廢舊文件資料管理制度

廢舊文件資料管理制度總則一、目的為規(guī)范公司廢舊文件資料的管理，防止公司機密信息的泄露，提高文件資料的利用效率，保護環(huán)境，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門和員工，包括紙質(zhì)文件資料和電子文件資料。三、管理原則1.安全保密原則：對廢舊文件資料進(jìn)行妥善處理，確保公司機密信息不被泄露。2.節(jié)約資源原則：對廢舊文件資料進(jìn)行合理利用，減少資源浪費。3.環(huán)保原則：對廢舊文件資料進(jìn)行環(huán)保處理，減少對環(huán)境的污染。四、管理部門公司行政部負(fù)責(zé)廢舊文件資料的統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)配合行政部的工作。廢舊文件資料的分類與標(biāo)識一、分類1.機密文件：涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要內(nèi)容的文件。2.普通文件：除機密文件以外的其他文件，如通知、報告、報表等。二、標(biāo)識1.機密文件：應(yīng)在文件封面或首頁上加蓋“機密”字樣的印章，并注明保密期限。2.普通文件：無需特殊標(biāo)識，但應(yīng)按照文件的類別和編號進(jìn)行分類存放。廢舊文件資料的收集與整理一、收集1.各部門應(yīng)定期對本部門的廢舊文件資料進(jìn)行清理，將需要銷毀的文件資料收集起來，交行政部統(tