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文檔簡(jiǎn)介
商務(wù)溝通方法與技能復(fù)習(xí)
第一章學(xué)生成長(zhǎng)檔案
1,溝通的主要形式有:()
2,()和()是實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源最優(yōu)配置的兩個(gè)關(guān)鍵技能。
3,()是商務(wù)溝通的核心。
4,有效時(shí)間管理的步驟:
5,質(zhì)量時(shí)間的特征:
第2章商務(wù)溝通的重要性
1,采用任何方法向他人傳遞信息,稱()B
A編碼B溝通C接收D反饋
2,干擾信息傳遞的任何情況,稱()C
A編碼B溝通C噪音D反饋
3,溝通是個(gè)()的過(guò)程。B
A單向B雙向C反饋D傳遞
4,某人有一個(gè)想法或者作出一個(gè)決策,告知其他人,然后接收者作出反應(yīng),這
是()C
A決策B溝通C反饋D談判
5,有效的商務(wù)溝通,只有在有()的情況下才能成功。B
A決策B溝通C反饋D談判
6,通過(guò)()可以傳遞信息。A
A語(yǔ)言B空氣C行為D符號(hào)
7,溝通需要用到的基本技能是()C
A聽(tīng)B畫(huà)C說(shuō)D讀E寫(xiě)
8,商務(wù)溝通包括()
A與員工溝通B與管理者溝通C與公司客戶溝通D與供應(yīng)商溝通
E與為本公司服務(wù)的咨詢機(jī)構(gòu)溝通
9,與組織內(nèi)部人員溝通稱為()
A內(nèi)部溝通B外部溝通C人事溝通D后勤溝通
1(),企業(yè)組織的利益相關(guān)者有()
A員工B股東C顧客D供應(yīng)商E當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)F不相關(guān)的外地社區(qū)G
政府
11,沒(méi)有他們就不能生產(chǎn)和銷售,不能提供商品或服務(wù),就不可能有任何商業(yè)活
動(dòng)。他們是()
A員工B顧客C股東D政府E當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)F供應(yīng)商
12,他們?yōu)楣咎峁┵Y木,他們對(duì)紅利的要求是公司的重要驅(qū)動(dòng)力。他們是()
A員工B顧客C股東D政府E當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)F供應(yīng)商
13,沒(méi)有他們,公司就沒(méi)有銷售額,也無(wú)法生存。他們是()
A員工B顧客C股東D政府E當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)F供應(yīng)商
14,沒(méi)有他們,公司就不能提供自己的商品和服務(wù)。他們是()
A員工B顧客C股東D政府E當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)F供應(yīng)商
15,企業(yè)在當(dāng)?shù)亟?jīng)營(yíng),公司有責(zé)任確保他們的行為不會(huì)過(guò)分影響的是()
A員工B顧客C股東D政府E當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)F供應(yīng)商
16,對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)有重大影響,公司的經(jīng)營(yíng)必須按照他的指令行為。他是()
A員工B顧客C股東D政府E當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)F供應(yīng)商
17,員工把公司出現(xiàn)問(wèn)題反映給相關(guān)管理者。這是()
A內(nèi)部溝通B外部溝通C人事溝通D后勤溝通
18,公司與供應(yīng)商談判,屬于()
A內(nèi)部溝通B外部溝通C人事溝通D后勤溝通
19,下列屬于溝通類型的是()
A內(nèi)部溝通B外部溝通C人事溝通D后勤溝通
20,溝通過(guò)程存在的許多阻礙因素,這叫()
A物理障礙B溝通障礙C內(nèi)部系統(tǒng)D語(yǔ)言障礙
21,物理障礙包括()
A干擾B距離C不良設(shè)備D員工短缺E不良的工作環(huán)境
22,在馬路邊打電話,由于噪聲太大無(wú)法溝通,這是由于()造成溝通障礙。
A干擾B距離C不良設(shè)備D員工短缺E不良的工作環(huán)境
23,人們?cè)诓煌霓k公室,或者位于不同的建筑物,甚至在不一樣的地方,那么,
意味著溝通方式的選擇就會(huì)減少。這是由()造成的。
A干擾B距離C不良設(shè)備D員工短缺E不良的工作環(huán)境
23,過(guò)于陳舊的電話造成溝通不暢,這是屬于()造成的。
A干擾B距離C不良設(shè)備D員工短缺E不良的工作環(huán)境
24,沒(méi)有足夠可用的員工來(lái)盡快發(fā)出和接收信息,這是由于()的物理障礙。
A干擾B距離C不良設(shè)備D員工短缺E不良的工作環(huán)境
25,辦公室照明不夠,這屬于()
A干擾B距離C不良設(shè)備D員工短缺E不良的工作環(huán)境
26,造成內(nèi)部系統(tǒng)溝通障礙的有()
A距離B無(wú)效的溝通系統(tǒng)C不清晰的組織結(jié)構(gòu)D缺乏培訓(xùn)E監(jiān)管不足F
角色不明
G缺乏積極性
27,由于信息系統(tǒng)落后導(dǎo)致溝通不暢,這是屬于()
A距離B無(wú)效的溝通系統(tǒng)C不清晰的組織結(jié)構(gòu)D缺乏培訓(xùn)E監(jiān)管不足F
角色不明
G缺乏積極性
28,公司出現(xiàn)問(wèn)題,員工不知道該向誰(shuí)反映,這是屬于()導(dǎo)致的溝通不暢。
A距離B無(wú)效的溝通系統(tǒng)C不清晰的組織結(jié)構(gòu)D缺乏培訓(xùn)E監(jiān)管不足F
角色不明
G缺乏積極性
29,員工沒(méi)有按公司報(bào)告結(jié)構(gòu)要求撰寫(xiě)報(bào)告,這是屬于()造成的溝通不暢。
A距離B無(wú)效的溝通系統(tǒng)C不清晰的組織結(jié)構(gòu)D缺乏培訓(xùn)E監(jiān)管不足F
角色不明
G缺乏積極性
3(),如果一個(gè)員工不知道自己被期望做什么,對(duì)自己的職責(zé)也不清楚,就不能進(jìn)
行有效的溝通。這是因?yàn)椋ǎ?/p>
A距離B無(wú)效的溝通系統(tǒng)C不清晰的組織結(jié)構(gòu)D缺乏培訓(xùn)E監(jiān)管不足F
角色不明
G缺乏積極性
31導(dǎo)致員工成為溝通障礙的原因有()
A個(gè)人背景B語(yǔ)言障礙C行業(yè)術(shù)語(yǔ)D受教育差異E個(gè)人觀點(diǎn)
F超負(fù)荷G誤解H意外或故意歪曲
32,簡(jiǎn)答:如何克服溝通障礙?
