（高清版）DB62∕T 4674-2023 黨政機關(guān)會議服務(wù)工作指南

DB62/T4674—20黨政機關(guān)會議服務(wù)工作指南2023-05-01實施2023-05-01實施 II 1 13術(shù)語和定義 1 14.1基本要求 24.2基礎(chǔ)設(shè)施管理 24.3人力資源管理 24.4風(fēng)險管理 25制度建設(shè) 3 3 3 36.1需求確認(rèn) 36.2策劃 36.3會前準(zhǔn)備 36.4會中服務(wù) 46.5會后整理 4 5 57.2信息分析 57.3改進服務(wù)質(zhì)量 5附錄A(規(guī)范性)會議服務(wù)人員的儀容、儀表、儀態(tài) 6附錄B(資料性)會議服務(wù)需求確認(rèn)表 8附錄C(規(guī)范性)會議保密管理要求 附錄D(規(guī)范性)會前準(zhǔn)備工作檢查 附錄E(規(guī)范性)會場布置相關(guān)要求 附錄F(規(guī)范性)會議座次的安排 附錄G(規(guī)范性)設(shè)備調(diào)試 附錄H(規(guī)范性)茶具準(zhǔn)備、續(xù)水規(guī)范 附錄I(規(guī)范性)會場巡視 附錄J(規(guī)范性)突發(fā)事件處理程序 23附錄K(規(guī)范性)滿意度評價表 25I本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由甘肅省機關(guān)事務(wù)管理局提出、歸口并監(jiān)督實施。本文件主要起草單位：蘭州市機關(guān)事務(wù)管理局。本文件主要起草人：李赫林、達朝榮、張忠、劉興全。本文件由蘭州市機關(guān)事務(wù)管理局解釋。本文件規(guī)定了黨政機關(guān)會議服務(wù)工作的術(shù)語和定義、資源管理、制度建設(shè)、會議服務(wù)及服務(wù)評價與改進等。本文件適用于甘肅省黨政機關(guān)會議的服務(wù)工作，其他會議服務(wù)可參照執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T18883室內(nèi)空氣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)GB/T30520會議分類和術(shù)語LB/T059會議服務(wù)機構(gòu)經(jīng)營與服務(wù)規(guī)范3術(shù)語和定義GB/T30520、LB/T059界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。黨政機關(guān)partyandgovernmentorgans黨的機關(guān)、人大機關(guān)、行政機關(guān)、政協(xié)機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)，以及各民主黨派、工商聯(lián)、各人民團體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位。黨政機關(guān)會議conferenceofpartyandgovernmentorgans黨的機關(guān)、人大機關(guān)、行政機關(guān)、政協(xié)機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)，以及各民主黨派、工商聯(lián)、各人民團體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位主辦的會議。黨政機關(guān)會議服務(wù)conferenceserviceofpartyandgovernmentorgans對黨政機關(guān)召開的一定規(guī)模的工作會議和業(yè)務(wù)會議(包括視頻會議)提供的會議場所及配套設(shè)施、設(shè)備進行管理、維護，維持會議場所環(huán)境和秩序的活動。黨政機關(guān)內(nèi)部日常性小型會議、座談會等沒有必要提供會議服務(wù)的除外。