公司案件檔案管理制度VIP

公司案件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司案件檔案的規(guī)范化管理，確保案件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于案件的查詢、利用和后續(xù)處理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及各類案件（包括但不限于法律糾紛案件、勞動爭議案件、內(nèi)部違規(guī)違紀(jì)案件等）檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司案件檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：案件檔案應(yīng)如實(shí)反映案件的全過程，記錄內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。3.分類管理原則：根據(jù)案件的性質(zhì)、類別等進(jìn)行分類，便于查找和管理。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、案件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.與案件相關(guān)的各類文件、資料，包括但不限于合同、協(xié)議、往來信函、會議紀(jì)要、調(diào)查筆錄、鑒定報告、判決書等。2.案件處理過程中形成的請示、報告、審批文件等內(nèi)部文件。3.涉及案件的視聽資料、電子數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.案件承辦部門或人員應(yīng)在案件處理過程中及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性。2.對于外部獲取的文件資料，應(yīng)確保其真實(shí)性和有效性，并進(jìn)行必要的審核和登記。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。（三）整理方法1.分類：按照案件的性質(zhì)分為法律糾紛案件、勞動爭議案件、內(nèi)部違規(guī)違紀(jì)案件等類別；每類案件再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如法律糾紛案件可分為合同糾紛、侵權(quán)糾紛等。2.編號：為每個案件檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和查詢。3.排序：按照案件處理的時間順序或重要程度對檔案資料進(jìn)行排序。4.編目：編制案件檔案目錄，包括檔案編號、案件名稱、當(dāng)事人、處理時間、檔案內(nèi)容簡介等信息，以便快速檢索。三、案件檔案的歸檔（一）歸檔時間案件處理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將整理好的案件檔案移交至檔案管理部門歸檔。（二）歸檔流程1.承辦部門填寫《案件檔案歸檔申請表》，詳細(xì)說明案件基本情況、檔案資料清單等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的案件檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知承辦部門補(bǔ)充或修正。3.審核通過后，檔案管理部門將案件檔案進(jìn)行上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。四、案件檔案的保管（一）保管期限1.法律糾紛案件檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般為自案件結(jié)案之日起[X]年。2.勞動爭議案件檔案的保管期限為自案件處理完畢之日起[X]年。3.內(nèi)部違規(guī)違紀(jì)案件檔案的保管期限根據(jù)違規(guī)違紀(jì)的嚴(yán)重程度確定，一般為自處理決定作出之日起[X]年至永久保存不等。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.案件檔案應(yīng)按照類別、編號順序存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，同時做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對案件檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.做好檔案庫房的環(huán)境衛(wèi)生工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好。五、案件檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱案件檔案的，應(yīng)填寫《案件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于涉及公司機(jī)密或敏感信息的案件檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個人因司法機(jī)關(guān)辦案等合法事由需要查閱公司案件檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照公司對外提供檔案資料的審批流程辦理審批手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱申請人將填寫完整并經(jīng)審批的《案件檔案查閱申請表》提交至檔案管理部門。2.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提取相關(guān)案件檔案，在檔案查閱室提供給查閱人員查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱案件檔案的，應(yīng)填寫《案件檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于涉及公司機(jī)密或敏感信息的案件檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱申請人將填寫完整并經(jīng)審批的《案件檔案借閱申請表》提交至檔案管理部門。2.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提取相關(guān)案件檔案，與借閱申請人辦理檔案交接手續(xù)，填寫《案件檔案借閱登記表》，注明檔案編號、案件名稱、借閱時間、預(yù)計(jì)歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的案件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并處理。六、案件檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對案件檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在案件檔案的查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得在非規(guī)定場所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.對于涉及公司機(jī)密或敏感信息的案件檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等特殊保密措施。（二）安全防范1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備相應(yīng)的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。4.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和安全檢查，防止電子檔案數(shù)據(jù)泄露或被篡改。七、案件檔案的銷毀（一）銷毀條件1.案件檔案保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值的。2.因其他原因需要銷毀的案件檔案，如檔案內(nèi)容已失去真實(shí)性、完整性，或已被新的檔案資料所替代等。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿或符合銷毀條件的案件檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《案件檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《案件檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織專人對擬銷毀的案件檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.銷毀案件檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記