分公司辦公室管理制度

分公司辦公室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范分公司辦公室日常工作秩序，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.倡導(dǎo)高效、協(xié)作、創(chuàng)新的工作作風(fēng)。3.堅(jiān)持公平、公正、公開的管理原則。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.分公司根據(jù)工作職能和人員數(shù)量，合理劃分辦公區(qū)域，包括部門辦公室、會議室、接待室、資料室等。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的區(qū)域進(jìn)行辦公，不得擅自占用其他部門的空間。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)施。2.辦公設(shè)施如有損壞或故障，員工應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)修，辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修。（三）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.全體員工應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，做到地面無垃圾、桌面無雜物、文件擺放整齊。2.各部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常清潔工作，定期進(jìn)行大掃除。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。（四）安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范，確保員工人身和財(cái)產(chǎn)安全。2.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人財(cái)物，重要文件和貴重物品應(yīng)鎖入文件柜或保險(xiǎn)柜。3.下班時(shí)，員工應(yīng)關(guān)閉電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備，關(guān)好門窗，切斷電源。4.如發(fā)現(xiàn)安全隱患或異常情況，應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)告。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購1.辦公室負(fù)責(zé)制定辦公用品采購計(jì)劃，根據(jù)各部門的需求和庫存情況，定期采購辦公用品。2.采購辦公用品應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)。（二）辦公用品的領(lǐng)用1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室領(lǐng)取。2.辦公室應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用臺賬，記錄辦公用品的領(lǐng)用時(shí)間、品種、數(shù)量等信息。（三）辦公用品的使用1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。2.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照操作規(guī)程使用，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。（四）辦公用品的盤點(diǎn)1.辦公室應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。2.如發(fā)現(xiàn)辦公用品短缺或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。四、文件管理（一）文件的分類1.文件分為上級文件、公司文件、部門文件、外來文件等。2.上級文件是指上級單位下發(fā)的各類文件、通知等；公司文件是指公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等；部門文件是指各部門自行制定的文件、報(bào)告等；外來文件是指與分公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部單位發(fā)來的文件、信函等。（二）文件的收發(fā)1.辦公室負(fù)責(zé)文件的收發(fā)工作，設(shè)立文件收發(fā)登記本，對文件的收發(fā)時(shí)間、文號、標(biāo)題、份數(shù)等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.收到文件后，辦公室應(yīng)及時(shí)將文件送呈分公司領(lǐng)導(dǎo)批閱，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)。3.發(fā)文時(shí)，辦公室應(yīng)按照文件格式和發(fā)文流程進(jìn)行擬稿、審核、簽發(fā)、編號、打印、蓋章、分發(fā)等工作。（三）文件的傳閱1.文件傳閱應(yīng)遵循“快速、準(zhǔn)確、保密”的原則，確保文件及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員手中。2.傳閱文件時(shí)，應(yīng)在文件傳閱單上注明傳閱時(shí)間、傳閱人姓名等信息，傳閱完畢后，傳閱人應(yīng)簽字確認(rèn)。3.對于重要文件，應(yīng)實(shí)行專人專送，確保文件的安全和保密。（四）文件的歸檔1.文件辦理完畢后，辦公室應(yīng)及時(shí)將文件進(jìn)行整理歸檔，按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備，便于查閱和保管。3.辦公室應(yīng)定期對歸檔文件進(jìn)行清理和核對，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。（五）文件的借閱1.因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞文件。五、會議管理（一）會議的分類1.會議分為公司例會、部門會議、專題會議、臨時(shí)會議等。2.公司例會是指分公司定期召開的會議，包括周例會、月例會等；部門會議是指各部門自行召開的會議；專題會議是指針對某一專項(xiàng)工作召開的會議；臨時(shí)會議是指因工作需要臨時(shí)召開的會議。（二）會議的組織1.辦公室負(fù)責(zé)會議的組織工作，包括會議通知的發(fā)送、會議場地的安排、會議資料的準(zhǔn)備等。2.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，明確會議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程等信息。3.會議組織人員應(yīng)提前到達(dá)會議場地，做好會議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保會議順利進(jìn)行。（三）會議的記錄1.辦公室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等信息。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，會后應(yīng)及時(shí)整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員。（四）會議的執(zhí)行1.參會人員應(yīng)按時(shí)參加會議，遵守會議紀(jì)律，不得遲到、早退、缺席。2.會議期間，參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、玩手機(jī)等。3.對于會議決議事項(xiàng)，相關(guān)部門應(yīng)按照要求認(rèn)真執(zhí)行，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。六、印章管理（一）印章的種類1.分公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（二）印章的保管1.公章由辦公室主任保管，合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章的安全和保密。（三）印章的使用1.使用印章應(yīng)填寫《印章使用申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用。2.印章使用時(shí)，應(yīng)在《印章使用登記表》上登記使用時(shí)間、用途、蓋章文件名稱等信息。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。（四）印章的停用1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，辦公室應(yīng)及時(shí)收回印章，并進(jìn)行封存。2.印章停用后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。七、車輛管理（一）車輛的配備1.分公司根據(jù)工作需要，配備必要的公務(wù)車輛。（二）車輛的調(diào)度1.辦公室負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作任務(wù)和用車需求，合理安排車輛。2.員工因工作需要用車，應(yīng)提前填寫《用車申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交辦公室安排車輛。（三）車輛的使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。2.車輛使用過程中，應(yīng)愛護(hù)車輛，保持車輛整潔衛(wèi)生。3.嚴(yán)禁公車私用，如發(fā)現(xiàn)公車私用行為，將嚴(yán)肅處理。（四）車輛的維修和保養(yǎng)1.駕駛員應(yīng)定期對車輛進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告辦公室。2.車輛需要維修時(shí)，駕駛員應(yīng)填寫《車輛維修申請表》，經(jīng)辦公室審核后，送指定的維修廠進(jìn)行維修。（五）車輛的費(fèi)用管理1.車輛的燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用由辦公室統(tǒng)一核算和報(bào)銷。2.駕駛員應(yīng)妥善保管車輛費(fèi)用發(fā)票，定期交辦公室審核報(bào)銷。八、保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等內(nèi)容的文件、資料、數(shù)據(jù)等。2.公司尚未公開的經(jīng)營策略、財(cái)務(wù)狀況、人事信息等。（二）保密措施1.加強(qiáng)員工保密教育，提高員工保密意識。2.對涉及保密內(nèi)容的文件、資料等進(jìn)行加密存儲和傳輸。3.嚴(yán)格控制保密信息的知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸保密信息。4.與