黨政機關(guān)會議服務(wù)機構(gòu)conferenceorganizersofpartyandgovernmentorgans接受黨政機關(guān)會議主辦方的委托，管理會議、負(fù)責(zé)會議活動，為會議提供部分或全部服務(wù)的企業(yè)、事業(yè)單位、社團等組織。4資源管理124.1基本要求應(yīng)按照會議方案或服務(wù)合同要求，實行制度化管理，管理的范圍應(yīng)包括但不限于以下幾方面：——具有系統(tǒng)的工作機制和管理制度，工作人員崗位職責(zé)明晰；——依據(jù)會議規(guī)模和服務(wù)要求設(shè)定服務(wù)人員；——車輛停放管理；——環(huán)境衛(wèi)生管理；——會場秩序維護、安全防范等事項的協(xié)助管理；——信息檔案管理。4.2基礎(chǔ)設(shè)施管理4.2.1應(yīng)對會議房屋及配套設(shè)施、設(shè)備和相關(guān)場地進行管理、維護。4.2.2應(yīng)對會議服務(wù)所用硬件資源的保管、使用、維護等管理內(nèi)容形成文件，實行制度化管理。4.3人力資源管理應(yīng)根據(jù)會議的需要配置相應(yīng)的服務(wù)人員，人員選用條件包括但不限于：——受教育程度；——實際工作經(jīng)驗、技能；——身高、形象、年齡；——溝通表達、應(yīng)變能力。4.3.2培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：——思想政治教育；——組織的服務(wù)理念、組織文化；——會議服務(wù)和會議管理的理論知識；——保密制度；——法律法規(guī)知識；——專業(yè)技能培訓(xùn)。培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式應(yīng)采用但不限于：——利用組織制定的服務(wù)手冊，聘請教師授課；——聘請專業(yè)機構(gòu)培訓(xùn)；——組織內(nèi)部指導(dǎo)；——定期進行演練、考試等。4.4風(fēng)險管理風(fēng)險管理包含但不限于：——會議各個環(huán)節(jié)的風(fēng)險評估；——臨時加減、變更會場及會議程序的緊急處置；——會場硬件設(shè)施故障應(yīng)急管理；——消防安全突發(fā)事件管理；——健康安全突發(fā)事件管理；——食品安全突發(fā)事件管理；——安全保衛(wèi)管理；——突發(fā)災(zāi)害應(yīng)對及演練；——疫情防控管理；——風(fēng)險管理方案、備案，應(yīng)急工作預(yù)案。5制度建設(shè)5.1崗位職責(zé)工作規(guī)程工作規(guī)程——識別服務(wù)對象的不同需求；——確定可用的軟硬件資源；——確立可量化的服務(wù)項目；——確定會議服務(wù)人員需要具備的能力；——確立會議服務(wù)人員行為、儀表、儀態(tài)規(guī)范等，具體要求按附錄A執(zhí)行。6會議服務(wù)6.1需求確認(rèn)6.1.1應(yīng)與會議需求方保持高效溝通。6.1.2建立高效、流暢的會議服務(wù)受理方式。6.1.3會議服務(wù)需求參見附錄B,應(yīng)書面進行登記，并再次確認(rèn)。6.1.4會議保密管理要求按照附錄C執(zhí)行。6.2策劃應(yīng)根據(jù)確認(rèn)的服務(wù)需求對會議服務(wù)進行全面策劃，形成實施方案，內(nèi)容包含但不限于：——職責(zé)分工；——時間安排；——場地安排；——會議用品及硬件設(shè)施配備；——突發(fā)事件應(yīng)對措施；——會議秩序及安全等。6.3會前準(zhǔn)備6.3.1應(yīng)將會議服務(wù)過程中可能涉及的服務(wù)內(nèi)容進行細(xì)分，服務(wù)內(nèi)容包含但不限于：34——人員健康檢查；——布置導(dǎo)引；——布置簽到；——布置橫幅與大背景；——檢查會議用桌、椅，主席臺布置，座位格局和座次安排；——布置臺布；——制作并擺放坐席牌；——擺放麥克風(fēng)；——擺放花卉；——提供紙筆；——提供毛巾、紙巾；——調(diào)試燈光；——調(diào)試音響；——調(diào)試投影；——調(diào)試空調(diào)；——準(zhǔn)備茶具(水);——檢查安全、消防設(shè)施及疏散通道；——了解會議程序及個性化服務(wù)需求；——備用物品：電源轉(zhuǎn)換插座、萬能充電器、插電板等。