33,信息由發(fā)出者到接收者的傳遞過(guò)程是()
A內(nèi)部溝通B外部溝通C溝通過(guò)程D溝通障礙
34,所有對(duì)組織事務(wù)感興趣的個(gè)體,是()
A對(duì)話B行業(yè)術(shù)語(yǔ)C利益相關(guān)者D溝通障礙
35,()是指組織內(nèi)部成員之間的信息傳遞。
A內(nèi)部溝通B外部溝通C溝通過(guò)程D溝通障礙
36,()是指向組織外部利益相關(guān)者的信息傳遞。
A內(nèi)部溝通B外部溝通C溝通過(guò)程D溝通障礙
37,任何阻礙信息流動(dòng)的因素,是()
A溝通障礙B行業(yè)術(shù)語(yǔ)C超負(fù)荷D溝通過(guò)程
38,()指任何干擾信息流從發(fā)送者到接收者的阻礙因素。
A行業(yè)術(shù)語(yǔ)B噪音C溝通障礙D溝通過(guò)程、
39,()指?jìng)€(gè)人大量承擔(dān)達(dá)到一定極限,已經(jīng)不能應(yīng)付任何再多一點(diǎn)的工作狀
態(tài)。
A利益相關(guān)者B噪音C對(duì)話D超負(fù)荷
40,()指雙向溝通的過(guò)程,這樣發(fā)送者和接送者都可以直接聯(lián)系。
A溝通B對(duì)話C反饋D噪音
41,行業(yè)或?qū)I(yè)內(nèi)經(jīng)常使用的詞匯,是一般大眾很難理解的。指()
A內(nèi)部溝通B外部溝通C單向溝通D行業(yè)術(shù)語(yǔ)
42,信息接收者通過(guò)回復(fù)發(fā)送者的信息來(lái)作出回應(yīng)。指()
A溝通B對(duì)話C反饋D噪音
答案:
124610
BCECCACDACDEABCDEAABCDEG
11121314151617181920
ACBFED\BABB
21222324252627282930
ABCDEAB;CDEABCDEFGBCDF
313233343536373839
ABCDEFGHP36-38CCABABD
404142
BDC
43,討論:企業(yè)內(nèi)部、外部溝通對(duì)象各有哪些?
44,討論:學(xué)校內(nèi)部、外部溝通對(duì)象各有哪些?
45,討論:企業(yè)組織與供應(yīng)商、客戶、經(jīng)銷商、投資者可能溝通內(nèi)容各是什么?
【復(fù)習(xí)要點(diǎn)】
理論部分
第2章商務(wù)溝通的重要性
2.1溝通的定義:通過(guò)語(yǔ)言、符號(hào)和行為傳遞或者交換信息、想法和情感。
溝通的模型(簡(jiǎn)單的和帶有反饋的)
2.2溝通的對(duì)象:?jiǎn)T工、股東、顧客、供應(yīng)商、當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)、政府
內(nèi)部利益相關(guān)者與外部利益相關(guān)者
內(nèi)部溝通與外部溝通的定義
舉例說(shuō)明有效溝通的重要性和必要性
★2.3溝通障礙(注意辨析)
物理障礙:干擾、距離、不良的設(shè)備、員工短缺、不良的工作環(huán)境
內(nèi)部系統(tǒng):距離、無(wú)效的溝通系統(tǒng)、不清晰的組織結(jié)構(gòu)、缺乏培訓(xùn)、監(jiān)管不足、
角色不明、缺乏積極性
員工:個(gè)人背景(宗教、所接受的教育、家庭、法律系統(tǒng)、經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)、玫治
系統(tǒng)、口頭語(yǔ)言和非語(yǔ)言、文化)、語(yǔ)言障礙、行業(yè)術(shù)語(yǔ)的使用、受
教育的差異、個(gè)人觀點(diǎn)、超負(fù)荷、誤解、意外或故意歪曲
☆2.4克服溝通障礙(應(yīng)對(duì)策略)
考慮接收者需要和理解能力
確保清晰地報(bào)告
簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)信息
避免使用行業(yè)術(shù)語(yǔ)
使用不止一個(gè)溝通系統(tǒng)
鼓勵(lì)對(duì)話
縮短溝通鏈
確保反饋
第3章溝通的方法和路徑
3.1單項(xiàng)和雙向溝通渠道定義及對(duì)應(yīng)的組織形式
3.2正式和非正式溝通渠道的定義及特征
★3.3溝通的方向
下行溝通,正式溝通系統(tǒng)的主要構(gòu)成部分,主要目的是給出明確的指令
潛在的問(wèn)題:命令鏈太長(zhǎng),溝通速度變慢;命令鏈中有人不在,系統(tǒng)將停止運(yùn)轉(zhuǎn);
很容易產(chǎn)生錯(cuò)誤和誤解:由上而下,沒(méi)有反饋
主要形式:簡(jiǎn)報(bào)小組、員工會(huì)議、公告等
上行溝通,從工作中較低級(jí)別的群體向較高級(jí)別群體傳遞信息,非正式
主要形式:聯(lián)合咨詢委員會(huì)、建議體制、工會(huì)渠道、申訴程序、紀(jì)律程序等
門(mén)戶開(kāi)放政策
橫向溝通,組織內(nèi)部從部門(mén)到部門(mén)
主要形式:跨部門(mén)委員會(huì)、特別項(xiàng)目組、協(xié)調(diào)委員會(huì)等
★3.4溝通網(wǎng)絡(luò)(結(jié)構(gòu)圖、辨析)
鏈?zhǔn)?,下行溝通,科層?/p>
“Y”式,中心人物,可能會(huì)阻礙群體內(nèi)所有成員的對(duì)話,等級(jí)結(jié)構(gòu)
輪式,高度中央集權(quán)的渠道,依賴于中心人物的能力,解決問(wèn)題最快的途徑
環(huán)式,沒(méi)有中心人物,難以形成有效地決策
全通道式,每個(gè)人都能彼此溝通,能快速達(dá)成一致意見(jiàn)
非書(shū)面溝通部分
第4章口頭溝通
4.1口頭溝通的方式
口頭溝通就是人們相互交談,這意味著接受者必須聽(tīng)到信息、理解信息,然后對(duì)
