辦公物品分發(fā)管理制度

辦公物品分發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司辦公物品的分發(fā)管理，確保辦公物品的合理配置與有效使用，提高工作效率，降低辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)全體員工。（三）基本原則1.按需分配原則：根據(jù)員工的工作崗位、職責及實際工作需求，合理發(fā)放辦公物品，確保員工能夠正常開展工作。2.勤儉節(jié)約原則：倡導節(jié)約使用辦公物品，避免浪費，提高辦公物品的使用效益。3.規(guī)范管理原則：對辦公物品的采購、入庫、存儲、發(fā)放、使用、盤點等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理，確保流程清晰、責任明確。二、辦公物品分類及標準（一）辦公文具類1.書寫工具：包括中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆、記號筆等，根據(jù)工作需要定期發(fā)放。2.紙張類：如A4紙、A3紙、便簽紙、筆記本等，按照不同規(guī)格和用途進行發(fā)放。3.文件管理用品：文件夾、檔案袋、訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等，根據(jù)實際需求配備。4.桌面用品：計算器、剪刀、美工刀、直尺、膠水棒等，供員工日常辦公使用。（二）辦公設(shè)備類1.電腦及周邊設(shè)備：為員工配備辦公電腦、顯示器、鍵盤、鼠標、打印機、復印機、掃描儀等設(shè)備，根據(jù)崗位需求和工作性質(zhì)進行配置。2.辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、會議桌椅等，根據(jù)辦公空間和員工數(shù)量合理安排。（三）辦公耗材類1.打印機耗材：墨盒、硒鼓、色帶等，根據(jù)打印機的使用頻率定期更換。2.復印機耗材：碳粉、載體等，按照復印機的使用情況進行補充。3.其他耗材：如打印紙、傳真紙、墨盒芯片等，根據(jù)實際使用量進行發(fā)放。（四）通訊設(shè)備類為員工配備辦公電話、手機等通訊設(shè)備，根據(jù)工作需要提供相應(yīng)的通訊費用補貼。（五）勞保用品類根據(jù)不同崗位的工作環(huán)境和勞動強度，為員工發(fā)放相應(yīng)的勞保用品，如安全帽、工作服、手套、護目鏡等。三、辦公物品采購（一）采購計劃制定1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作安排及辦公物品使用情況，填寫《辦公物品采購申請表》，詳細列出所需辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計金額等信息，并提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門的采購申請后，結(jié)合庫存情況進行審核，制定月度辦公物品采購計劃，并報公司領(lǐng)導審批。（二）采購實施1.經(jīng)公司領(lǐng)導審批后的采購計劃，由行政部門負責組織實施采購。采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商進行采購。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴格按照采購計劃進行采購，確保所采購的辦公物品符合公司要求。對于金額較大的采購項目，應(yīng)采用招標、詢價等方式進行采購，以確保采購過程的公開、公平、公正。3.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。（三）采購驗收1.辦公物品到貨后，行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同一致。2.對于驗收合格的辦公物品，驗收人員應(yīng)在《辦公物品驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的辦公物品，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。四、辦公物品入庫與存儲（一）入庫管理1.行政部門倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《辦公物品驗收單》，對驗收合格的辦公物品進行入庫登記，填寫《辦公物品入庫登記表》，詳細記錄辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商等信息。2.倉庫管理人員應(yīng)按照辦公物品的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，確保物品擺放整齊、有序，便于查找和管理。（二）存儲管理1.