小公司招投標管理制度

小公司招投標管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司招投標活動，確保招投標工作的公開、公平、公正，提高公司經(jīng)濟效益，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司參與的各類項目招投標活動，包括但不限于工程建設、物資采購、服務外包等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，依法開展招投標活動。2.公平公正原則：確保所有參與招投標的潛在供應商或承包商在同等條件下競爭，不受任何歧視。3.誠實守信原則：招投標各方應誠實守信，如實提供相關信息，履行承諾。4.效益優(yōu)先原則：在保證項目質(zhì)量的前提下，選擇性價比最優(yōu)的供應商或承包商，實現(xiàn)公司效益最大化。二、招投標管理機構(gòu)及職責（一）招投標管理委員會1.組成：由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。2.職責：審議公司招投標管理制度及重大招投標事項。對招投標活動中的重大問題進行決策。監(jiān)督招投標工作的執(zhí)行情況。（二）招投標工作小組1.組成：由采購部門、法務部門、技術(shù)部門等相關人員組成。2.職責：負責具體招投標項目的組織實施。編制招標文件、資格預審文件等相關文件。組織開標、評標、定標等工作。與中標供應商或承包商簽訂合同，并負責合同執(zhí)行過程中的協(xié)調(diào)與監(jiān)督。（三）各部門職責1.采購部門：負責招投標項目的需求調(diào)研與分析，提出采購需求和技術(shù)規(guī)格要求。組織招投標文件的編制、審核與發(fā)布。負責與潛在供應商或承包商的溝通與聯(lián)絡，組織開標、評標等活動。負責合同簽訂后的采購訂單下達、催貨、驗收等工作。2.法務部門：對招投標文件進行法律審核，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。參與招投標活動，提供法律咨詢和法律支持。負責合同的起草、審核與簽訂，處理合同糾紛等法律事務。3.技術(shù)部門：對招投標項目的技術(shù)需求進行評估和論證，提供技術(shù)支持。參與評標工作，對技術(shù)方案進行評審。協(xié)助采購部門進行合同執(zhí)行過程中的技術(shù)問題處理。4.財務部門：參與招投標項目的預算編制和成本分析。負責對招投標項目的資金安排和支付進行審核與監(jiān)督。協(xié)助采購部門進行合同執(zhí)行過程中的財務結(jié)算工作。三、招投標流程（一）項目立項1.各部門根據(jù)公司業(yè)務需求和發(fā)展規(guī)劃，提出項目立項申請，明確項目名稱、內(nèi)容、預算、時間要求等。2.項目立項申請經(jīng)部門負責人審核后，報公司領導審批。（二）招標前期準備1.采購部門根據(jù)批準的項目立項申請，組建招投標工作小組，并明確小組成員的職責分工。2.工作小組對項目需求進行詳細調(diào)研與分析，編制招標文件或詢價文件，明確項目的技術(shù)規(guī)格、商務條款、評標標準等要求。3.招標文件編制完成后，由采購部門組織相關部門進行審核，確保文件內(nèi)容準確、完整、合法合規(guī)。審核通過后，報招投標管理委員會備案。4.采購部門根據(jù)項目特點和需求，確定潛在供應商或承包商的資格條件，編制資格預審文件。5.發(fā)布招標公告或邀請招標邀請函，向潛在供應商或承包商發(fā)出投標邀請。招標公告或邀請招標邀請函應在公司官網(wǎng)、相關行業(yè)媒體等渠道發(fā)布，確保信息公開、廣泛傳播。（三）投標報名與資格預審1.潛在供應商或承包商在規(guī)定時間內(nèi)報名參加投標，并提交資格預審文件。2.招投標工作小組對報名供應商或承包商的資格預審文件進行審查，核實其資質(zhì)、業(yè)績、信譽等情況，確定符合資格條件的供應商或承包商名單。3.向通過資格預審的供應商或承包商發(fā)出招標文件，并告知其投標截止時間、開標時間和地點等相關信息。（四）投標文件編制與提交1.供應商或承包商應按照招標文件的要求，編制投標文件。投標文件應包括商務部分、技術(shù)部分、價格部分等內(nèi)容，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整。2.投標文件應在規(guī)定的投標截止時間前密封送達指定地點。逾期送達的投標文件將被拒收。（五）開標1.采購部門按照招標文件規(guī)定的時間和地點組織開標會議。開標會議應由招投標工作小組主持，邀請所有投標供應商或承包商代表參加。2.開標時，由工作人員當眾拆封投標文件，宣讀投標人名稱、投標價格、投標文件的主要內(nèi)容等信息。開標過程應進行記錄，并由投標人代表簽字確認。（六）評標1.開標結(jié)束后，由招投標工作小組組織評標會議。