6.3.2根據(jù)會議需求方要求，確定會議主席臺或會議臺座次安排、會議橫幅內(nèi)容。會場布置完成后應(yīng)由會議需求方對會前準(zhǔn)備工作進行檢查確認(rèn)。具體要求包含但不限于以下內(nèi)容：——會前準(zhǔn)備工作檢查按照附錄D執(zhí)行；——會場布置相關(guān)要求按照附錄E執(zhí)行；——會議座次的安排按照附錄F執(zhí)行；——設(shè)備調(diào)試按照附錄G執(zhí)行。6.4會中服務(wù)會中服務(wù)涉及的內(nèi)容宜包含但不限于：——導(dǎo)引；——茶具的準(zhǔn)備，續(xù)水規(guī)范按照附錄H執(zhí)行；——會場巡視按照附錄I執(zhí)行；——會場、洗手間、通道保潔；——會議現(xiàn)場溫度、燈光、音響等隨時進行調(diào)節(jié)；——突發(fā)事件處理，突發(fā)事件處理程序按照附錄J執(zhí)行；——咨詢受理；——保密會議根據(jù)要求調(diào)整。6.5會后整理會后整理內(nèi)容包含但不限于以下方面：——會議結(jié)束后，引導(dǎo)參會人員有序離場；——檢查會議廳(室)是否有客人遺失的物品，如有遺失應(yīng)立即還送給客人，如未能及時送還，應(yīng)妥善管理，做好記錄，同時立即通知會議需求方；——回收可重復(fù)使用的用品，清點數(shù)量并記錄，將坐席牌、桌椅歸位；——清理會議設(shè)施設(shè)備，檢查有無缺失或損壞，清潔后歸位或返還，做好相應(yīng)記錄；——檢查會議室及相關(guān)的物品是否有缺失或損壞，及時報告會議需求方，協(xié)助追補損失，做好記——清掃會場、洗手間；——切斷電源，關(guān)閉會議廳(室)。7評價與改進7.1服務(wù)評價會后應(yīng)及時對會議管理和服務(wù)的全過程按附錄K進行滿意度測評，對改進服務(wù)質(zhì)量制定計劃，提出措施。測評對象包括但不限于：——會議服務(wù)機構(gòu)的滿意度評價；——需求方的滿意度評價；——參會人員滿意度評價；對收集的評價信息進行分析評估。評估內(nèi)容包含但不限于：——信息的有效性；——有關(guān)服務(wù)質(zhì)量的問題；——優(yōu)先考慮對服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生不良影響的原因。7.3.2及時向有關(guān)方面反饋投訴辦理情況。S56(規(guī)范性)會議服務(wù)人員的儀容、儀表、儀態(tài)A.1儀容發(fā)式簡潔，面容清爽；女性可著淡妝，不可涂抹艷麗/顯眼的指甲油，長發(fā)應(yīng)束起，統(tǒng)一佩戴頭花A.2儀表A.2.1一般要求根據(jù)實際情況選擇與制作會議人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證會議人員的服裝、配飾的顏色、樣式統(tǒng)一。工裝外不應(yīng)顯露個人物品；衣、褲袋應(yīng)整理平整；保持工裝干凈、平整，無明顯污跡、破損。A.2.2著裝要求女士著裝應(yīng)統(tǒng)一，著裙裝時，西裙應(yīng)配長襪和工鞋，西裙長度于膝蓋上3cm;著褲裝時，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長及鞋面。男士著裝應(yīng)統(tǒng)一，著西裝時，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長及鞋面；襯衫領(lǐng)口應(yīng)扣好，不應(yīng)敞開；著長袖時，袖口應(yīng)扣好，不應(yīng)挽袖。A.2.3工作牌佩戴要求工作牌應(yīng)佩帶在左胸；工作牌距離肩縫18cm,距中線5cm,不應(yīng)斜戴。A.2.4工鞋著黑色工鞋(以軟底鞋為宜);鞋上飾品不宜過多，皮鞋表面保持光亮。A.2.5絲襪女士著西裙時應(yīng)穿長筒肉色絲襪，并保持絲襪干凈、完好，不應(yīng)穿短襪或不穿。