公司合同文檔管理制度

公司合同文檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同文檔管理，規(guī)范合同文檔的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，維護公司合法權益，提高公司管理水平和經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類合同文檔的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：公司合同文檔由專門的部門或人員進行集中統一管理，確保合同文檔的完整性、準確性和安全性。2.分類管理原則：根據合同的性質、類型、用途等進行分類管理，便于查找、使用和統計分析。3.保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同文檔進行保密管理。4.全程管理原則：對合同從簽訂前的談判、起草、審核，到簽訂、履行、變更、終止等全過程的文檔進行管理，確保合同文檔的連續(xù)性和完整性。二、合同文檔管理職責（一）合同管理部門職責1.負責合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程的管理工作。2.建立合同臺賬，對合同的基本信息、履行情況等進行記錄和跟蹤。3.組織合同文檔的收集、整理、歸檔工作，確保合同文檔的及時、準確和完整。4.負責合同文檔的保管和借閱管理，按照規(guī)定提供合同文檔的查閱和使用服務。5.定期對合同文檔進行統計分析，為公司決策提供依據。（二）文檔管理部門職責1.負責制定和完善合同文檔管理制度，明確合同文檔管理的流程和規(guī)范。2.指導和監(jiān)督合同管理部門的合同文檔管理工作，對合同文檔的管理情況進行檢查和考核。3.負責合同文檔的集中保管，建立合同文檔檔案庫，配備必要的保管設施和設備，確保合同文檔的安全。4.按照檔案管理的要求，對合同文檔進行分類、編號、裝訂、上架等整理工作，編制合同文檔目錄和檢索工具，便于查找和利用。5.負責合同文檔的數字化管理工作，將合同文檔掃描成電子文檔，建立電子檔案庫，實現合同文檔的信息化管理。（三）其他部門職責1.各部門負責本部門簽訂合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時將合同文檔提交給合同管理部門。2.協助合同管理部門和文檔管理部門做好合同文檔的收集、整理、歸檔等工作。3.按照規(guī)定查閱和使用合同文檔，不得擅自復制、傳播、泄露合同文檔內容。三、合同文檔的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本：包括合同的正本、副本、補充協議、變更協議等。2.合同相關資料：如合同談判記錄、可行性研究報告、市場調研報告、招投標文件、技術方案、驗收報告、往來信函、會議紀要等。3.合同履行過程中的各種憑證：如發(fā)票、送貨單、驗收單、對賬單、付款憑證等。（二）收集要求1.及時性：合同簽訂后，合同管理部門應及時將合同文檔收集齊全，確保合同文檔的完整性和時效性。2.準確性：收集的合同文檔應內容真實、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.完整性：合同文檔應包括合同簽訂前、簽訂過程中、簽訂后以及履行過程中的所有相關資料，確保合同文檔的全面性。（三）整理方法1.分類：按照合同的性質、類型、用途等進行分類，如采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。2.編號：為每份合同編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于識別和管理。3.裝訂：將合同文本和相關資料按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制合同文檔目錄，目錄應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂雙方、合同金額、履行情況等信息，便于查找和統計分析。四、合同文檔的歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔：合同管理部門應定期將整理好的合同文檔移交文檔管理部門進行歸檔，歸檔時間為合同履行完畢后的[X]個工作日內。2.歸檔清單：移交合同文檔時，應填寫合同文檔歸檔清單，清單應包括合同編號、合同名稱、合同文本數量、相關資料數量、移交日期等信息，雙方簽字確認。（二）保管期限1.一般合同文檔的保管期限為[X]年，自合同履行完畢之日起計算。2.涉及公司重大利益、知識產權、商業(yè)秘密等重要合同文檔的保管期限為[X]年或永久保存，具體期限根據合同性質和公司規(guī)定確定。（三）保管方式1.紙質檔案保管：文檔管理部門應將合同文檔紙質檔案存放在專門的檔案庫中，檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.電子檔案保管：文檔管理部門應將合同文檔電子檔案存儲在服務器或存儲設備中，并進行定期備份，確保電子檔案的安全和完整。3.檔案庫管理：檔案庫應建立嚴格的管理制度，配備專人負責檔案庫的日常管理，包括檔案的出入庫登記、整理、盤點等工作。五、合同文檔的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員查閱合同文檔，應填寫合同文檔查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報合同管理部門審核，合同管理部門審核通過后，由文檔管理部門提供查閱服務。2.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同文檔，未經公司領導批準，不得查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫合同文檔查閱申請表，并提交所在部門負責人簽字同意。2.將申請表提交合同管理部門審核，合同管理部門審核通過后，在申請表上簽字蓋章。3.申請人持申請表到文檔管理部門辦理查閱手續(xù)，文檔管理部門按照申請表上的查閱內容提供合同文檔，并做好查閱記錄。4.查閱完畢后，申請人應及時將合同文檔歸還文檔管理部門，文檔管理部門核對無誤后，在查閱記錄上簽字確認。（三）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱合同文檔，應填寫合同文檔借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限、借閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報合同管理部門審核，合同管理部門審核通過后，由文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同文檔，未經公司領導批準，不得借閱。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫合同文檔借閱申請表，并提交所在部門負責人簽字同意。2.將申請表提交合同管理部門審核，合同管理部門審核通過后，在申請表上簽字蓋章。3.申請人持申請表到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)，文檔管理部門按照申請表上的借閱內容提供合同文檔，并與申請人簽訂合同文檔借閱協議，明確雙方的權利和義務。4.借閱期限屆滿，申請人應及時將合同文檔歸還文檔管理部門，文檔管理部門核對無誤后，在借閱協議上簽字確認，并收回借閱申請表。六、合同文檔的保密與銷毀（一）保密措施1.加強對合同文檔管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協議，明確保密責任。2.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同文檔，應采取加密存儲、專人保管、限制訪問等保密措施。3.在合同文檔的查閱、借閱過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播、泄露合同文檔內容。（二）銷毀程序1.合同文檔保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由合同管理部門提出銷毀申請，填寫合同文檔銷毀申請表，注明銷毀合同文檔的編號、名稱、數量、銷毀原因等信息。2.合同管理部門負責人對銷毀申請進行審核，審核通過后，報公司領導批準。3.經公司領導批準后，由文檔管理部門負責組織實施合同文檔的銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。七、合同文檔的統計與分析（一）統計內容1.合同簽訂情況：包括合同數量、合同金額、合同類型、簽訂部門等。2.合同履行情況：包括合同履行率、逾期履行合同數量、未履行合同數量等。3.合同糾紛情況：包括合同糾紛數量、糾紛原因、解決方式等。（二）統計方法1.定期統計：合同管理部門應定期對合同文檔進行統計，統計周期為[X]月/季度/年度。2.數據采集：通過合同臺賬、合同文檔管理系統等方式采集合同相關數據。3.數據分析：對采集到的數據進行分析，形成合同文檔統計報表和分析報告，為公司決策提供依據。（三）分析報告1.分析報告內容：合同文檔統計分析報告應包括合同簽訂情況分析、合同履行情況分析、合同糾紛情況分析、