公司印信檔案管理制度

公司印信檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司印信檔案管理，確保公司印信的安全使用和檔案的完整、準確、有效，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的印信檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保印信檔案管理合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，確保印信檔案的安全，防止泄露、丟失和損壞。3.規(guī)范有序原則：明確印信檔案管理流程，做到職責清晰、操作規(guī)范、有序管理。4.便捷高效原則：在確保安全保密的前提下，提高印信檔案管理效率，滿足公司業(yè)務需要。二、印信管理（一）印信種類1.公司公章：代表公司對外行使權力和承擔責任的印章。2.合同專用章：用于簽訂各類合同的印章。3.財務專用章：用于公司財務結算等相關業(yè)務的印章。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使權力的印章。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要設立的印章，用于部門內部文件等。6.其他專用章：如發(fā)票專用章等，用于特定業(yè)務。（二）印信的刻制1.因工作需要刻制印信的，由使用部門提出申請，填寫《印信刻制申請表》，詳細說明刻制印信的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批，再由公司辦公室統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.新刻制的印信必須在公司辦公室備案，留存印模，并做好登記。（三）印信的啟用1.新刻制的印信經(jīng)公司辦公室登記備案后，由辦公室通知相關部門領取。2.領取印信時，領取人需在《印信領取登記表》上簽字確認，并注明啟用日期。3.印信啟用前，應在印信使用登記表上預留印模，注明啟用日期、使用范圍等信息。（四）印信的保管1.公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章由公司辦公室指定專人保管，實行雙人保管制度，即一人保管印章，一人保管鑰匙。2.部門章由各部門負責人指定專人保管，并報公司辦公室備案。3.印信保管人員應妥善保管印信，不得隨意放置，確保印信安全。如因工作需要暫時離開崗位，應將印信妥善存放，并做好交接手續(xù)。4.嚴禁將印信帶出公司使用，如因特殊情況確需帶出的，必須經(jīng)公司分管領導批準，并辦理相關手續(xù)，使用完畢后及時歸還。（五）印信的使用1.印信使用必須嚴格履行審批手續(xù)，填寫《印信使用申請表》，注明使用部門、使用日期、使用事項、文件名稱等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批。涉及重大事項或金額較大的合同等，需經(jīng)公司法定代表人審批。3.印信保管人員憑審批后的申請表用印，并在《印信使用登記表》上詳細記錄用印情況，包括用印時間、用印事項、文件名稱、份數(shù)等。4.用印時應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜，不得在空白紙張、表格、合同等上加蓋印信。5.嚴禁在未經(jīng)審批的文件、材料上加蓋印信。（六）印信的停用與銷毀1.因公司機構調整、業(yè)務變更等原因，印信不再使用的，由使用部門提出申請，填寫《印信停用申請表》，說明停用原因、印信名稱等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批。3.印信停用后，由公司辦公室統(tǒng)一收回，并做好登記。4.對于需銷毀的印信，由公司辦公室會同相關部門進行審核，確認無誤后，填寫《印信銷毀申請表》，報公司分管領導審批。5.經(jīng)批準后，由公司辦公室指定專人負責銷毀印信，并做好銷毀記錄，留存銷毀憑證。三、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度等。2.人事檔案：包括員工個人信息、勞動合同、工資福利、培訓記錄、考核評價等。3.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務檔案：包括銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料等。5.其他檔案：如工程檔案、技術檔案等。（二）檔案的收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成后，應按照檔案分類要求進行整理、裝訂，并及時移交公司檔案室。3.對于重要的檔案資料，應在形成后立即移交檔案室，不得在部門留存過長時間。（三）檔案的整理1.檔案室對接收的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.檔案編號應按照一定的規(guī)則進行，便于查找和管理。編目應包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.對于破損、褪色的檔案，應進行修復或復制，確保檔案的完整性。（四）檔案的保管1.公司設立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施。2.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合檔案保管要求。3.檔案應按照保管期限進行分類存放，便于查找和管理。保管期限分為永久、長期、短期。4.檔案室應建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。（五）檔案的借閱1.因工作需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱部門、借閱人、借閱日期、借閱檔案名稱、用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，報檔案室負責人審批。涉及重要檔案的借閱，需經(jīng)公司分管領導審批。3.借閱人憑審批后的申請表到檔案室借閱檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉借、復印、涂改、污損檔案。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的責任。（六）檔案的查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案室查閱，但必須遵守檔案室的相關規(guī)定。2.查閱檔案時，檔案室應安排專人負責監(jiān)督，確保查閱過程的規(guī)范。3.查閱人員不得將檔案帶出檔案室，如需摘抄、復印檔案內容，應經(jīng)檔案室負責人同意，并在指定地點進行。（七）檔案的鑒定與銷毀1.檔案室定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.對于已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，說明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.申請表經(jīng)檔案室負責人審核后，報公司分管領導審批。4.經(jīng)批準后，由檔案室會同相關部門進行檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄，留存銷毀憑證。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負責對印信檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內容1.印信的保管、使用是否符合規(guī)定，審批手續(xù)是否齊全。2.檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。3.印信檔案管理人員的職責履行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每月或每季度對印信檔案管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對印信檔案管理的某個環(huán)節(jié)或某些部門進行不定期抽查。（四）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司辦公室應及時下達整改