男士應(yīng)穿深色長襪。A.2.6飾品可佩戴深色手表，不應(yīng)佩戴其他飾品。A.3儀態(tài)A.3.1站姿A.3.1.1女士上身正直，頭正目平，挺胸收腹，腰直肩平；雙手搭握，稍向上提，放于小腹前；一腳跨出另一腳的三分之一，呈小丁字步。A.3.1.2男士A.3.3.1女士A.3.3.2男士上體挺直，下頜微收，雙目平視，兩腿分開，不超肩寬A.3.4導(dǎo)引A.3.4.1為賓客導(dǎo)引時，應(yīng)走在賓客側(cè)方45°,距離保持2～3步。A.3.4.4為賓客送行時，應(yīng)在賓客的后方，距離約半步。A.3.6規(guī)范用語T78(資料性)會議服務(wù)需求確認(rèn)表會議服務(wù)需求確認(rèn)表樣式見圖B.1。會議服務(wù)需求確認(rèn)表類別內(nèi)容備注會議類型口座談會□報告會□其他會議日期會議時間上午：~下午：~晚上：~會議地點參會領(lǐng)導(dǎo)安全管理路線(重要接待)□是貴賓車位()位□否□否□是□否□是□否設(shè)施設(shè)備1.是否需要大功率電源2.會議期間是否需要音樂□是□國歌□頒獎進行曲□否3.是否需要使用投影口是使用時間()□否□是□否□是需要的設(shè)備：()口否圖B.1會議服務(wù)需求確認(rèn)表樣式1.是否需要合影□是合影時間：()合影座椅數(shù)量：()□否2.是否有外賓參加□是外賓使用語言：()□否3.是否需要預(yù)留宣傳牌□是數(shù)量：()擺放時間：()□否□否大背景背景尺寸：()懸掛位置：()□否6.是否需要簽到臺□是擺放位置：()擺放數(shù)量：()擺放物品：()□否□是擺放方式：()□否□是擺放位置：()擺放數(shù)量：()白板筆：()□否□是發(fā)放方式：()□否10.是否需要打印與擺放坐□是坐席牌：(胸牌：()胸花：()□否11.麥克風(fēng)種類擺放位置：()□無線話筒數(shù)量：()□頭戴麥克風(fēng)數(shù)量：()12.是否需要提供紙筆□是數(shù)量：()□否□是水果種類：()茶歇：飲品：()食品：()□否是位上擺放瓶裝水□人員續(xù)水口瓶裝水91.是否需要擺放會議花臺□是會議桌花數(shù)量：()特別需求：()□否綠色植物□是盆花數(shù)量：()綠色植物：種類：()數(shù)量：()位置：()□否1.是否需要使用會標(biāo)□是□否2.特殊需求確認(rèn)簽字：日期：核對人：(規(guī)范性)會議保密管理要求C.1工作方案會議保密工作方案應(yīng)包含但不限于：——明確會議保密工作的目標(biāo)和重點；——按照《國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》,明確具體的會議保密事項及其密級；——明確會議保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，各個環(huán)節(jié)保密工作責(zé)任人及其工作職責(zé)規(guī)定與會人員的保密紀(jì)律或保密守則；——規(guī)定會議使用的各種電子設(shè)備的保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及其保障措施；——明確分階段的保密工作任務(wù)，各項工作任務(wù)的責(zé)任人及完成工作的時間安排和目標(biāo)要求；——預(yù)備非正常情況下發(fā)生保密問題的應(yīng)急、補救措施；——明確規(guī)定對泄密問題和在保密工作方面嚴(yán)重違規(guī)違章行為的處理意見。C.2會前會議保密籌備應(yīng)包含但不限于：——選擇符合保密要求的會議場所；——對參與組織和服務(wù)工作的人員進行保密教育，明確會議工作人員的保密紀(jì)律、責(zé)任和義務(wù)，確定會議保密工作的責(zé)任人；——做好涉密會議文件、資料和其他物品起草、印制分發(fā)和保管等環(huán)節(jié)中的保密工作；——對會議住地、會場及其他活動場所的保密環(huán)境和將要提供會議使用的通信、辦公、擴音設(shè)備的保密性能進行安全保密檢查；——制定與會人員必須遵守的保密紀(jì)律。