公司規(guī)章采買管理制度

公司規(guī)章采買管理制度總則1.目的為規(guī)范公司采買行為，加強(qiáng)采買管理，確保公司采購活動(dòng)合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采買活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采買活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益性原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益，杜絕不正當(dāng)交易。職責(zé)明確原則：明確各部門在采購活動(dòng)中的職責(zé)，確保采購工作有序開展。采買職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，根據(jù)公司需求和預(yù)算，合理安排采購任務(wù)。尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系。執(zhí)行采購流程，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。負(fù)責(zé)采購成本控制，進(jìn)行市場調(diào)研，爭取有利的采購價(jià)格和條款。2.需求部門提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購需求，包括規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評估，提供相關(guān)技術(shù)支持和意見。參與采購合同的審核，確保合同條款符合需求部門的要求。負(fù)責(zé)對采購到貨的驗(yàn)收工作，及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核和控制，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)支出。審核采購合同的付款條款，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。4.審計(jì)部門對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出改進(jìn)建議。采買流程1.采購申請需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期、預(yù)算金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽字批準(zhǔn)后提交采購部門。2.采購計(jì)劃制定采購部門收到采購申請后，結(jié)合庫存情況和采購周期，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，采購計(jì)劃報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況，確定入圍供應(yīng)商名單。采購部門組織相關(guān)人員對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品測試，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，綜合評估后確定最終供應(yīng)商。將選定的供應(yīng)商信息錄入供應(yīng)商檔案，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、清晰、明確。采購合同簽訂前，需提交財(cái)務(wù)部門審核付款條款，提交法務(wù)部門審核合同的合法性和完整性。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后正式簽訂合同。5.采購訂單下達(dá)采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同條款下達(dá)采購訂單，明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)，確保雙方對訂單內(nèi)容無異議。6.采購跟蹤與催貨采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對于臨近交貨期的訂單，采購部門應(yīng)提前提醒供應(yīng)商按時(shí)交貨，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，應(yīng)及時(shí)采取措施，如協(xié)商調(diào)整交貨時(shí)間、尋找替代供應(yīng)商等，確保公司需求不受影響。7.到貨驗(yàn)收采購物品或服務(wù)到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、安排驗(yàn)收人員等。到貨后，需求部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查其數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《驗(yàn)收單》，簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)不合格情況，應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。8.付款結(jié)算采購物品或服務(wù)驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交付款申請，采購部門審核付款申請與采購合同及驗(yàn)收單是否一致。審核通過后，采購部門將付款申請?zhí)峤回?cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并定期與采購部門核對采購付款情況。采買預(yù)算管理1.預(yù)算編制每年末，各部門根據(jù)下一年度的工作任務(wù)和需求，編制本部門的采購預(yù)算，詳細(xì)列出采購項(xiàng)目、數(shù)量、金額等信息。采購部門匯總各部門的采購預(yù)算，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)狀況，編制公司年度采購預(yù)算草案。公司年度采購預(yù)算草案提交財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算指標(biāo)和資金狀況進(jìn)行調(diào)整和平衡，形成公司年度采購預(yù)算方案。公司年度采購預(yù)算方案報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行與控制采購部門嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進(jìn)行申請和審批。財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差，并向相關(guān)部門反饋。各部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的管理，合理控制采購成本，確保采購活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。采買風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別采購部門和相關(guān)人員應(yīng)識別采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)、明確的采購合同，約定違約責(zé)任；加強(qiáng)對供應(yīng)商的跟蹤和管理，定期評估供應(yīng)商的履約情況；建立供應(yīng)商違約應(yīng)急預(yù)案，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購計(jì)劃等。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款；加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾；對不合格產(chǎn)品及時(shí)進(jìn)行處理，如退貨、換貨等。價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，進(jìn)行市場調(diào)研和價(jià)格分析；與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款或采用靈活的采購方式，如套期保值、框架協(xié)議采購等；合理安排采購時(shí)間，避免在價(jià)格高峰期采購。法律風(fēng)險(xiǎn)：采購合同簽訂前，提交法務(wù)部門審核合同的合法性和完整性；加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識；確保采購活動(dòng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。采買監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本控制情況等。設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，接受公司員工對采購活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)，對舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，依法依規(guī)處理。采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.考核指標(biāo)采購成本控制：考核采購實(shí)際支出與預(yù)算的差異率，評估采購部門在成本控制方面的工作成效。采購質(zhì)量：通過驗(yàn)收合格率等指標(biāo)，考核采購物品或服務(wù)的質(zhì)量情況。采購及時(shí)性：考核采購訂單按時(shí)交貨率，評估采購部門在確保供應(yīng)及時(shí)性方面的工作能力。供應(yīng)商管理：考核供應(yīng)商的滿意度、合作穩(wěn)定性等指標(biāo)，評估采購部門在供應(yīng)商管理方面的工作水平。3.考核方式與結(jié)果應(yīng)用采購部門定期進(jìn)行自我考核，填寫考核自評表。審計(jì)部門結(jié)合日常審計(jì)監(jiān)督情況，對采購部門進(jìn)行年度考核?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。對考核結(jié)果優(yōu)秀的采購部門和個(gè)