倉庫應(yīng)保持通風、干燥、清潔，溫度、濕度應(yīng)符合辦公物品存儲要求。對于易受潮、易變質(zhì)、易損壞的辦公物品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施進行存儲。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公物品進行盤點，確保賬物相符。盤點周期為每月一次，盤點結(jié)束后應(yīng)填寫《辦公物品盤點表》，并將盤點結(jié)果報行政部門負責人。3.對于庫存積壓、過期、損壞的辦公物品，倉庫管理人員應(yīng)及時清理，并填寫《辦公物品報廢申請表》，報行政部門負責人審批后進行報廢處理。五、辦公物品發(fā)放（一）發(fā)放流程1.員工因工作需要領(lǐng)取辦公物品時，應(yīng)填寫《辦公物品領(lǐng)用申請表》，注明所需辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，并提交至所在部門負責人審批。2.部門負責人根據(jù)員工的工作需求和實際情況，對《辦公物品領(lǐng)用申請表》進行審核，簽字同意后交行政部門倉庫管理人員。3.倉庫管理人員根據(jù)經(jīng)部門負責人審批后的《辦公物品領(lǐng)用申請表》，按照辦公物品的庫存情況進行發(fā)放，并在《辦公物品領(lǐng)用登記表》上記錄發(fā)放日期、領(lǐng)取人、辦公物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。4.員工領(lǐng)取辦公物品后，應(yīng)在《辦公物品領(lǐng)用登記表》上簽字確認。（二）發(fā)放標準1.辦公文具類：按照員工的崗位和工作需求，每月定期發(fā)放一定數(shù)量的書寫工具、紙張類、文件管理用品等辦公文具。2.辦公設(shè)備類：根據(jù)崗位需求和工作性質(zhì)，為員工配備相應(yīng)的辦公設(shè)備，并按照公司規(guī)定進行使用和管理。3.辦公耗材類：根據(jù)打印機、復印機等辦公設(shè)備的使用頻率，定期發(fā)放相應(yīng)的耗材。4.通訊設(shè)備類：按照公司規(guī)定為員工配備辦公電話、手機等通訊設(shè)備，并提供相應(yīng)的通訊費用補貼。5.勞保用品類：根據(jù)不同崗位的工作環(huán)境和勞動強度，定期為員工發(fā)放相應(yīng)的勞保用品。（三）特殊情況發(fā)放1.因工作需要臨時增加辦公物品需求的，員工應(yīng)填寫《辦公物品臨時領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，可到行政部門倉庫領(lǐng)取。2.對于因工作調(diào)動、離職等原因不再需要使用的辦公物品，員工應(yīng)及時交回行政部門倉庫，倉庫管理人員應(yīng)進行清點和登記。六、辦公物品使用與管理（一）使用要求1.員工應(yīng)妥善保管和使用辦公物品，不得隨意丟棄、損壞或轉(zhuǎn)借他人。2.辦公設(shè)備應(yīng)按照操作規(guī)程進行使用，定期進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。3.辦公耗材應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費。對于可回收利用的辦公耗材，如紙張、墨盒等，應(yīng)進行分類回收。（二）損壞賠償1.因員工個人原因造成辦公物品損壞或丟失的，員工應(yīng)照價賠償。賠償金額由行政部門根據(jù)辦公物品的購置價格、使用年限等因素確定。2.對于因正常使用導致辦公物品自然損耗或老化的，由行政部門負責及時更換或維修。（三）離職交接1.員工離職時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公物品全部交回行政部門倉庫，倉庫管理人員應(yīng)進行清點和核對。2.對于未交回或損壞的辦公物品，行政部門應(yīng)按照規(guī)定要求員工進行賠償，賠償金額從員工工資中扣除。七、辦公物品盤點與清查（一）盤點周期1.行政部門倉庫管理人員應(yīng)每月對辦公物品進行一次盤點，確保賬物相符。2.公司每年應(yīng)組織一次全面的辦公物品清查工作，對辦公物品的采購、入庫、存儲、發(fā)放、使用等情況進行全面檢查和清理。（二）盤點方法1.盤點采用實地盤點的方法，倉庫管理人員應(yīng)逐一清點辦公物品的數(shù)量、規(guī)格、型號等，并與《辦公物品入庫登記表》、《辦公物品領(lǐng)用登記表》等賬目進行核對。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬物不符情況，倉庫管理人員應(yīng)及時查明原因，并填寫《辦公物品盤點差異表》，報行政部門負責人審批后進行處理。（三）清查結(jié)果處理1.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，