C.3會中會議召開期間保密管理應(yīng)符合但不限于：——以口頭或者文字的方式向與會人員宣布會議保密紀(jì)律或者保密守則，對與會人員進行保密教——清理或者控制無關(guān)人員，設(shè)立警戒范圍，開會期間不得讓無關(guān)人員進入會場，檢查核對進入會場的人員身份；——巡視會議場所、住地，檢查有無違反保密規(guī)定、保密紀(jì)律的行為和泄密隱患；——在大會或者討論結(jié)束時，對會場和代表住地進行檢查，防止遺留會議文件、資料和其他物品；休會期間，需要集中保管的文件、資料和其他物品，由會議工作人員負(fù)責(zé)收回；——對會議設(shè)備使用過程中的保密狀況進行技術(shù)檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。C.4會后會議結(jié)束后保密管理應(yīng)符合但不限于以下要求：——凡是注明“會后收回”或者不能讓與會人員自帶的文件、資料和其他物品，應(yīng)當(dāng)及時收回；——允許與會人員自帶的文件、資料和其他物品，明確要求與會人員回單位后及時交單位保密室保管，不得人人留存，并向與會者單位發(fā)出會議秘密清單，要求單位依照清單如數(shù)收回會議文件、資料和其他物品；——明確規(guī)定會議秘密文件、資料的傳達、閱讀范圍；——不允許與會人員自帶的文件、資料和其他物品，如需要發(fā)給與會者單位的，由會議主辦單位通過機要交通或者機要通信寄發(fā)；——在撤離會議駐地前，要對會議駐地進行全面檢查，防止文件資料遺留在會議駐地；——由會議主辦單位對會議保密工作進行總結(jié)。(規(guī)范性)會前準(zhǔn)備工作檢查會前準(zhǔn)備工作檢查表樣式見圖D.1。會前準(zhǔn)備工作檢查表需求方聯(lián)系人及聯(lián)系方式：大類序號小類需求情況是否完成未完成原因安全管理□要求數(shù)量□不要求□是□否□完成□未完成□要求數(shù)量□不要求□是□否□完成□未完成□要求數(shù)量口不要求□是□否□完成□未完成設(shè)施設(shè)備大功率電源□要求□不要求□是□否□完成□未完成會場音樂□要求數(shù)量_□不要求□是□否□完成□未完成話筒□要求數(shù)量_□不要求□是□否□完成□未完成電腦連接線□要求數(shù)量_□不要求□是□否□完成□未完成投影儀□要求□不要求□是□否□完成□未完成□要求數(shù)量_□不要求□是□否□完成□未完成□要求□不要求□是□否□完成□未完成□要求數(shù)量_□不要求□是□否□完成□未完成空調(diào)/新風(fēng)□要求□不要求□是□否□完成□未完成□要求數(shù)量_口不要求□是□否□完成□未完成會場桌型□是□否□完成□未完成□要求數(shù)量_□不要求□是□否□完成□未完成簽到臺□要求數(shù)量_口不要求□完成□未完成演講臺□完成□未完成□要求□不要求□完成□未完成□座位數(shù)量_□是口否□完成□未完成□是□否□完成□未完成白板及筆□是□否□完成□未完成□是□否□完成□未完成□是□否□完成□未完成□是□否□完成□未完成圖D.1會前準(zhǔn)備工作檢查表樣式會場衛(wèi)生公共區(qū)域□要求□不要求□是□否□完成□未完成□要求□不要求□是□否□完成□未完成衛(wèi)生間□要求□不要求□是□否需求□是□否□完成□未完成□是□否□完成□未完成各責(zé)任人簽字服務(wù)員：會議領(lǐng)班：需求方：年月日(規(guī)范性)會場布置相關(guān)要求應(yīng)選擇三角形或直角形坐席牌，一般長12cm～22cm,寬7.5cm～12cm,雙面展示。坐席牌字體格式統(tǒng)一、大小合理。根據(jù)座次要求安排擺放坐席牌。不同場合的擺放要求參見表E.1。表E.1坐席牌擺放要求距沙發(fā)扶手前緣5cm～6cm處擺放。圓桌會議室距麥克風(fēng)右側(cè)3cm～4cm、距客人座位桌邊50cm～60cm處擺放。擺放靠近麥克風(fēng)右側(cè)3cm～4cm、距離客人座位桌邊50cm~60cm對于有線麥克風(fēng)，麥頭高度距桌面20cm;鼠標(biāo)有線麥距離桌邊20cm擺放。對于無線麥克風(fēng)(使用麥克風(fēng)架),高度距離桌面20cm,麥架距離演講人20cm。