煙酒副食日常管理制度

煙酒副食日常管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司煙酒副食的采購、存儲(chǔ)、銷售、使用等日常管理行為，確保公司煙酒副食的供應(yīng)滿足業(yè)務(wù)需求，同時(shí)加強(qiáng)成本控制，防范相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在煙酒副食方面的相關(guān)活動(dòng)。3.管理原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保公司煙酒副食業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。計(jì)劃性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和歷史數(shù)據(jù)，合理制定煙酒副食采購計(jì)劃，避免浪費(fèi)和積壓。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、控制庫存等措施，降低煙酒副食采購及管理成本。責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在煙酒副食管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。采購管理1.采購計(jì)劃制定需求預(yù)測：各部門應(yīng)定期（每月末）根據(jù)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)、接待安排等情況，對煙酒副食的需求進(jìn)行預(yù)測，并填寫《煙酒副食需求預(yù)測表》提交至行政部門。匯總審核：行政部門負(fù)責(zé)匯總各部門的需求預(yù)測表，結(jié)合公司歷史采購數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢，進(jìn)行綜合分析，制定月度采購計(jì)劃初稿。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的煙酒副食種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。審批確定：采購計(jì)劃初稿經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為正式采購依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：行政部門應(yīng)通過多種渠道收集煙酒副食供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評估其經(jīng)營資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面情況，篩選出合格的供應(yīng)商。供應(yīng)商評估：定期（每季度）對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格變動(dòng)情況、售后服務(wù)響應(yīng)等。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰處理。合作協(xié)議簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。3.采購流程采購申請：各部門因特殊情況需要臨時(shí)采購煙酒副食的，應(yīng)填寫《煙酒副食采購申請表》，詳細(xì)說明采購原因、種類、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門。審批：行政部門對采購申請表進(jìn)行審核，對于金額較小（[具體金額標(biāo)準(zhǔn)]以下）的采購申請，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購執(zhí)行：經(jīng)審批通過后，行政部門采購人員按照采購計(jì)劃或采購申請表，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同或采購訂單，明確采購的各項(xiàng)細(xì)節(jié)，并跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。驗(yàn)收：煙酒副食到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等是否符合采購合同或采購訂單要求。對于驗(yàn)收合格的煙酒副食，辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。存儲(chǔ)管理1.倉庫設(shè)置與布局倉庫選址：選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的場所作為煙酒副食倉庫，倉庫應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等。倉庫分區(qū)：根據(jù)煙酒副食的種類、規(guī)格、用途等進(jìn)行分區(qū)存放，設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，如酒類區(qū)、煙類區(qū)、副食區(qū)等，并做好明顯標(biāo)識(shí)。貨架擺放：合理規(guī)劃貨架布局，確保貨物擺放整齊、有序，便于存取和盤點(diǎn)。貨架應(yīng)定期檢查和維護(hù)，保證其安全性和穩(wěn)定性。2.入庫管理入庫登記：煙酒副食到貨后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)送貨單、采購合同或采購訂單等，對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫《煙酒副食入庫登記表》。質(zhì)量檢驗(yàn)：對入庫的煙酒副食進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢查產(chǎn)品是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系處理。入庫上架：經(jīng)檢驗(yàn)合格的煙酒副食，按照預(yù)先規(guī)劃的存儲(chǔ)區(qū)域和貨架位置進(jìn)行上架存放。上架時(shí)應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保貨物存儲(chǔ)的合理性和規(guī)范性。3.庫存管理庫存盤點(diǎn)：定期（每月末）對倉庫庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)逐一對庫存貨物進(jìn)行清點(diǎn)，并填寫《煙酒副食庫存盤點(diǎn)表》。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，編制盤點(diǎn)差異報(bào)告，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門。庫存預(yù)警：根據(jù)煙酒副食的采購周期、銷售情況等，設(shè)定合理的庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存水平接近或低于預(yù)警值時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門采購人員，提醒其安排補(bǔ)貨。庫存安全：加強(qiáng)倉庫安全管理，采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保庫存煙酒副食的安全。倉庫應(yīng)配備必要的消防器材、安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.出庫管理出庫申請：各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用煙酒副食時(shí)，應(yīng)填寫《煙酒副食出庫申請表》，注明領(lǐng)用部門、用途、種類、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至倉庫管理人員。審批：倉庫管理人員對出庫申請表進(jìn)行審核，對于金額較?。╗具體金額標(biāo)準(zhǔn)]以下）的出庫申請，由倉庫管理人員審批；對于金額較大的出庫申請，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審批。