公司油卡行政管理制度

公司油卡行政管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司油卡的使用與管理，確保油卡使用的合理性、安全性和透明度，有效控制公司車輛用油成本，提高車輛使用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展。適用范圍本制度適用于公司所有配備公務(wù)車輛并使用油卡加油的部門及員工?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保油卡使用合法合規(guī)。2.節(jié)約原則：鼓勵(lì)合理用油，倡導(dǎo)節(jié)約能源，降低車輛運(yùn)行成本。3.透明原則：油卡使用情況應(yīng)做到清晰透明，便于監(jiān)督和管理。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在油卡使用管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。油卡管理職責(zé)分工行政部門1.負(fù)責(zé)油卡的統(tǒng)一申請(qǐng)、辦理及充值工作。2.建立油卡管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄油卡的領(lǐng)用、使用、充值、掛失、解掛、注銷等情況。3.定期對(duì)油卡使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向公司管理層匯報(bào)油卡使用動(dòng)態(tài)及費(fèi)用情況。4.協(xié)助財(cái)務(wù)部門核對(duì)油卡費(fèi)用賬目，確保賬目清晰準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)對(duì)違規(guī)使用油卡的行為進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并提出處理建議。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核油卡充值發(fā)票及相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出符合財(cái)務(wù)規(guī)定。2.按照公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)油卡費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理，定期與行政部門核對(duì)賬目。3.對(duì)油卡使用情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，防止出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。車輛使用部門1.負(fù)責(zé)本部門車輛油卡的領(lǐng)用、保管和使用。2.嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用油卡，不得將油卡轉(zhuǎn)借他人或用于非公務(wù)活動(dòng)。3.定期向行政部門報(bào)送車輛行駛里程、油耗等信息，配合行政部門做好油卡使用情況的分析工作。4.發(fā)現(xiàn)油卡丟失、被盜等異常情況時(shí)，及時(shí)向行政部門報(bào)告，并協(xié)助采取相應(yīng)措施。駕駛員1.妥善保管所領(lǐng)用的油卡，不得遺失或損壞。2.在加油時(shí)，應(yīng)選擇正規(guī)加油站，并要求加油站工作人員提供加油明細(xì)小票。3.嚴(yán)格按照車輛實(shí)際耗用量加油，不得虛報(bào)加油量或套取油卡資金。4.配合行政部門和財(cái)務(wù)部門的工作，如實(shí)提供車輛用油相關(guān)信息。油卡申請(qǐng)與辦理油卡申請(qǐng)1.各車輛使用部門根據(jù)車輛使用情況及油耗水平，預(yù)估每月油卡使用量，填寫《油卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)油卡的數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，報(bào)行政部門審核。2.行政部門對(duì)各部門提交的《油卡申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，結(jié)合公司車輛數(shù)量、行駛里程、油耗標(biāo)準(zhǔn)等因素，確定油卡申請(qǐng)數(shù)量及充值金額，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。油卡辦理1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理油卡。辦理油卡時(shí)，應(yīng)選擇信譽(yù)良好、服務(wù)規(guī)范的加油站，并與加油站簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.油卡辦理完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將油卡發(fā)放至各車輛使用部門，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括油卡卡號(hào)、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間等信息。油卡充值充值申請(qǐng)1.當(dāng)油卡余額不足時(shí)，車輛使用部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫《油卡充值申請(qǐng)表》，報(bào)行政部門審核。2.《油卡充值申請(qǐng)表》應(yīng)注明油卡卡號(hào)、當(dāng)前余額、申請(qǐng)充值金額、預(yù)計(jì)充值時(shí)間等信息，并附上近期車輛行駛里程及油耗情況說明。充值審批1.行政部門對(duì)各部門提交的《油卡充值申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)油卡使用情況及余額信息，確保充值金額合理。審核通過后，報(bào)財(cái)務(wù)部門復(fù)核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)充值金額進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無(wú)誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。充值操作1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照審批金額進(jìn)行油卡充值。充值完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將充值憑證交行政部門備案。2.