多人使用麥克風(fēng)時，主持人、主講人或最高領(lǐng)導(dǎo)位置應(yīng)固定擺放一個麥克風(fēng)。對于無線麥克風(fēng)，每次充電時間為10h～12h之間(具體可根據(jù)電池充電計算公式：電池容量除以充電電流計算),電池一般使用期限為一年。電池應(yīng)存放在干燥涼爽的地方。E.4記錄紙、筆記錄紙應(yīng)選用80g的A4紙3張；如桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板。記錄筆宜選用HB鉛筆、黑色簽字筆。會議資料與記錄紙擺放在一起。宜配備兩支記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側(cè)或者記錄紙上，與記錄紙呈30°,筆尖朝前。距離與會人員右側(cè)12cm～15cm處擺放，標(biāo)識應(yīng)統(tǒng)一面向與會人員。E.6發(fā)言席發(fā)言席高度一般為1.2m左右，適合身高超過170cm的嘉賓，如需要可增加墊腳。麥克風(fēng)頭與演講人下頜距離保持在30cm,垂直距離地面1.5m為宜。當(dāng)設(shè)有主席臺時，發(fā)言席宜擺放在主席臺右側(cè)，與觀眾席呈60°。當(dāng)設(shè)有投影時，發(fā)言席宜擺放在主席臺右側(cè)，與觀眾席呈60°擺放；無投影或投影安置在兩側(cè)時，發(fā)言席可擺放在主席臺中央，與觀眾席呈直角。音響關(guān)閉后，方可卸除有線麥克風(fēng)，無線麥克風(fēng)使用完畢及時卸除內(nèi)部電池。提前準(zhǔn)備備用電池，并記錄電池和投影儀的使用頻率。場內(nèi)張貼禁煙標(biāo)識，場地須達到防滑要求。(規(guī)范性)會議座次的安排F.1.1領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置，參見F.1.2領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置，參見圖F.2。F.1.3其他情況下，按會議主辦方意見排列座次，最終由主辦方(牽頭方)檢查確認(rèn)。觀觀眾席F.2長條桌F.2.1長條桌與正門正對時，會議座位安排參見圖F.3?？涂虯1主A2A7A5方方A6A4B5A3 注：A為客方(或上級領(lǐng)導(dǎo)),B為主方。圖F.3長條桌與正門正對時會議座位安排F.2.2長條桌與正門側(cè)對時，會議座位安排參見圖F.4。主主方客方注：進門右為客方，左為主方。圖F.4長條桌與正門側(cè)對時會議座位安排F.3.1與外賓會談時，會議座位安排參見圖F.5。主方譯員主方譯員BBA1A2客方譯員AA注：A為主方，B為客方。圖F.5與外賓會談時座位安排示意圖F.3.2與上級領(lǐng)導(dǎo)座談時，會議座位安排參見圖F.6。DB62/T4674—2023BABBAB圖F.6與上級領(lǐng)導(dǎo)座談時會議座位安排F.4圓桌會議圓桌會議是一種平等、對話的協(xié)商會議形式，旨在體現(xiàn)參加各方地位平等，其座次安排一般無主次之分。(規(guī)范性)設(shè)備調(diào)試逐個開關(guān)燈光，檢查其照明效果。對主席臺燈光，應(yīng)單獨檢查開放投影時的燈光效果，同時還應(yīng)檢查燈光對主席臺人員的照射。燈盞應(yīng)無損，亮度與顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致。音響應(yīng)提前1h打開，并將所有有關(guān)的音響設(shè)備連接，正式會議前15min再次檢查確認(rèn)。檢查連接線與移動底座，搖動麥克風(fēng)接口，測試音箱與麥克風(fēng)接口處，測試聲音是否正常；逐個調(diào)試麥克風(fēng)音量，以不同位置、最遠的距離可以聽清、并感覺音量適中為準(zhǔn)；檢查麥克風(fēng)電池電量及備用電池情況。把音頻連接線連接電腦，測試是否有聲音，聲音效果是否正常。音響應(yīng)避免雜音、電流聲、音頻干擾等。無線麥克風(fēng)應(yīng)調(diào)試完整。