信息進(jìn)行評(píng)價(jià)以做出決策,最后做出反饋。
面對(duì)面交流,組織中常見(jiàn)的傳遞信息的方式,正式會(huì)議和非正式會(huì)面
電話交流,內(nèi)部和外部溝通,可以節(jié)省大量時(shí)間
★明確的規(guī)定或是相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)(接電話、打電話)
非正式會(huì)面,偶遇并開(kāi)始交談、臨時(shí)討論某事,很少有會(huì)議議程,很少有會(huì)議記
錄,小道消息或者傳聞
面談和其他正式會(huì)議,提前以書(shū)面形式通知與會(huì)者,有會(huì)議議程,召開(kāi)正式會(huì)議
的理由
半正式會(huì)議,開(kāi)放式討論,☆指導(dǎo)原則
★4.2影響口頭溝通的因素
說(shuō)話的語(yǔ)氣,表情、強(qiáng)調(diào)、含義和趣味
★什么都沒(méi)說(shuō),或者說(shuō)得很少:對(duì)談話主題頗感不適,正竭力思考以作出
合適的回應(yīng),處于禮貌,沒(méi)有表明真實(shí)的
觀點(diǎn)
語(yǔ)言,為聽(tīng)眾所理解的語(yǔ)言,使用合適的語(yǔ)言,地方口音,措辭恰當(dāng)
傾聽(tīng)技巧,聽(tīng)到說(shuō)什么、聽(tīng)懂語(yǔ)言、理解說(shuō)話時(shí)的語(yǔ)氣、使用的術(shù)語(yǔ)
★檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn):能夠完全理解他人實(shí)際說(shuō)了什么
★提問(wèn)、記錄所說(shuō)的話、理解講話人說(shuō)話的真正含義
提問(wèn)方式,開(kāi)放式提問(wèn)、封閉式提問(wèn)、提問(wèn)技巧的好處
★有效闡述觀點(diǎn),準(zhǔn)備、吸引聽(tīng)眾對(duì)講話人的關(guān)注、傳遞信息、檢查聽(tīng)眾是否已
理解你所傳遞的信息
輔助語(yǔ)言,說(shuō)話的語(yǔ)氣和表情
元信息溝通,溝通中沉默的重要性
暫緩判斷,產(chǎn)生的九個(gè)主要原因
信息分析
第5章非語(yǔ)言溝通
5.1個(gè)人外表
穿著,姿勢(shì),舉止習(xí)慣,自信
5.2肢體語(yǔ)言
積極的肢體語(yǔ)言:適當(dāng)?shù)哪抗饨佑|,微笑,放松的姿勢(shì),身體略向前傾
消極的肢體語(yǔ)言:,缺乏目光接觸,缺少微笑,彎腰駝背,雙臂交叉,緊張的外
表,將身體避開(kāi)講話人
5.3工作環(huán)境下的非語(yǔ)言溝通
接待員、接待區(qū)域、電梯、會(huì)見(jiàn)者
★書(shū)面溝通部分
★第6章書(shū)面商務(wù)文件一內(nèi)部溝通文件
內(nèi)部溝通文件的定義和要求
重點(diǎn)掌握格式、要素,學(xué)會(huì)應(yīng)用
6.1備忘錄
要求:簡(jiǎn)短
公司內(nèi)部傳閱
要素:組織名稱、文種名稱、發(fā)件人、收件人、主題、發(fā)送日期
格式要求
6.2會(huì)議議程
正式的會(huì)議,一位主席主持、一位秘書(shū)記錄
要素:公司名稱、與會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)
內(nèi)容的次序:
缺席人員致歉
對(duì)上次會(huì)議記錄的確認(rèn)(提出質(zhì)疑)
討論上次會(huì)議尚未解決的問(wèn)題
上次會(huì)議執(zhí)行的結(jié)果
其他需要討論的議題
其他事項(xiàng)
確定下一次會(huì)議時(shí)間
格式要求(簡(jiǎn)略)
6.3會(huì)議記錄
概括討論的要點(diǎn),存檔供以后參考
標(biāo)準(zhǔn)格式
要素:公司名稱、參加會(huì)議的特定人群、會(huì)議舉行的時(shí)間和地點(diǎn)、參加會(huì)議的人
員
主耍內(nèi)容:
缺席人員致歉
對(duì)上次會(huì)議記錄的確認(rèn)(提出質(zhì)疑)
討論上次會(huì)議記錄所提出的問(wèn)題
討論新的議題
其他事項(xiàng)
下次會(huì)議的日期和時(shí)間
注意會(huì)議主席的作用
6.4報(bào)告
報(bào)告是涵蓋一個(gè)特定主題的正式的書(shū)面溝通形式,通常為內(nèi)部使用
報(bào)告是形成決策的依據(jù),通常應(yīng)用于:
以標(biāo)準(zhǔn)格式記錄工作中的意外或因病缺勤等情況
提交某些調(diào)查研究的結(jié)果,并建議后續(xù)行動(dòng)
評(píng)估政策變更的可能性
報(bào)告應(yīng)簡(jiǎn)潔、清晰、合乎邏輯
要素:標(biāo)題頁(yè)(組織名稱、作者姓名、職位、主題)、目錄、執(zhí)行摘要、授權(quán)范
圍、程序、研究結(jié)果、結(jié)論、建議、附錄
6.5通告
告知某些事宜,不應(yīng)用于批評(píng)或評(píng)論
時(shí)效
6.6企業(yè)內(nèi)部刊物
傳播企業(yè)信息的一種方式
有效的企業(yè)內(nèi)部刊物的特點(diǎn):
設(shè)置專注于員工事宜的板塊
關(guān)注運(yùn)動(dòng)及社交
設(shè)置討論區(qū)
關(guān)注公司未來(lái)可能發(fā)生的變化等
★第7章書(shū)面商務(wù)文件一外部溝通文件
外部溝通文件的定義
重點(diǎn)掌握格式、要素,學(xué)會(huì)應(yīng)用
7.1致意便條
一般只包含公司名稱及一條禮節(jié)性短信
格式要求
7.2商務(wù)信函
商務(wù)信函的用途及三種原因
