某公司企業(yè)檔案管理辦法VIP

第一章總則第一條

為加強(qiáng)公司企業(yè)檔案工作，服務(wù)于企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和管理工作，根據(jù)《集團(tuán)有限公司企業(yè)檔案工作規(guī)定》和檔案相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。第二條

企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。第三條

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是指在知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造、運(yùn)用、保護(hù)和管理工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔的各種載體的檔案文件。第四條

重大活動(dòng)檔案是指在重大活動(dòng)中直接形成的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。第五條

企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。第六條

公司各單位包括全資子公司應(yīng)設(shè)置專職或兼職資料員或文書員，負(fù)責(zé)本單位文件材料的管理工作，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并在業(yè)務(wù)上接受公司檔案館指導(dǎo)。第七條

境外企業(yè)檔案管理參照《集團(tuán)有限公司境外企業(yè)檔案工作指導(dǎo)意見》執(zhí)行。第二章

工作職責(zé)第八條

檔案館職責(zé)（一）學(xué)習(xí)貫徹并執(zhí)行上級(jí)檔案主管部門及國家檔案局的檔案精神及法律法規(guī)。（二）按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查公司各職能部門及項(xiàng)目的檔案前期的資料整理工作。（三）制定年度檔案工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。（四）明確各門類檔案歸屬與流向。（五）督促公司各職能部門對(duì)重大固定資產(chǎn)投資專項(xiàng)資料的前期的收集、整理，對(duì)達(dá)到歸檔要求的資料予以接收，并配合上級(jí)單位完成對(duì)公司檔案專項(xiàng)檢查與驗(yàn)收工作。（六）對(duì)公司達(dá)到歸檔要求的文件材料予以接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。（七）指導(dǎo)各職能部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。第九條

公司及子公司各職能部門職責(zé)（一）各職能部門應(yīng)按照“誰形成，誰歸檔”原則，收集、整理、歸檔本部門（項(xiàng)目）文件，并定期向檔案館移交，對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。（二）各職能部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)對(duì)本部門歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。第十條

加強(qiáng)企業(yè)重大活動(dòng)檔案管理工作，應(yīng)依照有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行重大活動(dòng)檔案的立卷歸檔。應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保重大活動(dòng)檔案的系統(tǒng)、完整、安全。第三章

業(yè)務(wù)工作第十一條

企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)（一）檔案工作應(yīng)納入公司領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、企業(yè)規(guī)章制度及工作流程、部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)或崗位責(zé)任制。（二）檔案館或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)。（三）公司在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)、檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度、驗(yàn)收或鑒定項(xiàng)目成果、進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)時(shí)，應(yīng)同時(shí)對(duì)項(xiàng)目文件提出歸檔要求、檢查積累情況、驗(yàn)收或鑒定歸檔情況、做好歸檔交接。第十二條

文件的形成與積累（一）文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式；（二）文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)資料員保管。第十三條

文件整理與歸檔（一）文件整理1.文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系。2.文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案等門類文件的整理，應(yīng)分別符合《文書檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實(shí)物檔案管理辦法》等標(biāo)準(zhǔn)、文件的要求。3.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目文件整理，應(yīng)按《集團(tuán)有限公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理辦法》執(zhí)行。（二）文件歸檔范圍1.

公司在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。（1）企業(yè)資產(chǎn):包括各種物業(yè)(如樓宇、房產(chǎn)、土地)的產(chǎn)權(quán)證、使用證，資產(chǎn)的注入、劃撥、劃轉(zhuǎn)、無形資產(chǎn)買入的請(qǐng)示、批復(fù)、權(quán)屬證明及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)證明材料，清產(chǎn)核資工作中形成的各種文件材料；（2）注冊(cè)登記:包括企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及與各方簽訂的合同)；（3）行政管理:包括董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等材料及文秘工作、勞動(dòng)工資、人事管理、法律事務(wù)、外事公關(guān)、安全保衛(wèi)等工作形成的文件材料；（4）經(jīng)營(yíng)管理:包括經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、稽核審計(jì)等工作形成的文件材料，各種合同、協(xié)議及公證書，企業(yè)內(nèi)部管理與整頓形成的文件材料；（5）生產(chǎn)技術(shù)管理:包括生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、勞動(dòng)管理、能源管理、科技管理、計(jì)量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作等形成的文件材料及企業(yè)各種資質(zhì)證書及相關(guān)材料；（6）社團(tuán)工作:包括黨、團(tuán)組織、工會(huì)、協(xié)會(huì)、紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳教育等方面形成的文件材料；（7）投資開發(fā):包括境內(nèi)外投資項(xiàng)目中的項(xiàng)目建議(申請(qǐng))書、意向書，可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件，合同、章程、協(xié)議等及其審批文件、批準(zhǔn)證書，項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等活動(dòng)形成的文件材料，承包工程、設(shè)計(jì)咨詢項(xiàng)目中的招投標(biāo)、中標(biāo)、簽訂合同、施工準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收、工程移交等活動(dòng)形成的文件材料，科技經(jīng)貿(mào)合作項(xiàng)目中的合同、協(xié)議，及實(shí)施合作過程中形成的主要文件材料，勞務(wù)合作項(xiàng)目中的合同、協(xié)議、人事管理、財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)形成的文件材料；（8）基本建設(shè):包括本企業(yè)各種基建工程形成的依據(jù)性、基礎(chǔ)性材料，設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工文件材料；（9）設(shè)備儀器:包括各種自制、外購設(shè)備及安裝調(diào)試文件材料；（10）產(chǎn)品生產(chǎn):包括每種產(chǎn)品從開發(fā)、設(shè)計(jì)到工藝、工程安裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)、廣告等方面形成的文件材料；（11）科學(xué)研究:包括從開題到實(shí)驗(yàn)、總結(jié)報(bào)告、技術(shù)鑒定、成果推廣應(yīng)用及轉(zhuǎn)讓等系列活動(dòng)中形成的文件材料；（12）聲像實(shí)物:包括各種活動(dòng)形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、書畫等；2.歸檔文件的主要來源有：公司形成的文件；公司引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)向公司提交的文件；公司參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向公司提交的文件；公司執(zhí)行、辦理的外來文件。3.管理類和會(huì)計(jì)、科技、聲像、實(shí)物等門類文件歸檔范圍和保管期限，應(yīng)符合文書檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實(shí)物檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定的要求。（三）文件歸檔時(shí)間1.經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。2.科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。3.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。4.會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管1年后的第一季度向檔案館移交。5.磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。6.更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。7.涉密檔案文件歸檔時(shí)間，應(yīng)按國家和企業(yè)保密規(guī)定執(zhí)行。（四）文件歸檔要求1.各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職資料員應(yīng)按規(guī)定將文件整理后歸檔。2.歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。歸檔文件模糊不清或破損的，應(yīng)予以修復(fù)。3.歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔，復(fù)制件需加蓋歸檔單位公章。4.非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。5.歸檔文件一般一式一份。重要、利用頻繁和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。6.兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。7.文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫“檔案交接登記表”（附件1）。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)，應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。8.文件形成部門應(yīng)按期將“檔案交接登記表”隨同已整理的文件向檔案館移交；檔案館接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量；雙方在“檔案交接登記表”簽字后各保留一份，履行交接手續(xù)、形成歸檔記錄。9.具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)形成一份紙質(zhì)文件歸檔。電子檔案實(shí)行“雙套制”管理，應(yīng)與其他載體檔案區(qū)分，單獨(dú)整理存放，并通過互見號(hào)與其他載體檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。10.因公出國考察帶回的技術(shù)材料、影像資料，應(yīng)及時(shí)整理、立卷、移交檔案館。第十四條

