公司財(cái)務(wù)用章管理制度

公司財(cái)務(wù)用章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)用章的管理，規(guī)范財(cái)務(wù)用章的使用行為，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金安全和正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司涉及財(cái)務(wù)用章的相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.明確職責(zé)原則：財(cái)務(wù)用章的保管、使用等各環(huán)節(jié)職責(zé)清晰，確保責(zé)任落實(shí)到人。2.嚴(yán)格審批原則：用章必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)審批不得使用。3.安全保密原則：確保財(cái)務(wù)用章的安全存放，防止印章被盜用、冒用等情況發(fā)生，對(duì)涉及的相關(guān)信息嚴(yán)格保密。4.規(guī)范使用原則：財(cái)務(wù)用章的使用應(yīng)符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，保證用章行為規(guī)范、準(zhǔn)確。二、財(cái)務(wù)用章的種類(lèi)及用途（一）財(cái)務(wù)專用章1.用于公司各類(lèi)款項(xiàng)收付的票據(jù)、憑證、報(bào)表等財(cái)務(wù)文件的簽章。2.在銀行預(yù)留印鑒，辦理銀行賬戶的開(kāi)戶、銷(xiāo)戶、變更、結(jié)算等業(yè)務(wù)。（二）發(fā)票專用章用于公司對(duì)外開(kāi)具發(fā)票時(shí)的蓋章。（三）法人章1.用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)財(cái)務(wù)文件的簽章。2.在辦理一些重要財(cái)務(wù)事項(xiàng)，如金額較大的支票支付等，作為法定代表人的確認(rèn)簽章。（四）其他財(cái)務(wù)專用章根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要，可能還會(huì)涉及如合同專用財(cái)務(wù)章等其他特定用途的財(cái)務(wù)用章，其用途由公司根據(jù)具體情況明確規(guī)定。三、財(cái)務(wù)用章的保管（一）保管人員職責(zé)1.財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉財(cái)務(wù)工作流程。負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章的日常保管，確保印章存放安全，不得隨意放置或交予他人代管。嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用財(cái)務(wù)專用章，對(duì)每次用章情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.發(fā)票專用章由負(fù)責(zé)發(fā)票管理的人員保管。保管人員應(yīng)熟悉發(fā)票管理規(guī)定，嚴(yán)格按照發(fā)票開(kāi)具流程使用發(fā)票專用章。妥善保管發(fā)票專用章，防止丟失、被盜用。在發(fā)票開(kāi)具后，及時(shí)在發(fā)票上加蓋發(fā)票專用章，并對(duì)蓋章后的發(fā)票進(jìn)行妥善存放和管理。3.法人章一般由公司法定代表人或其授權(quán)的專人保管。保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照法定代表人的授權(quán)使用法人章。確保法人章的安全保管，在使用法人章時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定流程進(jìn)行審批和登記。4.其他財(cái)務(wù)專用章根據(jù)其用途指定相應(yīng)的保管人員，保管人員應(yīng)熟悉該印章的使用范圍和規(guī)定，嚴(yán)格履行保管職責(zé)。（二）保管方式1.財(cái)務(wù)用章應(yīng)存放在專門(mén)的保險(xiǎn)柜或安全的印章保管箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙，密碼和鑰匙由保管人員分別掌握，不得將密碼告知他人，鑰匙應(yīng)隨身攜帶或妥善保管。2.如因工作需要，財(cái)務(wù)用章需帶出公司使用的，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批，并采取必要的安全措施，如由專人陪同、使用專門(mén)的印章攜帶箱等，確保印章安全。（三）保管人員變更1.財(cái)務(wù)用章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)在公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或其指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)印章數(shù)量、完好情況等，并在交接清單上簽字確認(rèn)。2.交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司財(cái)務(wù)部門(mén)留存一份。交接清單應(yīng)詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接雙方簽字等信息。四、財(cái)務(wù)用章的使用（一）使用流程1.申請(qǐng)財(cái)務(wù)用章使用部門(mén)或人員應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)用章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事由、用章文件名稱、用章金額、用章時(shí)間等信息。申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交給相關(guān)審批人員進(jìn)行審批。2.審批審批人員應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括用章事由是否合理、用章文件是否符合規(guī)定、用章金額是否在授權(quán)范圍內(nèi)等。審批通過(guò)后，審批人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)用章使用申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)。對(duì)于重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)的用章申請(qǐng)，可能需要經(jīng)過(guò)公司高層領(lǐng)導(dǎo)或其他相關(guān)部門(mén)的審批。3.用章保管人員在收到經(jīng)審批的《財(cái)務(wù)用章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照申請(qǐng)表上注明的用章要求，在指定的文件或票據(jù)上加蓋相應(yīng)的財(cái)務(wù)用章。用章時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用章文件的內(nèi)容，確保印章加蓋位置準(zhǔn)確、清晰，不得模糊、遺漏。4.登記用章完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)在《財(cái)務(wù)用章使用登記簿》上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括用章日期、用章事由、用章文件名稱、用章金額、審批人員簽字、用章人員簽字等信息。（二）使用范圍及限制1.財(cái)務(wù)專用章僅限于公司財(cái)務(wù)部門(mén)辦理各類(lèi)款項(xiàng)收付、財(cái)務(wù)結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)使用。嚴(yán)禁在空白票據(jù)、空白紙張等上預(yù)先加蓋財(cái)務(wù)專用章。如因特殊情況需要在空白支票上加蓋財(cái)務(wù)專用章的，必須同時(shí)填寫(xiě)支票金額、用途等內(nèi)容，并由專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)支票的使用情況，確保資金安全。2.發(fā)票專用章僅用于公司對(duì)外開(kāi)具的發(fā)票上蓋章，不得用于其他任何非發(fā)票相關(guān)的文件或事項(xiàng)。開(kāi)具發(fā)票時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)票管理規(guī)定填寫(xiě)發(fā)票內(nèi)容，確保發(fā)票信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，發(fā)票專用章應(yīng)加蓋在發(fā)票指定的位置。3.法人章按照公司法定代表人的授權(quán)范圍使用，一般用于重要財(cái)務(wù)文件的法定代表人確認(rèn)簽章。法人章的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循法定代表人的指示，不得擅自超越授權(quán)范圍使用。4.其他財(cái)務(wù)專用章按照公司規(guī)定的特定用途和使用范圍使用，不得隨意擴(kuò)大使用范圍。（三）特殊情況用章1.如遇緊急財(cái)務(wù)事項(xiàng)需要用章，但無(wú)法及時(shí)按照正常審批流程辦理的，用章部門(mén)或人員應(yīng)電話或書(shū)面形式向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及相關(guān)審批人員報(bào)告，說(shuō)明緊急情況及用章需求。在得到財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批人員同意后，可先行用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《財(cái)務(wù)用章使用申請(qǐng)表》上注明緊急用章的情況及補(bǔ)辦審批的過(guò)程。2.對(duì)于涉及公司重大財(cái)務(wù)決策、對(duì)外投資、融資等重要事項(xiàng)的用章，應(yīng)按照公司重大事項(xiàng)決策程序進(jìn)行審批，確保用章行為符合公司整體利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)用章的管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。2.審計(jì)檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保財(cái)務(wù)用章管理符合公司制度要求。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)自查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)用章的使用情況進(jìn)行自查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，核對(duì)用章登記記錄與實(shí)際用章情況是否一致。2.自查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用財(cái)務(wù)用章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)用章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