好的商務(wù)信函的標(biāo)準(zhǔn):清楚簡(jiǎn)潔、具體和特定、準(zhǔn)確和完整、禮貌而得體、及時(shí)
處理
基本內(nèi)容:公司名稱、地址及電話號(hào)碼、公司標(biāo)志、歸檔號(hào)、收件人姓名及地址、
日期、問(wèn)候詞、標(biāo)題、內(nèi)容的編排、恭敬的結(jié)尾方式、寫(xiě)信人的簽名、
姓名的印刷體、說(shuō)明其他情況
7.3商業(yè)計(jì)劃
制定原因
包含要件:解釋商業(yè)構(gòu)想、潛在市場(chǎng)、競(jìng)爭(zhēng)者及其優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì),如何應(yīng)對(duì)、產(chǎn)品
或服務(wù)的成本、資本方面的信息、個(gè)人背景、資質(zhì)和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、準(zhǔn)備投入的資金
規(guī)模、資金數(shù)量及償還計(jì)劃、所能提供的貸款抵押、財(cái)務(wù)預(yù)算,月現(xiàn)金流
★五個(gè)關(guān)鍵部分:經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、銷售與市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)、資源需求、資金支持方面
的數(shù)據(jù)
7.4年度報(bào)告
利潤(rùn)表
資產(chǎn)負(fù)債表
年度報(bào)告的特定事項(xiàng)
☆第8章視覺(jué)溝通
★各種圖標(biāo)的特點(diǎn)及應(yīng)用
表格,涉及大量數(shù)據(jù)的情形
條形圖,說(shuō)明給定時(shí)點(diǎn)上一組特定數(shù)據(jù)中所有類別的情況、分量條形圖
柱狀圖,借助條形描述各變量數(shù)據(jù)的一種方式
曲線圖/線形圖,兩個(gè)變量之間的關(guān)系,即特定變量的值隨另一個(gè)變量的值變化
的規(guī)律。
統(tǒng)計(jì)地圖
相形圖
餅狀圖
散點(diǎn)圖
表格重構(gòu)
Z形圖
【2006年試題】
CW電子公司
CW電子公司是座落在北京高技術(shù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)一家大型電子公司,在過(guò)去五年
中增長(zhǎng)尤其迅速,目前正尋求向西方國(guó)家拓展的途徑,以增強(qiáng)公司競(jìng)爭(zhēng)力,從而
使公司成為從電話到計(jì)算機(jī)尖端設(shè)備等各種電子產(chǎn)品的市場(chǎng)主導(dǎo)者。
最近,CW公司做了大量調(diào)研,以尋求在中國(guó)國(guó)內(nèi)以及向國(guó)外進(jìn)一步增長(zhǎng)的
途徑。經(jīng)反復(fù)考慮,公司的董事會(huì)達(dá)成協(xié)議:通過(guò)收購(gòu)其他企業(yè)促進(jìn)本公司的發(fā)
展。
CW公司認(rèn)為歐美國(guó)家有很大的發(fā)展?jié)摿?,所以決定在這些國(guó)家中選定一家
公司收購(gòu)。
最近,CW公司的董事們對(duì)美國(guó)一家大型企業(yè)A-Line電子公司很感興趣。
A-Line公司創(chuàng)建于1920年,是一家超大規(guī)模的西方電子產(chǎn)品市場(chǎng)的主導(dǎo)供應(yīng)商,
目前是CW公司的主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。
兩家公司的董事會(huì)最近進(jìn)行了初步的接觸。四周后CW公司將組織一個(gè)由董事
和顧問(wèn)組成的代表團(tuán)訪問(wèn)美國(guó)的A-Line公司,考察其工廠,了解該公司的經(jīng)營(yíng)
范圍、發(fā)展?jié)摿?,從而初步判斷CW公司能否通過(guò)A-Line公司在全球市場(chǎng)獲得
成功。
假設(shè)你是CW公司首席執(zhí)行官哈里?秦先生的個(gè)人助理,他要求你幫助他準(zhǔn)備
這次訪問(wèn)的有關(guān)事宜。他將會(huì)晤A(yù)-Line公司的首席執(zhí)行官阿蘭?伯恩漢姆-布朗
先生。
作為這次訪問(wèn)的一部分內(nèi)容,秦先生將主持一系列重要會(huì)議,并在會(huì)上做演講。
他關(guān)心的是要在演講中舉止得當(dāng),給聽(tīng)眾留下良好印象,而準(zhǔn)備演講從來(lái)都不是
他的強(qiáng)項(xiàng),所以他往往把這類工作交給你。然而,考慮到訪問(wèn)過(guò)程中可能遇到的
各種情況,一些演講必須等他到了美國(guó)參觀時(shí)才能做準(zhǔn)備。
他知道你曾在美國(guó)旅行和生活多年。雖然他也去過(guò)一次,但不太熟悉那里的文化,
而他很在意給人留下良好印象。
根據(jù)案例回答
在訪問(wèn)A-Line電子公司期間,秦先生必須安排一系列非常重要的會(huì)議。由于你
沒(méi)有陪同訪美,所以請(qǐng)你告訴他會(huì)議準(zhǔn)備的要點(diǎn)。
1.由于這些會(huì)議非常重要,所以有必要做好會(huì)議記錄。向秦先生解釋做會(huì)議記錄
的重要性的四個(gè)理由。
秦先生讓你邀請(qǐng)董事會(huì)參加有關(guān)訪問(wèn)A-Line電子公司的情況介紹會(huì)。
2.寫(xiě)一份備忘錄給全體董事會(huì)成員,通知他們秦先生希望他們參加會(huì)議。備忘錄
中的會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)等細(xì)節(jié)由你確定。