行政部門根據(jù)充值憑證更新油卡管理臺(tái)賬，并通知車輛使用部門油卡已充值成功。油卡使用與管理油卡領(lǐng)用1.車輛使用部門指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取油卡，并在《油卡領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。2.領(lǐng)取油卡時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)油卡卡號(hào)、有效期等信息，確保油卡完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)油卡存在問題，應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋。油卡保管1.領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管油卡，不得將油卡隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。如因保管不善導(dǎo)致油卡丟失、被盜，領(lǐng)用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.油卡應(yīng)存放在安全可靠的地方，避免與磁性物品接觸，防止油卡消磁。油卡加油1.駕駛員在加油前，應(yīng)檢查車輛油箱油量，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行加油。加油時(shí)，應(yīng)選擇正規(guī)加油站，并要求加油站工作人員提供加油明細(xì)小票。2.加油明細(xì)小票應(yīng)包括加油日期、加油站名稱、加油金額、加油量、車輛牌號(hào)等信息。駕駛員應(yīng)妥善保管加油明細(xì)小票，并在每次加油后及時(shí)交車輛使用部門負(fù)責(zé)人審核。3.車輛使用部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)加油明細(xì)小票進(jìn)行審核，核實(shí)加油量與車輛實(shí)際行駛里程及油耗情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并向行政部門報(bào)告。油卡使用范圍1.油卡僅限用于公司公務(wù)車輛加油，嚴(yán)禁將油卡用于私人車輛或其他非公務(wù)用途。2.如因特殊情況需要使用油卡為公司其他設(shè)備加油，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在油卡使用記錄中詳細(xì)注明用途。油卡使用記錄1.駕駛員應(yīng)在每次加油后，及時(shí)在車輛行駛記錄中記錄加油時(shí)間、加油站名稱、加油量、行駛里程等信息。2.車輛使用部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)車輛行駛記錄進(jìn)行檢查，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)車輛行駛記錄，統(tǒng)計(jì)分析車輛油耗情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)油耗異常車輛，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.行政部門應(yīng)定期收集各車輛使用部門的車輛行駛記錄和加油明細(xì)小票，進(jìn)行匯總分析。如發(fā)現(xiàn)油卡使用存在異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并按照本制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。油卡掛失、解掛與注銷油卡掛失1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜，領(lǐng)用人應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并提供油卡卡號(hào)、丟失時(shí)間、丟失地點(diǎn)等相關(guān)信息。2.行政部門接到掛失報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)與加油站聯(lián)系，辦理油卡掛失手續(xù)，防止油卡被盜用。同時(shí)，應(yīng)在油卡管理臺(tái)賬中注明油卡掛失情況。油卡解掛1.如油卡丟失后找回，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并申請(qǐng)解掛。2.行政部門核實(shí)情況后，與加油站聯(lián)系辦理油卡解掛手續(xù)，并在油卡管理臺(tái)賬中更新油卡狀態(tài)。油卡注銷1.車輛報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓或不再使用時(shí)，車輛使用部門應(yīng)及時(shí)將油卡交回行政部門。2.行政部門收到交回的油卡后，應(yīng)核對(duì)油卡信息，確認(rèn)無(wú)誤后，辦理油卡注銷手續(xù)，并在油卡管理臺(tái)賬中予以注銷。3.注銷油卡時(shí)，行政部門應(yīng)確保油卡內(nèi)余額已全部使用或已妥善處理，避免出現(xiàn)余額浪費(fèi)或資金流失情況。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司財(cái)務(wù)部門定期對(duì)油卡使用情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查油卡費(fèi)用支出是否合理、合規(guī)，是否存在虛報(bào)、冒領(lǐng)等違規(guī)行為。2.內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)查閱油卡管理臺(tái)賬、加油明細(xì)小票、車輛行駛記錄等相關(guān)資料，與行政部門和車輛使用部門進(jìn)行溝通核實(shí)，確保審計(jì)結(jié)果真實(shí)可靠。行政檢查1.行政部門不定期對(duì)油卡使用情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查油卡是否按規(guī)定用途使用、是否存在轉(zhuǎn)借他人或用于非公務(wù)活動(dòng)等情況。2.行政部門在檢查過程中，可通過實(shí)地查看車輛、詢問駕駛員、查閱相關(guān)記錄等方式進(jìn)行核實(shí)。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并進(jìn)行調(diào)查處理。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用油卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、解除勞動(dòng)合同