(shí)際管理需要對(duì)檔案構(gòu)成情況、質(zhì)量情況、鑒定情檔案保管期滿的處置生態(tài)環(huán)境部門應(yīng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的應(yīng)重新劃定保管期限，確無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。未履行鑒定和審批手續(xù)，嚴(yán)禁銷毀。生態(tài)環(huán)境部門應(yīng)成立檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定工作，鑒定工作小組由單位主管領(lǐng)導(dǎo)或總工程師、辦公廳（室）負(fù)責(zé)人、承辦部門負(fù)責(zé)人及承辦人、檔案部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人等組成。鑒定工作結(jié)束后，鑒定工作小組應(yīng)編制鑒定工作報(bào)告，編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)報(bào)請(qǐng)D。銷毀工作由檔案部門組織實(shí)施，保密部門與文件材料承辦部門派員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場(chǎng)所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)確保從在線檔案的補(bǔ)充檔案補(bǔ)充后，檔案部門應(yīng)對(duì)需要調(diào)整保管期限和密級(jí)的案卷或文件材料重新標(biāo)識(shí)。檔案的開(kāi)發(fā)與利用檔案部門應(yīng)采取多種形式，為利用者提供檔案信息服務(wù)。檔案部門應(yīng)建立健全檔案借閱利用制度，根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)6字副本代替檔案原件提供利用，檔案原件原則上不帶出檔案室。檔案部門應(yīng)積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，并根據(jù)工作實(shí)際需要，對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行綜合加工和深度開(kāi)發(fā)，為生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作提供服務(wù)。7附錄A（規(guī)范性附錄）建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表表A.1 建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表建設(shè)項(xiàng)目工作階段文件材料名稱保管期限一、環(huán)境影響評(píng)價(jià)階段1.環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件，主要包括：環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件、公眾參與說(shuō)明等永久2.環(huán)境影響評(píng)價(jià)技術(shù)評(píng)估文件，主要包括：專家評(píng)審材料（家組名單、與會(huì)人員名單、專家意見(jiàn)表、專家組意見(jiàn)、技術(shù)評(píng)估報(bào)告等永久3.環(huán)境影響評(píng)價(jià)審批（備案）文件，主要包括：申請(qǐng)書，申請(qǐng)材料接收憑備案回執(zhí)減方案的審核（初審）意見(jiàn)永久二、設(shè)計(jì)階段1.入河排污口審核文件，主要包括：入河排污口設(shè)置論證報(bào)告、專家評(píng)審材料、準(zhǔn)予行政許可決定書等永久2.入海排污口備案文件，主要包括：入海排污口設(shè)置論證報(bào)告、專家評(píng)審材料、備案回執(zhí)等永久三、施工階段施工期生態(tài)環(huán)境保護(hù)管理形成的文件10年四、竣工階段1.固定污染源自動(dòng)監(jiān)控（監(jiān)測(cè)）設(shè)備竣工環(huán)保驗(yàn)收的相關(guān)文件永久2.突發(fā)環(huán)境事件應(yīng)急預(yù)案?jìng)浒肝募饕ǎ和话l(fā)環(huán)境事件應(yīng)急預(yù)案、意見(jiàn)、突發(fā)環(huán)境事件應(yīng)急預(yù)案?jìng)浒副淼?0年3.危險(xiǎn)廢物經(jīng)營(yíng)許可證申領(lǐng)、延續(xù)、變更、注銷等文件，主要包括：申請(qǐng)查意見(jiàn)、審批文件等10年竣工環(huán)保驗(yàn)收文件，主要包括：驗(yàn)收監(jiān)測(cè)（調(diào)查）報(bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)、其永久五、運(yùn)行階段1.日常管理文件，主要包括：環(huán)境管理臺(tái)賬，工業(yè)固體廢物申報(bào)材料，危日常維護(hù)記錄單、隱患排查臺(tái)賬、隱患整改方案、隱患整改臺(tái)賬、有毒有害物質(zhì)年度排放情況、有毒有害物質(zhì)地下儲(chǔ)罐信息備案材料等10年2.固體廢物跨省轉(zhuǎn)移行政許可相關(guān)文件10年3.電子廢物污染防治，化學(xué)品首次進(jìn)口及有毒化學(xué)品進(jìn)出口環(huán)境管理，新化學(xué)物質(zhì)環(huán)境管理相關(guān)文件30年4.廢水、廢氣、噪聲監(jiān)督檢查監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，土壤污染重點(diǎn)監(jiān)管單位土壤監(jiān)督檢查監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，地下水污染防治重點(diǎn)排污單位地下水監(jiān)督檢查監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)10年5.清潔生產(chǎn)審核報(bào)告及專家評(píng)審材料永久6.環(huán)境影響后評(píng)價(jià)報(bào)告、評(píng)審材料及備案意見(jiàn)等永久8續(xù)表建設(shè)項(xiàng)目工作階段文件材料名稱保管期限六、關(guān)停后1.建設(shè)用地土壤污染狀況調(diào)查報(bào)告、評(píng)審材料及備案文件永久2.建設(shè)用地土壤污染風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、評(píng)審材料及備案文件永久3.建設(shè)用地土壤修復(fù)方案、評(píng)審材料及備案文件永久4.風(fēng)險(xiǎn)管控效果評(píng)估報(bào)告、評(píng)審材料及備案文件永久5.土壤修復(fù)效果評(píng)估報(bào)告、評(píng)審材料及備案文件永久（退役期建設(shè)項(xiàng)目封場(chǎng)環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件及審批（備案）文件永久注：不涉及的文件材料可不予歸檔。9附錄B（資料性附錄）案卷編目式樣案卷編目式樣見(jiàn)圖B.1～B.4。10單位為mm圖B.1 案卷封面式樣11單位為mm圖B.2 案卷目錄式樣12單位為mm圖B.3 卷內(nèi)目錄式樣13HJ8.3—2023單位為mm圖B.4 卷內(nèi)備考表式樣14附錄C（資料性附錄）建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境保護(hù)案卷歸檔移交清單格式建設(shè)項(xiàng)目生態(tài)環(huán)境