3.在訪美之前,秦先生讓你請(qǐng)一位董事會(huì)成員準(zhǔn)備一份關(guān)于CW電子公司財(cái)務(wù)狀
況的報(bào)告。告知這位董事會(huì)成員正式報(bào)告的結(jié)構(gòu)及其各部分的內(nèi)容。
4.根據(jù)案例中的信息,寫(xiě)一封信給A-Line電子公司的首席執(zhí)行官阿蘭?伯恩漢
姆-布朗先生,確認(rèn)2006年7月30日中國(guó)代表團(tuán)的訪問(wèn)事宜。
5.給出兩種介紹財(cái)務(wù)信息的視覺(jué)輔助手段,并解釋其用途和好處。
6.列出你在與一位商務(wù)同事交談時(shí)可以表現(xiàn)出的五種傾聽(tīng)行為。
【2(X)7年試題】
假設(shè)你是一家位于北京市M心的電子產(chǎn)品零售商——“e_city(電子城)”的
商務(wù)交流經(jīng)理。由于消費(fèi)者對(duì)電子設(shè)備產(chǎn)品需求的不斷增加,公司業(yè)務(wù)在過(guò)去三
年有了大幅度的增長(zhǎng),原有的那些店鋪已經(jīng)不能滿足需要。此外,公司需要更多
的銷售人員和主管,以便延長(zhǎng)營(yíng)業(yè)時(shí)間,方便更多顧客的光顧。
為了解決這些問(wèn)題,公司總經(jīng)理常先生在中關(guān)村電子街找到了新店鋪。中關(guān)
村電子街是北京最有名的街之一,設(shè)有數(shù)百家計(jì)算機(jī)商店。
常先生不僅想遷移店鋪,而且希望通過(guò)創(chuàng)新和改變公司目前的經(jīng)營(yíng)方式,使
公司的業(yè)務(wù)在價(jià)格和交貨方面更具競(jìng)爭(zhēng)力,并且適應(yīng)那些要求全天候購(gòu)物的頤客
不斷變化的需要。他還打算延長(zhǎng)零售店的營(yíng)業(yè)時(shí)間,推出一項(xiàng)名為“e_city電子
產(chǎn)品在線’’的新因特網(wǎng)業(yè)務(wù)。他希望這些靈活多樣的選擇能夠促進(jìn)顧客購(gòu)買(mǎi)。
“e-city電子產(chǎn)品在線”不僅銷售電子設(shè)備,包括電視機(jī)、電話機(jī)、計(jì)算機(jī)和
諸如MP3播放機(jī)和iPods等音樂(lè)播放設(shè)備,同時(shí)也銷售軟件、各種附件和一系
列增值產(chǎn)品,如電池、打印機(jī)墨盒、打印紙和大量此類產(chǎn)品。公司此項(xiàng)業(yè)務(wù)將確
保所有庫(kù)存商品在48小時(shí)內(nèi)交貨,而且在中國(guó)境內(nèi)免費(fèi)送貨。
為了保證店鋪遷址成功和“e-city”業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展,常先生需要做以下幾件事
情:
1.招募新雇員,以滿足因特網(wǎng)業(yè)務(wù)和延長(zhǎng)營(yíng)業(yè)時(shí)間的需要。
2.向“e?cily”所有的重要顧客發(fā)表演講,介紹新店址和“e-city電子產(chǎn)品
在線”的購(gòu)物網(wǎng)址。
3.就店鋪向中關(guān)村電子街遷移過(guò)程中的有關(guān)變化和新員工加入事宜,與現(xiàn)
有員工進(jìn)行交流。
在店鋪遷址前,常先生就處理上述事宜尋求你的幫助。
1.常先生要求你與當(dāng)?shù)啬臣艺衅复頇C(jī)構(gòu)聯(lián)系,邀請(qǐng)他們前來(lái)就招聘新員工事宜
提供建議。請(qǐng)你給一家名為“新人”的代理機(jī)構(gòu)寫(xiě)信,邀請(qǐng)他們下周與常先生一
起出席會(huì)議。你可以虛構(gòu)其他必要的信息。
2.為常先生與“新人”代理機(jī)構(gòu)的會(huì)議起草一份議程,作為發(fā)給“新人”代理機(jī)
構(gòu)信函的附件。
3.寫(xiě)份備忘錄給現(xiàn)有員工,邀請(qǐng)他們參加有關(guān)新店開(kāi)業(yè)的會(huì)議,并討論對(duì)遷址
后新加入員工的要求。
4.列出可能導(dǎo)致公司與其顧客關(guān)系中斷的三種交流障礙,并作出解釋。
5.列出并解釋與顧客打交道過(guò)程中的四種積極的非語(yǔ)言交流行為。
你被邀請(qǐng)就中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)向營(yíng)銷者們發(fā)表演講,讓他們了解中國(guó)未來(lái)的發(fā)展
機(jī)遇。
6.列出三種顯示三年期經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)速度的視圖交流手段,并解釋其好處。
[2008年試題】
北京建筑公司
北京建筑公司是一家國(guó)有建筑公司,其核心業(yè)務(wù)是建設(shè)大型辦公樓、工廠和
學(xué)校建筑等政府撥款項(xiàng)目。該公司特別擅長(zhǎng)創(chuàng)新設(shè)計(jì),正引領(lǐng)著環(huán)境友好型建筑
實(shí)踐潮流,這標(biāo)志了中國(guó)對(duì)降低全球氣候變暖所作的貢獻(xiàn)。
在最近一個(gè)時(shí)期,北京建筑公司一直致力于為2008北京奧運(yùn)會(huì)建設(shè)新的奧
林匹克場(chǎng)館。公司承接了場(chǎng)館建設(shè)的所有主要項(xiàng)目,雇傭了1000多名工人,以
確保如期完成項(xiàng)目,目前已進(jìn)行了大約四年的時(shí)間。
該項(xiàng)業(yè)務(wù)的挑戰(zhàn)在于,不像許多政府組織,北京建筑公司是要獲取利澗的。