電腦切換的方法一般用Fn+F1～F8(有電腦標(biāo)志)鍵電腦切換，檢查電腦是否兼容，不兼容時可嘗試設(shè)置電腦的分辨率或更換電腦加以解決。投影應(yīng)無花屏、抖動、聲響等影響投影效果的現(xiàn)象。激光筆電池電量應(yīng)充足，使用完畢后，應(yīng)及時將電池拆除。激光筆上下?lián)Q頁鍵與光束應(yīng)正常，激光筆在10m范圍內(nèi)應(yīng)可正常使用。會議室內(nèi)溫度高于26℃時，應(yīng)開啟空調(diào)；溫度低于26℃時，可根據(jù)現(xiàn)場情況及要求開啟空調(diào)。會議開始前30min打開空調(diào)，將溫度調(diào)控在26℃。未開啟空調(diào)時，應(yīng)打開新風(fēng)機。LED顯示屏電源開關(guān)順序：打開LED顯示屏?xí)r先打開主控計算機，后打開LED顯示屏；關(guān)閉LED顯示屏?xí)r先關(guān)閉LED顯示屏，后關(guān)閉計算機。打開計算機時，待計算機操作系統(tǒng)進入主控軟件后，方可打開LED顯示屏電源，避免在全白屏幕狀態(tài)下開啟LED顯示屏。下列情況不應(yīng)開啟LED:——LED顯示屏主控計算機沒有進入控制軟件等程序；——LED顯示屏主控計算機未通電；——LED顯示屏主控制部分電源疾病處理程序未打開；——LED顯示屏屏體部分出現(xiàn)一行非常亮的區(qū)域時，不應(yīng)長時間打開LED顯示屏，應(yīng)注意及時關(guān)閉顯示屏電源；——LED顯示屏的電源出現(xiàn)開關(guān)頻繁跳閘時，應(yīng)及時檢查LED顯示屏屏體或更換電源開關(guān)。(規(guī)范性)茶具準(zhǔn)備、續(xù)水規(guī)范H.1茶具的準(zhǔn)備H.1.1茶具準(zhǔn)備茶具做到一清洗二消毒三沖洗四保潔，做到一客一換一消毒。使用前應(yīng)對瓷杯應(yīng)進行檢查，茶具清潔、無污垢、無水漬、無異味、無破損，且經(jīng)過消毒。H.1.3茶具擺放茶具統(tǒng)一擺放與會人員右側(cè)，整體保持整齊一致；水杯距離與會人員12cm～15cm;瓷杯的杯耳朝向與會人員，呈45。H.2續(xù)水要求H.2.1會議開始15min為與會人員續(xù)第一次水；之后每隔30min續(xù)一次水。可根據(jù)飲水速度，適當(dāng)調(diào)整續(xù)茶間隔時間。H.2.2一般情況下，續(xù)水時視情況分為前側(cè)續(xù)水和后側(cè)續(xù)水，先用“請”的手勢提示與會人員注意，后將與會人員水杯放到托盤里，側(cè)背與會人員。H.2.3續(xù)水時，用左手的小指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指、中指握住杯把，將水杯端起。右手握住暖瓶，瓶口不應(yīng)正對與會人員，側(cè)身略彎腰將水倒入杯中；倒水續(xù)水以7～8分滿為宜。續(xù)水后蓋好杯蓋，仍將杯把轉(zhuǎn)向賓客右側(cè)放好，并將杯蓋留一條小縫。H.2.4續(xù)水時，應(yīng)輕拿輕放，不應(yīng)使水杯發(fā)出響聲、水不應(yīng)濺出水杯。(規(guī)范性)會場巡視在會議期間，每10min～15min會議服務(wù)人員應(yīng)對會場進行巡視，應(yīng)做到但不限于以下幾方面：——室內(nèi)氣溫恒定，夏季空調(diào)溫度不能低于26℃,冬季控制在22-24℃;——室內(nèi)空氣應(yīng)無毒、無害、無異常嗅味，室內(nèi)空氣質(zhì)量應(yīng)符合GB/T18883要求?！繇懧曇暨m中，將麥克風(fēng)調(diào)整到最佳位置，無線麥克風(fēng)根據(jù)使用情況及時更換電池；——投影無抖動、無花屏、無色差；——燈光亮度與投影互相協(xié)調(diào)，保證觀眾能清晰地看清屏幕與主講人；——如有臨時參加會議人員，及時為其提供座椅；——及時續(xù)水；——滿足與會人員其他需求(傳遞麥克風(fēng)等);——一切正常時，會議服務(wù)人員會場門口站立等候；——涉密會議應(yīng)符合保密要求。(規(guī)范性)突發(fā)事件處理程