合同內(nèi)部流程管理制度

合同內(nèi)部流程管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同內(nèi)部流程，保障公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類合同的簽訂、履行、變更、解除等全過程管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：注重對合同風(fēng)險(xiǎn)的識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。3.流程規(guī)范原則：明確合同各環(huán)節(jié)的操作流程和責(zé)任人員，保證合同管理有序進(jìn)行。4.協(xié)作高效原則：各部門之間應(yīng)密切協(xié)作，提高合同管理效率，共同推進(jìn)合同順利履行。二、合同管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的發(fā)起、前期調(diào)研和可行性分析。2.起草合同文本，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。3.組織合同談判，與對方就合同條款進(jìn)行溝通和協(xié)商。4.負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)處理履行過程中的問題，并向相關(guān)部門反饋。5.配合法務(wù)部門對合同進(jìn)行審核，提供業(yè)務(wù)方面的解釋和說明。（二）法務(wù)部門1.參與重大合同的談判，從法律角度提供專業(yè)意見和建議。2.對合同文本進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案。4.定期對公司合同進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評估，提出改進(jìn)措施和建議。（三）財(cái)務(wù)部門1.參與涉及財(cái)務(wù)條款的合同談判，提供財(cái)務(wù)方面的專業(yè)意見。2.對合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督，及時(shí)提醒業(yè)務(wù)部門關(guān)注付款、收款等財(cái)務(wù)事項(xiàng)。4.根據(jù)合同履行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)合同印章的保管和使用，嚴(yán)格按照規(guī)定程序用印。2.對合同簽訂、履行過程中的文件資料進(jìn)行歸檔管理，確保檔案完整、規(guī)范。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門安排合同簽訂會(huì)議等相關(guān)事宜。三、合同簽訂流程（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出合同項(xiàng)目申請，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明項(xiàng)目背景、目的、內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、履行期限等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)情況，決定是否批準(zhǔn)立項(xiàng)。（二）合同起草1.經(jīng)批準(zhǔn)立項(xiàng)后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保條款完整、準(zhǔn)確、清晰。2.合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要內(nèi)容。對于特殊業(yè)務(wù)或復(fù)雜合同，可根據(jù)實(shí)際情況增加必要的條款。3.在起草合同過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分考慮可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)的防范措施。（三）合同審核1.業(yè)務(wù)部門完成合同起草后，將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。2.審核內(nèi)容包括合同主體是否合法、合同條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定、合同是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改建議。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見對合同進(jìn)行修改完善后，再將合同文本提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。4.財(cái)務(wù)部門審核的內(nèi)容主要包括合同中的財(cái)務(wù)條款是否符合公司財(cái)務(wù)制度、付款方式和時(shí)間是否合理、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。（四）合同審批1.業(yè)務(wù)部門將經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過的合同文本提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程根據(jù)合同金額大小和重要程度分為不同級別。2.對于金額較小、風(fēng)險(xiǎn)較低的合同，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對于金額較大、涉及重大事項(xiàng)的合同，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過。3.審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，對合同的合法性、合規(guī)性、合理性以及風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行全面評估，并簽署審批意見。（五）合同簽訂1.經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方簽字（蓋章）齊全、有效。2.行政部門負(fù)責(zé)合同印章的保管和使用。業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同用印申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到行政部門辦理用印手續(xù)。3.行政部門在用印前，應(yīng)對合同文本進(jìn)行再次核對，確保合同內(nèi)容與審批通過的文本一致。用印后，應(yīng)將合同原件妥善保管，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款和公司實(shí)際情況，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃組織合同的履行，定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)重大事項(xiàng)或風(fēng)險(xiǎn)事件，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同履行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)控，及時(shí)提醒業(yè)務(wù)部門關(guān)注付款、收款等財(cái)務(wù)事項(xiàng)，確保公司資金安全。（三）變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂流程與原合同簽訂流程一致，需經(jīng)過法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同變更情況及時(shí)通知相關(guān)部門，確保各部門掌握合同變更后的信息。（四）解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商解除合同，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議的簽訂流程與原合同簽訂流程一致，需經(jīng)過法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同解除協(xié)議的約定，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算款項(xiàng)、返還財(cái)物等。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.各部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，加強(qiáng)溝通協(xié)作，盡量避免合同糾紛的發(fā)生。2.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司合同進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并提出防范措施和建議。（二）糾紛處理流程1.當(dāng)合同糾紛發(fā)生時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛原因，并提出初步的解決方案。2.業(yè)務(wù)部門將糾紛情況和初步解決方案報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給法務(wù)部門。法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行研究分析，制定具體的糾紛處理策略。3.根據(jù)糾紛處理策略，法務(wù)部門可與對方進(jìn)行協(xié)商溝通，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，通過仲裁或訴訟等方式解決。4.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)密切配合，共同應(yīng)對糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本、相關(guān)審批文件、往來信函、補(bǔ)充協(xié)議等資料整理齊全，并移交行政部門進(jìn)行檔案管理。2.行政部門在接收合同檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案質(zhì)量。（二）檔案整理與歸檔1.行政部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行分類整理、編號、裝訂等工作。2.整理后的合同檔案應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和檢索。（三）檔案保管與查閱1.行政部門應(yīng)妥善保管合同檔案，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改檔案內(nèi)容。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程的執(zhí)行情況、合同履行情況、合同糾紛處理情況、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用自查、專項(xiàng)檢查、定期檢查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.建立合同管理考核評價(jià)機(jī)制，對各部門和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)?？己嗽u價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的