同時(shí),北京建筑公司還面臨著進(jìn)一步的挑戰(zhàn):如果不能按時(shí)完成奧運(yùn)場(chǎng)館的建設(shè)
任務(wù),公司將不得不支付違約罰款,違約罰款將按周計(jì)算。這會(huì)使公司付出巨大
的代價(jià),并且可能降低甚至侵蝕掉公司創(chuàng)造的利潤(rùn)。
由于負(fù)有違約罰款責(zé)任,公司承受著巨大的壓力,不得不加快建設(shè)進(jìn)度。工地上
的項(xiàng)目經(jīng)理們正雇傭更多的工人,延長(zhǎng)工人每天工作時(shí)間,引入新的輪班模式,
以提高建設(shè)速度。
宋建民是政府質(zhì)量巡視員,負(fù)責(zé)在現(xiàn)場(chǎng)持續(xù)地監(jiān)測(cè)建設(shè)進(jìn)度,檢查施工質(zhì)量
和建筑材料使用情況,與工程監(jiān)理一道工作,以確保建筑質(zhì)量符合要求。宋建民
對(duì)工程進(jìn)度特別不滿意,認(rèn)為施工現(xiàn)場(chǎng)雜亂并存在嚴(yán)重的安全隱患,因?yàn)榻ㄖ?/p>
人們沒(méi)有足夠的時(shí)間整理現(xiàn)場(chǎng)。
為此,宋建民約見(jiàn)了北京建筑公司建筑部經(jīng)理?xiàng)钐m和健康與安全部經(jīng)理胡
勇。他打算向兩位經(jīng)理強(qiáng)調(diào)施工規(guī)則,向他們提供具體的行動(dòng)計(jì)劃,以使施工現(xiàn)
場(chǎng)符合安全要求。他沒(méi)有直接給出解決方案,而是強(qiáng)調(diào)盡快落實(shí)行動(dòng)計(jì)劃。
這次約見(jiàn)后,楊蘭和胡勇兩位經(jīng)理意識(shí)到有必耍召開(kāi)會(huì)議,就建筑項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
向宋建民作介紹,保證按照宋建民的要求,按時(shí)落實(shí)奧運(yùn)場(chǎng)館的安全措施。兩位
經(jīng)理深知不遵從這些要求的嚴(yán)重后果。
假設(shè)你是楊蘭的行政助理,負(fù)責(zé)他與內(nèi)外部利益相關(guān)者的內(nèi)部交流與外部交
流。
宋建民需要為與北京建筑公司的會(huì)議做好充分的準(zhǔn)備,他認(rèn)為做好會(huì)議計(jì)劃
至關(guān)重要。
1.由于會(huì)議的性質(zhì),做好會(huì)議記錄十分重要。請(qǐng)向宋建民解釋必須做好會(huì)議記錄
的四個(gè)理由。
2.為楊蘭、胡勇與宋建民的會(huì)議起草一份議程,其中包括所有必要的細(xì)節(jié),如時(shí)
間和場(chǎng)地等。
3.簡(jiǎn)述顯示五年期銷售及利潤(rùn)增長(zhǎng)速度的兩種視覺(jué)交流手段,并解釋其優(yōu)點(diǎn)。
4.你作為旅館接待團(tuán)隊(duì)的主管,需要擬一份備忘錄給你的下屬,提醒他們恰當(dāng)運(yùn)
用非語(yǔ)言交流的重要性。備忘錄中應(yīng)提及四種積極的非語(yǔ)言交流手段。
5.列出并解釋四種表明你傾聽(tīng)顧客的方法。
6.解釋可能導(dǎo)致員工與顧客溝通失敗的三種障礙,并舉例說(shuō)明。
商務(wù)溝通方法與技能復(fù)習(xí)
知識(shí)點(diǎn)匯總
說(shuō)明:1、加★的為重點(diǎn)掌握內(nèi)容
以下資料僅供同學(xué)們參考,祝各位考試成功!加油噢!
第二章商務(wù)溝通的重要性
溝通:通過(guò)語(yǔ)言、符號(hào)和行為傳遞或者交換信息、想法和情感。
★溝通的重要性或用途:1、作出有效的決策,需要獲得最準(zhǔn)確和最新的可用信息。
2、向員工發(fā)出指令,以便他們根據(jù)要求完成任務(wù)。
3、使組織內(nèi)同一級(jí)別的同事能相互交流。
4、和外部聯(lián)系。
5、通知員工正在發(fā)生的事。
6、提供給員工關(guān)于薪酬、養(yǎng)老金、休假、其他福利和總體工作條件等方面的必要信息。
溝通障礙
發(fā)送者想要經(jīng)接收和理解的形式發(fā)送信息,而這個(gè)溝通過(guò)程中卻存在很多的阻礙因素。叫溝
通障礙。
★造成溝通障礙的因素:
一、物理障礙:包括:干擾、距離、不良設(shè)備、員工短決、不良的工作環(huán)境。
二、內(nèi)部系統(tǒng):距離、無(wú)效的溝通系統(tǒng)、不清晰的組織結(jié)構(gòu)、缺乏培訓(xùn)、監(jiān)管不足、角色不
明、缺乏積極性。
三、員工:個(gè)人背景(宗教、所接受的教育、家庭、法律系統(tǒng)、經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)、政治系統(tǒng)、口頭
語(yǔ)言和非語(yǔ)言、文化)語(yǔ)言障礙、行業(yè)術(shù)語(yǔ)的使用、受教育的差異、個(gè)人觀點(diǎn)、超負(fù)荷、誤
解、意外或故意歪曲、。
★克服溝通障礙(應(yīng)對(duì)策略):
(1)考慮接收者的需要和理解能力。
(2)確保清晰的報(bào)告
(3)簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)信息
(4)避免使用行業(yè)術(shù)語(yǔ)
(5)使用不只一個(gè)溝通系統(tǒng)
(6)鼓勵(lì)對(duì)話
(7)縮短溝通鏈
(8)確保反饋
第三章溝通的方法和路徑
一、名詞理解
單向溝通:信息向一個(gè)方向流動(dòng),而且不要求接收者的回應(yīng)。
雙向溝通:信息在發(fā)送者和接收者之間雙向流動(dòng),包括反饋以及對(duì)話中持續(xù)進(jìn)行過(guò)程的某部
分。
正式溝通:它與組織的正式結(jié)構(gòu)相聯(lián)系,包括發(fā)送與組織經(jīng)營(yíng)相關(guān)的信息。