檔案與資料的收集（一）接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有檔案。（二）根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。（三）根據(jù)需要收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料。（四）根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍相關(guān)的資料。第十五條

檔案整理工作（一）檔案館應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。（二）分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)附有分類說明。（三）類別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的1種或2種混合方法設(shè)定。（四）全宗內(nèi)檔案按類別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目順序排列編號(hào)。（五）根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號(hào)，檔號(hào)編制方法見《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-1994）。（六）檔案全宗、分類編號(hào)，應(yīng)按《中國中車集團(tuán)有限公司檔案分類編號(hào)辦法》執(zhí)行。（七）紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號(hào)?；ヒ娞?hào)是反映同一內(nèi)容其它載體檔案保管單位的檔號(hào)。（八）按全宗、類目、保管期限編制檔案目錄。第十六條

檔案保管工作（一）檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架、底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)配備防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)實(shí)行異地異質(zhì)備份、確保檔案安全。（二）檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救，易損的制成材料和字跡、應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。（三）庫房管理1.庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能。2.庫房溫、濕度應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）對(duì)各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記。3.庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案害蟲及霉菌防治情況應(yīng)定期檢查，并及時(shí)排除隱患。4.庫藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì)、做到賬物相符，數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說明。（四）館藏檔案應(yīng)保持其歷史的真實(shí)面目，可采用縮微技術(shù)進(jìn)行檔案的搶救和保管，受損檔案、珍貴檔案或檔案孤本應(yīng)進(jìn)行縮微拍攝，原件和縮微品并存。第十七條

檔案鑒定工作（一）成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。（二）根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究?jī)r(jià)值確定檔案保管期限。（三）檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。（四）凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，應(yīng)為永久保管檔案。（五）凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，應(yīng)為定期保管檔案，可根據(jù)其參考價(jià)值分為30年和10年。（六）定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定：經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)（或小組）鑒定，需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；無保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)、填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊(cè)永久保存；涉密檔案還須經(jīng)企業(yè)保密委員會(huì)批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。第十八條

檔案統(tǒng)計(jì)工作（一）檔案館應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況、年度出入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案銷毀情況等。（三）檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保持連續(xù)性，按國家檔案局有關(guān)規(guī)定填報(bào)企業(yè)檔案室基本情況年報(bào)表。第十九條

檔案利用工作（一）檔案館應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時(shí)有效地提供檔案利用服務(wù)。（二）根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定檔案利用權(quán)限，越權(quán)利用須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）檔案利用應(yīng)按規(guī)定審批、登記，填寫借閱登記表，涉密文件還須填寫涉密檔案調(diào)卷審批單；利用效果突出的宜進(jìn)行登記，填寫利用效果登記表，收集、積累利用效果事例，申報(bào)開發(fā)利用檔案信息資源成果。（四）可采用直接查閱、電話調(diào)閱等方式，提供利用原件、復(fù)制件，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制專用章”。（五）借閱檔案的人員，應(yīng)保持案卷的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。（六）借閱檔案在歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格檢查驗(yàn)收，確認(rèn)沒有問題后，雙方辦理交接手續(xù)。（七）公司宜對(duì)檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。（八）公司宜對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡(jiǎn)介、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場(chǎng)的變化等。（九）公司宜對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。第四章

檔案的保密工作第二十條

檔案資料是企業(yè)的寶貴財(cái)富，檔案人員和檔案利用人員應(yīng)有高度的保密意識(shí)，遵守保密制度。第二十一條

檔案只限歸檔人員利用，其他人員需填寫“借（查）閱申請(qǐng)表”（見附件4），并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后方可借閱?？萍紮n案、聲像實(shí)物檔案須經(jīng)總工程師批準(zhǔn)；