公司采購訂單管理制度

公司采購訂單管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購訂單管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動的順利進行，保障公司物資供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購訂單的管理，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等各類采購業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購訂單管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準確性原則：訂單信息應(yīng)準確無誤，確保采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格等與實際需求相符。3.及時性原則：采購訂單應(yīng)及時下達、執(zhí)行和跟蹤，確保物資按時供應(yīng)。4.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)責任人的職責，確保采購訂單管理流程順暢。二、采購訂單的申請與審批（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：各部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期等信息。2.提交采購申請：采購申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購申請審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行初審，核實需求的合理性、必要性以及庫存情況等。2.相關(guān)部門會審：對于金額較大、涉及重要物資或特殊采購項目的申請，采購部門組織相關(guān)部門（如財務(wù)部門、技術(shù)部門等）進行會審，綜合評估采購的可行性和風(fēng)險。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)采購金額大小，按照公司授權(quán)審批制度，報相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額較小的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購金額較大的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。三、采購訂單的下達（一）選擇供應(yīng)商1.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購申請，從合格供應(yīng)商名錄中篩選合適的供應(yīng)商。合格供應(yīng)商名錄應(yīng)定期更新，確保供應(yīng)商具備良好的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)能力。2.詢價與報價：向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。3.供應(yīng)商確定：采購部門根據(jù)詢價結(jié)果，填寫供應(yīng)商選擇審批表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定最終供應(yīng)商。（二）訂單下達1.采購訂單編制：采購部門根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商確定的內(nèi)容，編制采購訂單。采購訂單應(yīng)包含以下基本信息：采購訂單編號、供應(yīng)商名稱、采購物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨日期、交貨地點、付款方式等。2.訂單審核：采購訂單編制完成后，提交至采購部門負責人審核。審核內(nèi)容包括訂單信息的準確性、完整性、與采購申請的一致性等。3.訂單發(fā)送：審核通過的采購訂單，由采購部門及時發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認。采購訂單的復(fù)印件應(yīng)留存采購部門存檔。四、采購訂單的執(zhí)行與跟蹤（一）供應(yīng)商備貨1.供應(yīng)商接收訂單后：應(yīng)按照訂單要求及時組織備貨，確保物資按時生產(chǎn)或采購。2.供應(yīng)商反饋備貨進度：供應(yīng)商應(yīng)定期向采購部門反饋備貨進度，如預(yù)計完成時間、可能出現(xiàn)的問題等。（二）采購部門跟蹤1.采購部門建立訂單跟蹤臺賬：詳細記錄采購訂單的執(zhí)行情況，包括供應(yīng)商備貨進度、發(fā)貨情況、運輸狀態(tài)、預(yù)計到貨時間等。2.定期跟蹤：采購部門安排專人定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決出現(xiàn)的問題。3.異常情況處理：如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時備貨、發(fā)貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等異常情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整交貨期、更換供應(yīng)商等，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。（三）到貨驗收1.物資到貨前通知：采購訂單執(zhí)行接近交貨日期時，采購部門應(yīng)提前通知需求部門和質(zhì)量檢驗部門做好到貨驗收準備。2.驗收流程：物資到貨后，由質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標準和要求進行檢驗，需求部門配合驗收工作。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.驗收記錄：質(zhì)量檢驗部門應(yīng)做好驗收記錄，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、檢驗結(jié)果等，驗收記錄應(yīng)存檔保存。五、采購訂單的變更與終止（一）訂單變更1.變更申請：因各種原因需要變更采購訂單的，由需求部門或采購部門填寫采購訂單變更申請表，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對訂單執(zhí)行的影響。2.變更審批：采購訂單變更申請表經(jīng)相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施變更。變更后的采購訂單應(yīng)及時發(fā)送給供應(yīng)商，并要求其簽字確認。3.變更記錄：采購部門應(yīng)做好采購訂單變更記錄，包括變更日期、變更內(nèi)容、審批情況等，確保訂單變更信息的可追溯性。（二）訂單終止1.終止申請：由于市場變化、項目取消、供應(yīng)商原因等導(dǎo)致采購訂單無法繼續(xù)執(zhí)行的，由需求部門或采購部門填寫采購訂單終止申請表，說明終止的原因。2.終止審批：采購訂單終止申請表經(jīng)相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知供應(yīng)商終止訂單執(zhí)行。3.后續(xù)處理：采購訂單終止后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理相關(guān)事宜，如已采購物資的退貨、退款、已支付款項的結(jié)算等，確保公司利益不受損失。六、采購訂單的付款管理（一）付款申請1.供應(yīng)商提交付款申請：供應(yīng)商按照采購訂單約定的付款方式和時間，向采購部門提交付款申請，包括付款申請書、發(fā)票、送貨單等相關(guān)憑證。2.采購部門初審：采購部門收到供應(yīng)商付款申請后，對申請內(nèi)容和相關(guān)憑證進行初審，核實訂單執(zhí)行情況、發(fā)票真實性、金額準確性等。3.財務(wù)部門審核：初審?fù)ㄟ^的付款申請?zhí)峤恢霖攧?wù)部門，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進行審核，重點審核付款金額、付款方式、付款時間等是否符合規(guī)定。（二）付款審批1.根據(jù)公司授權(quán)審批制度：按照付款金額大小，報相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。付款金額較小的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；付款金額較大的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.付款執(zhí)行：審批通過后，財務(wù)部門按照審批結(jié)果安排付款，并做好付款記錄。七、采購訂單的檔案管理（一）檔案收集1.采購訂單執(zhí)行過程中：產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購申請表、采購訂單、供應(yīng)商報價單、驗收記錄、變更記錄、終止記錄、付款申請及相關(guān)憑證等，均應(yīng)及時收集整理。2.檔案整理：采購部門安排專人對收集到的文件和資料進行分類整理，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）檔案歸檔1.建立采購訂單檔案庫：將整理好的檔案資料按照時間順序、訂單編號等進行歸檔，存入采購訂單檔案庫。2.檔案保管期限：根據(jù)公司檔案管理制度，確定采購訂單檔案的保管期限，一般為[X]年。（三）檔案查閱與借閱1.查閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購訂單檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人審批后，到采購部門查閱。2.借閱申請：因特殊情況需要借閱采購訂單檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改。3.歸還檔案：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對采購訂單管理情況進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、訂單執(zhí)行情況、付款管理等方面是否存在問題。2.日常監(jiān)督：采購部門負責人對采購訂單管理工作進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核辦法1.制定考核指標：根據(jù)采購訂單管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和要求，制定考核指標，如訂單按時完成率、物資驗收合格率、采購成本控制情況等。2.考核實施：采購部門定期對采購訂單管理人員進行考核，考核結(jié)果與績效獎金、晉升等掛鉤。3.持