非正式溝通:它可以和組織的經(jīng)營(yíng)相關(guān),但是也可以和工作績(jī)效無(wú)關(guān)。
二、簡(jiǎn)答題內(nèi)容:
1、下行溝通:是與雇員進(jìn)行溝通的傳統(tǒng)方式,是正式溝通系統(tǒng)中的主要構(gòu)成部分,其目的
是給出明確的指令,提供程序和實(shí)踐信息。
★潛在的不足是:(1)命令鏈太長(zhǎng),溝通的速度變慢。(2)命令鏈中有人不在,系統(tǒng)將停止運(yùn)
行。(3)容易在命令鏈中產(chǎn)生錯(cuò)誤和誤解,而且沒(méi)有檢查系統(tǒng)。(4)溝通只能由上而下,沒(méi)
有反饋,島層管理者無(wú)法知道潛在的不良影響。
主要形式:簡(jiǎn)報(bào)小組、員工會(huì)議、公告等。
2、上行溝通:從工作中較低級(jí)別的群體向較高級(jí)別的群體傳遞信息。
主要形式是:聯(lián)合咨詢委員會(huì)、建議體制、工會(huì)渠道、申訴程序、紀(jì)律程序等門(mén)戶開(kāi)放政策。
3、橫向溝通:信息在組織內(nèi)從部門(mén)到部門(mén)橫向流動(dòng)。
主要形式:跨部門(mén)委員會(huì)、特別項(xiàng)目組、協(xié)調(diào)委員會(huì)。
★三、溝通網(wǎng)絡(luò)(特點(diǎn))
1、鏈?zhǔn)剑菏且粋€(gè)下行溝通過(guò)程,科層制。
2、“Y”式:可以讓組內(nèi)的每個(gè)成員進(jìn)行溝通,但只能通過(guò)中心人物??赡軙?huì)阻礙群體所有
成員的對(duì)話,等級(jí)結(jié)構(gòu)。
3、輪式:高度中央集權(quán)的渠道,有一個(gè)中央系統(tǒng),依賴于中心人物的能力,解決問(wèn)題最快
的途徑。
4、環(huán)式:沒(méi)有中心人物,難以形式有效地決策。
5、全通道式:每個(gè)人都能彼此溝通,能快速達(dá)成一致意見(jiàn)。
第4章口頭溝通
一、名詞理解
口頭溝通:就是人們相互交談,意味著接受者必須聽(tīng)到信息、理解信息,然后對(duì)信息進(jìn)行評(píng)
價(jià)以做出決策,最后做出反饋。
非正式會(huì)面:偶遇并開(kāi)始交談、臨時(shí)討論某事,很少有會(huì)議議程,很少有會(huì)議記錄,小道消
息或者傳聞。
正式會(huì)議:提前以書(shū)面形式通知與會(huì)者,有會(huì)議議程,召開(kāi)正式會(huì)議的理由。
半正式會(huì)議:有時(shí),主管或經(jīng)理會(huì)定期與管理團(tuán)隊(duì)見(jiàn)面,討論任何被提及的問(wèn)題,開(kāi)放式討
論,需要進(jìn)行雙面溝通。
傾聽(tīng)技巧:聽(tīng)到說(shuō)什么、奸懂語(yǔ)言、理解說(shuō)話時(shí)的語(yǔ)氣、地方口音,措辭恰當(dāng)。
二、簡(jiǎn)答題
1、接電話的標(biāo)準(zhǔn):
(1)總是能迅速地接聽(tīng)電話。
(2)禮貌地問(wèn)候?qū)Ψ讲⒔o出公司名稱。
(3)禮貌地詢問(wèn)對(duì)方需要什么,說(shuō)話的語(yǔ)氣。
(4)表述清晰。
(5)快速處理來(lái)電或者把它們轉(zhuǎn)給能夠提供合適答復(fù)的那個(gè)人。
(6)確保手頭有筆,以備必要記錄下來(lái)談話細(xì)節(jié)。
2、打電話標(biāo)準(zhǔn):
(1)知道自己想說(shuō)什么。
(2)準(zhǔn)備好所有需要的信息。
(3)知道想與誰(shuí)說(shuō)話
(4)說(shuō)話簡(jiǎn)明扼要
(5)要找的人不在,留言要清晰。
★3、影響口頭溝通的因素:
(1)說(shuō)話的語(yǔ)氣(什么也不說(shuō),可說(shuō)得很少應(yīng)考慮:無(wú)?方是否對(duì)談話主題頗感不適、對(duì)方
正思考以作出合適I可應(yīng)、對(duì)方出于禮貌,沒(méi)有表明真實(shí)的觀點(diǎn))。
(2)語(yǔ)言(應(yīng)考慮:使用聽(tīng)眾所理解的語(yǔ)言、使用合適的語(yǔ)言、是否帶地方口音、措辭是
否適當(dāng))
(3)傾聽(tīng)技巧(檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn):提問(wèn)、記錄所說(shuō)的話、理解講話人說(shuō)話的真正含義)
(4)提問(wèn)方式(好處:檢查對(duì)講話人說(shuō)的話的理解程度、鼓勵(lì)講話人提供更多信息、促進(jìn)
會(huì)談雙方的參與、幫助講話人理清思路、表示對(duì)談話的熱情)
(5)有效闡述觀點(diǎn)(基本準(zhǔn)則:準(zhǔn)備、吸引聽(tīng)眾對(duì)■講話人的關(guān)注、傳遞信息、檢杳聽(tīng)眾是
否已理解你所傳遞的信息、輔助語(yǔ)言、元信息溝通、暫緩判斷、信息分析)
4、產(chǎn)生暫緩判斷的原因:
(1)講話人選擇了不恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間來(lái)傳遞信息,因此聽(tīng)眾會(huì)更多地考慮其他事情。
(2)講話人選擇了不合適的地方,因此聽(tīng)眾會(huì)受周邊環(huán)境影響。
(3)講話人沒(méi)有做適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備,因此信息不能被有效地理解。
(4)語(yǔ)言中帶了方言或沒(méi)能有條理地傳遞信息,使聽(tīng)眾無(wú)法聽(tīng)明白他要表達(dá)的意思。
(5)信息太長(zhǎng),以至于聽(tīng)眾失去興趣。
