工程公司報(bào)銷管理制度

工程公司報(bào)銷管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范工程公司報(bào)銷行為，合理控制費(fèi)用支出，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，特制定本報(bào)銷管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：報(bào)銷憑證必須真實(shí)、合法、有效，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。2.合理性原則：費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實(shí)際需要，不得隨意列支不合理費(fèi)用。3.審批原則：所有費(fèi)用報(bào)銷必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)審批不得報(bào)銷。4.及時(shí)性原則：員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，不得拖延。二、費(fèi)用報(bào)銷種類及標(biāo)準(zhǔn)（一）差旅費(fèi)1.定義：差旅費(fèi)是指員工因公務(wù)需要出差期間發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。2.交通費(fèi)用飛機(jī)票：根據(jù)工作需要，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前申請并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)?；疖嚻保焊鶕?jù)工作需要選擇合適的車次，原則上應(yīng)選擇硬座或硬臥，如需乘坐軟臥，需提前申請并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。長途汽車票：根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的長途汽車，確保出行安全和便捷。市內(nèi)交通費(fèi)：在出差地市內(nèi)乘坐公共交通工具的費(fèi)用，憑有效票據(jù)實(shí)報(bào)銷。如因特殊情況需要乘坐出租車的，需注明原因并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.住宿費(fèi)用員工出差應(yīng)根據(jù)職級(jí)選擇相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的酒店住宿。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：公司高層管理人員：可選擇五星級(jí)酒店或當(dāng)?shù)赝葯n次的酒店，住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。部門經(jīng)理：可選擇四星級(jí)酒店或當(dāng)?shù)赝葯n次的酒店，住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。一般員工：可選擇三星級(jí)酒店或當(dāng)?shù)赝葯n次的酒店，住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。如兩人或多人一同出差，同性員工應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間，如需單獨(dú)住宿，需提前申請并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自理。4.餐飲費(fèi)用出差期間的餐飲補(bǔ)貼按照出差自然天數(shù)計(jì)算，標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。如因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待費(fèi)用，需提前申請并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照公司招待費(fèi)管理制度執(zhí)行。（二）業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.定義：業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指公司為開展業(yè)務(wù)活動(dòng)需要而發(fā)生的宴請、禮品、娛樂等費(fèi)用。2.審批流程業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷前需填寫《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請表》，詳細(xì)注明招待對象、事由、預(yù)計(jì)金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。單次招待費(fèi)用超過[X]元的，需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格控制在合理范圍內(nèi)，不得鋪張浪費(fèi)。招待標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)招待對象的級(jí)別和業(yè)務(wù)需要合理確定。禮品費(fèi)用應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，不得贈(zèng)送貴重禮品。（三）辦公用品及低值易耗品1.定義：辦公用品是指公司日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材等；低值易耗品是指單位價(jià)值較低、使用期限較短的物品，如辦公桌椅、文件柜、飲水機(jī)等。2.采購流程各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《辦公用品及低值易耗品采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門。行政部門匯總各部門需求后，統(tǒng)一進(jìn)行采購。采購時(shí)應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保商品質(zhì)量和價(jià)格合理。3.報(bào)銷流程辦公用品及低值易耗品采購后，由行政部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后填寫《辦公用品及低值易耗品驗(yàn)收單》。采購人員憑發(fā)票、采購申請表、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。（四）通訊費(fèi)1.定義：通訊費(fèi)是指員工因工作需要發(fā)生的手機(jī)話費(fèi)、固定電話費(fèi)等。2.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)員工職級(jí)制定通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，具體如下：公司高層管理人員：通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/月。部門經(jīng)理：通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/月。一般員工：通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/月。員工憑通訊費(fèi)發(fā)票在補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。（五）車輛費(fèi)用1.定義：車輛費(fèi)用是指公司車輛在使用過程中發(fā)生的燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。