出庫發(fā)放：經(jīng)審批通過后，倉庫管理人員按照出庫申請表的要求，辦理貨物出庫手續(xù)。發(fā)放貨物時(shí)，應(yīng)核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，在《煙酒副食出庫登記表》上記錄出庫時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。銷售管理1.銷售范圍與對象公司煙酒副食主要面向公司內(nèi)部各部門，用于業(yè)務(wù)接待、員工福利等方面。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，嚴(yán)禁對外銷售。2.銷售價(jià)格公司煙酒副食的銷售價(jià)格應(yīng)根據(jù)采購成本、市場行情等因素合理制定，并保持相對穩(wěn)定。銷售價(jià)格如有調(diào)整，應(yīng)提前報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并向相關(guān)部門和人員進(jìn)行通報(bào)。3.銷售流程銷售申請：各部門需要購買煙酒副食用于業(yè)務(wù)接待或其他用途的，應(yīng)填寫《煙酒副食銷售申請表》，注明購買部門、用途、種類、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門。審批：行政部門對銷售申請表進(jìn)行審核，對于金額較?。╗具體金額標(biāo)準(zhǔn)]以下）的銷售申請，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的銷售申請，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷售開票：經(jīng)審批通過后，行政部門開具銷售發(fā)票或收據(jù)，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行收款。收款方式可采用現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬等方式。發(fā)貨：倉庫管理人員根據(jù)銷售申請表和發(fā)票或收據(jù)，辦理貨物發(fā)貨手續(xù)。發(fā)貨時(shí)，應(yīng)核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，在《煙酒副食出庫登記表》上記錄發(fā)貨時(shí)間、購買部門、發(fā)貨人等信息。使用管理1.業(yè)務(wù)接待使用接待標(biāo)準(zhǔn)：制定明確的業(yè)務(wù)接待煙酒副食使用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)接待對象、接待規(guī)格等因素，合理確定煙酒副食的種類、品牌、數(shù)量等。接待標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并定期進(jìn)行評估和調(diào)整。審批流程：各部門在進(jìn)行業(yè)務(wù)接待前，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)接待煙酒副食使用申請表》，詳細(xì)說明接待對象、接待時(shí)間、接待地點(diǎn)、預(yù)計(jì)使用煙酒副食的種類和數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門。行政部門根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)對申請表進(jìn)行審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。使用監(jiān)督：行政部門應(yīng)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)接待煙酒副食使用情況的監(jiān)督檢查，確保接待活動(dòng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和審批流程使用煙酒副食。對于超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍使用的情況，應(yīng)及時(shí)制止并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.員工福利使用福利標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)公司實(shí)際情況和員工需求，制定合理的員工福利煙酒副食標(biāo)準(zhǔn)。員工福利應(yīng)體現(xiàn)公平、公正、公開的原則，確保全體員工能夠享受到相應(yīng)的福利待遇。發(fā)放方式：員工福利煙酒副食的發(fā)放方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇集中發(fā)放、分批次發(fā)放或其他合適的方式。發(fā)放時(shí)，應(yīng)做好記錄，確保每位員工都能領(lǐng)取到相應(yīng)的福利物品。管理要求：行政部門負(fù)責(zé)員工福利煙酒副食的采購、存儲(chǔ)和發(fā)放工作，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行操作，確保福利發(fā)放的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，應(yīng)做好員工福利的宣傳和解釋工作，提高員工的滿意度。盤點(diǎn)與核算管理1.盤點(diǎn)管理定期盤點(diǎn)：每月末對公司煙酒副食庫存進(jìn)行全面盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作由倉庫管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施，行政部門相關(guān)人員參與協(xié)助。臨時(shí)盤點(diǎn)：遇有特殊情況，如倉庫搬遷、貨物損失等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行臨時(shí)盤點(diǎn)，查明原因，分清責(zé)任。盤點(diǎn)報(bào)告：盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《煙酒副食庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括賬實(shí)差異、差異原因分析等。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門。2.核算管理賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購發(fā)票、入庫單、出庫單等原始憑證，及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行煙酒副食的賬務(wù)處理，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。成本核算：定期對煙酒副食的采購成本、存儲(chǔ)成本、銷售成本等進(jìn)行核算，分析成本變動(dòng)情況，為公司成本控制提供依據(jù)。財(cái)務(wù)報(bào)表編制：按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，編制煙酒副食的財(cái)務(wù)報(bào)表，如庫存報(bào)表、采購報(bào)表、銷售報(bào)表等，及時(shí)反映公司煙酒副食的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對煙酒副食的采購、存儲(chǔ)、銷售、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.行政部門自查行政部門應(yīng)定期對本部門負(fù)責(zé)的煙酒副食管理工作進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查采購計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、庫存管理情況、使用審批情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并將自查情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情