(6)外表與正在傳遞的信息不相符,可能使聽(tīng)眾對(duì)他不夠尊重。
(7)聽(tīng)眾對(duì)某個(gè)主題己有明確的觀點(diǎn),而講話人提供了聽(tīng)眾并不認(rèn)同的觀點(diǎn)。
(8)拒絕回答問(wèn)題,或回答得不好
(9)聽(tīng)眾不喜歡講話人所提及的信息內(nèi)容。
第五章非語(yǔ)言溝通
一、名詞理解
個(gè)人外表:個(gè)人的外貌和他們想展示給對(duì)方的形象。
舉止習(xí)慣:個(gè)人的行為特點(diǎn)。
二、選擇題知識(shí)
1、個(gè)人外表:穿著、姿勢(shì)、舉止習(xí)慣、自信
2、肢體語(yǔ)言:
(1)積極的肢體語(yǔ)言:適當(dāng)?shù)哪抗饨佑|、微笑、放松的姿勢(shì)、身體略向前傾
(2)消極的肢體語(yǔ)言:缺乏目光接觸、缺少微笑、彎腰駝背、雙臂交叉、緊張的外表、將
身體避開(kāi)講話人。
3、工作環(huán)境下的非語(yǔ)言溝通
接待員、接待區(qū)域、電梯、會(huì)見(jiàn)者。
第六章書(shū)面商務(wù)文件一一內(nèi)部溝通文件
一、內(nèi)部溝通文件:指在組織內(nèi)部人們互相溝通的書(shū)面形式。
要求:
1-在充分的信息交流的基礎(chǔ)上作出決策。
2、向全體員工發(fā)布指令一一必須告知員工該做什么,以使企業(yè)順利運(yùn)作。
3、組織內(nèi)同一層級(jí)員工之間的互相溝通一一包括那些在同一部門(mén)以及不同部門(mén)員工之間
的相互溝通。
4、向員工提供相關(guān)信息一一如產(chǎn)品、培訓(xùn)課程、安全法規(guī)。
5、向員工提供對(duì)他們至關(guān)重要的信息一一薪酬、退休金、休假、其他福利的詳細(xì)信息及總
體工作條件。
二、文件類型、定義、要求及格式要求。
★1、備忘錄:是組織內(nèi)部溝通文件的一種常見(jiàn)形式。
要求:簡(jiǎn)短、公司內(nèi)部傳閱。
要素:組織名稱、文種名稱、發(fā)件人、收件人、主題、發(fā)送日期
格式示范:
公司/組織名稱
備忘錄
發(fā)件人:
收件人:
主題:…
發(fā)件時(shí)間:
內(nèi)容:.....
★2、會(huì)議議程:
屬于正式會(huì)議,同一位主席主持會(huì)議,一位秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。
要素:公司名稱、與會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)。
格式示范:
XXX公司
XXX會(huì)議
會(huì)議時(shí)間:X年X月X日在XX舉行
會(huì)議議程:
1、缺席致歉
2、對(duì)上次會(huì)議記錄的確認(rèn)
3、由上次會(huì)議記錄提出的問(wèn)題
4............
5.............
6、其他事項(xiàng)
7、下次會(huì)議的日期及時(shí)間
3、會(huì)議記錄:
作用:用來(lái)概括會(huì)議所討論的要點(diǎn),并被存檔以供今后參考。
要素:公司名稱、參加會(huì)議的特定人群、會(huì)議舉行的時(shí)間和地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員。
注意:會(huì)議主席是關(guān)鍵人物,因?yàn)樗麑Q定誰(shuí)有發(fā)言權(quán)有及說(shuō)多長(zhǎng)時(shí)間。
XXX公司
XXX會(huì)議
會(huì)議時(shí)間:X年X月X日在XX舉行
與會(huì)人員:XXX、XXX
會(huì)議議程
1、缺席致歉
2、對(duì)上次會(huì)議記錄的確認(rèn)(提出質(zhì)疑)
3、由上次會(huì)議記錄提出的問(wèn)題
4............
5、...
6............
7、其他事項(xiàng)
8、下次會(huì)議的日期及時(shí)間
4、報(bào)告
報(bào)告是涵蓋一個(gè)特定主題的正式的書(shū)面溝通形式,通常為內(nèi)部使用。
報(bào)告是形式成決策的依據(jù)。報(bào)告的應(yīng)用于:
(1)以標(biāo)準(zhǔn)格式記錄工作中的意外或因病缺勤等情況。
(2)提交某些調(diào)查研究的結(jié)果,并建議后續(xù)行動(dòng)。
(3)評(píng)估政策變更的可能性。
要求:內(nèi)容簡(jiǎn)潔、版面安排清晰并合乎邏輯。
要素:標(biāo)題頁(yè)(組織名稱、作者姓名、職位、主題)、目錄、執(zhí)行摘要、授權(quán)范圍、程序、
研究結(jié)果、結(jié)論、建議、附錄。
★5、通告
用來(lái)告知某些事宜,不應(yīng)用于批評(píng)或評(píng)論。
注意:通告必須與當(dāng)前問(wèn)題相關(guān),具有時(shí)效性。
格式示范:
組織名稱
標(biāo)題:...
6、企業(yè)內(nèi)部刊物
是傳播企業(yè)信息的一種方式
有效的企業(yè)內(nèi)部刊物包括有以下列大部份的特點(diǎn):
(1)有一個(gè)老齡員工專欄
(2)設(shè)置專注于員工事宜的板塊
(3)關(guān)注運(yùn)動(dòng)及社交活動(dòng)
(4)開(kāi)辟杰出員工專欄
(5)設(shè)置討論專區(qū)
(6)關(guān)注公司未來(lái)可能發(fā)生的變化
(7)由組織支持的任何慈善事業(yè)詳情
(8)關(guān)注一兩場(chǎng)比賽
第七章書(shū)面商務(wù)文件一一外部溝通文件
外部溝通文
溫馨提示
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