評標委員會由公司內(nèi)部相關部門人員和外部專家組成，人數(shù)應符合法律法規(guī)規(guī)定。2.評標委員會按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審。評審過程中，評標委員會可以要求投標人對投標文件進行澄清或說明，但不得改變投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容。3.評標委員會根據(jù)評審結(jié)果，推薦中標候選人名單，并編寫評標報告。評標報告應包括評標過程、評標結(jié)果、中標候選人名單及推薦理由等內(nèi)容。（七）定標1.招投標管理委員會根據(jù)評標報告，對中標候選人進行審議，確定中標人。2.采購部門向中標人發(fā)出中標通知書，并同時將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。3.中標通知書發(fā)出后，采購部門應在規(guī)定時間內(nèi)與中標人簽訂合同。合同簽訂前，應將合同文本提交法務部門進行法律審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。（八）合同簽訂與執(zhí)行1.中標人應在規(guī)定時間內(nèi)與公司簽訂合同。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。2.采購部門負責合同執(zhí)行過程中的協(xié)調(diào)與監(jiān)督，及時處理合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更或糾紛，應按照合同約定和相關法律法規(guī)進行處理。3.財務部門負責對合同執(zhí)行過程中的資金支付進行審核與監(jiān)督，確保資金使用安全、合理。四、招投標文件管理（一）文件編制1.招標文件、資格預審文件等招投標文件應按照規(guī)范的格式和內(nèi)容要求進行編制，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰。2.文件編制過程中，應充分考慮項目需求和潛在供應商或承包商的實際情況，合理設置評標標準和商務條款，避免出現(xiàn)傾向性或歧視性條款。（二）文件審核1.招投標文件編制完成后，應組織相關部門進行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性等方面。2.審核通過后的招投標文件應報招投標管理委員會備案，確保文件符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。（三）文件存檔1.招投標活動結(jié)束后，應將招投標文件進行整理歸檔。歸檔文件應包括招標文件、資格預審文件、投標文件、評標報告、中標通知書、合同等相關資料。2.招投標文件的存檔期限應按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，確保文件資料的完整性和可追溯性。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應對招投標活動進行定期或不定期的審計監(jiān)督，檢查招投標程序是否合規(guī)、文件是否齊全、評標過程是否公正等。2.招投標管理委員會應加強對招投標工作的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決招投標活動中存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，配合提供相關資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的問題和建議，應認真整改落實，不斷完善招投標管理制度和工作流程。六、違規(guī)處理（一）對投標人的違規(guī)處理1.投標人在招投標活動中如有下列違規(guī)行為之一的，取消其投標資格，沒收投標保證金，并依法追究其法律責任：提供虛假材料謀取中標。采取不正當手段詆毀、排擠其他投標人。與招標人、其他投標人或者招標代理機構(gòu)惡意串通。向招標人或者評標委員會成員行賄或者提供其他不正當利益。在投標過程中弄虛作假、騙取中標。2.投標人如有其他違規(guī)行為的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰，并在一定期限內(nèi)禁止其參與公司招投標活動。（二）對公司內(nèi)部人員的違規(guī)處理1.公司內(nèi)部人員在招投標活動中如有下列違規(guī)行為之一的，給予警告、記過、記大過等處分；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同，并依法追究其法律責任：泄露招投標機密信息。違反招投標程序，擅自決定中標人。收受投標人賄賂或其他不正當利益。與投標人惡意串通，損害公司利益。