2.車輛使用管理公司車輛由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)度，各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)行政部門批準(zhǔn)后安排車輛。駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。車輛發(fā)生交通事故或違章行為，由駕駛員負(fù)責(zé)處理并承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。3.費(fèi)用報(bào)銷車輛燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)等憑有效票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷。車輛維修保養(yǎng)費(fèi)應(yīng)提前申請，經(jīng)行政部門審核后送指定維修廠維修，維修費(fèi)用憑發(fā)票和維修清單報(bào)銷。三、報(bào)銷流程（一）費(fèi)用報(bào)銷申請1.員工發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，并填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》?！顿M(fèi)用報(bào)銷單》應(yīng)詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生日期、事由、金額、附件張數(shù)等信息。2.對于涉及多個(gè)項(xiàng)目或部門的費(fèi)用，應(yīng)分別填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》。（二）部門負(fù)責(zé)人審核1.員工所在部門負(fù)責(zé)人對費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括費(fèi)用是否符合公司規(guī)定、業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生、票據(jù)是否合法有效等。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，在《費(fèi)用報(bào)銷單》上簽字確認(rèn)。（三）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門對費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，主要審核票據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性，費(fèi)用報(bào)銷是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程等。2.財(cái)務(wù)審核發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。審核通過后，在《費(fèi)用報(bào)銷單》上簽字確認(rèn)。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.分管領(lǐng)導(dǎo)對費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核費(fèi)用支出是否與業(yè)務(wù)相關(guān)、是否符合公司預(yù)算等。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在《費(fèi)用報(bào)銷單》上簽字確認(rèn)。（五）總經(jīng)理審批1.對于金額較大或重要的費(fèi)用報(bào)銷，需報(bào)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行審批。2.總經(jīng)理審批通過后，在《費(fèi)用報(bào)銷單》上簽字確認(rèn)。（六）報(bào)銷支付1.經(jīng)各級(jí)審批通過的費(fèi)用報(bào)銷單，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金情況安排支付。2.報(bào)銷款項(xiàng)原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付到報(bào)銷人個(gè)人銀行賬戶，特殊情況需現(xiàn)金支付的，需提前申請并經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。四、報(bào)銷憑證要求（一）發(fā)票1.報(bào)銷必須提供合法有效的發(fā)票，發(fā)票應(yīng)具備以下要素：發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得開具虛假發(fā)票。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票虛假，公司將不予報(bào)銷，并追究相關(guān)人員責(zé)任。3.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰可辨。發(fā)票如有涂改、刮擦等情況，應(yīng)要求開票方重新開具。（二）其他憑證1.除發(fā)票外，其他報(bào)銷憑證如車票、機(jī)票、住宿發(fā)票、過路費(fèi)發(fā)票等也應(yīng)真實(shí)、有效。2.車票、機(jī)票等應(yīng)注明出發(fā)地、目的地、日期、票價(jià)等信息；住宿發(fā)票應(yīng)注明入住日期、退房日期、房費(fèi)金額等信息。3.報(bào)銷憑證應(yīng)粘貼整齊，不得隨意粘貼或折疊。粘貼時(shí)應(yīng)使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘。五、報(bào)銷時(shí)間規(guī)定（一）日常費(fèi)用報(bào)銷員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。如因特殊原因未能及時(shí)報(bào)銷的，需向財(cái)務(wù)部門說明情況并經(jīng)批準(zhǔn)。（二）差旅費(fèi)報(bào)銷員工出差返回后[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理差旅費(fèi)報(bào)銷手續(xù)。（三）年終報(bào)銷每年[具體日期]前，員工應(yīng)完成當(dāng)年所有費(fèi)用的報(bào)銷工作。逾期未報(bào)銷的，原則上不再受理。如有特殊情況，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。六、違規(guī)處理（一）虛假報(bào)銷1.員工如有虛假報(bào)銷行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將追回已報(bào)銷款項(xiàng)，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。2.如因虛假報(bào)銷給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。（二）超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷1.員工報(bào)銷費(fèi)用超過公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，超出部分由員工自行承擔(dān)。2.如因超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷給公司造成損失的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。（三）審批流程違規(guī)1.員工未按規(guī)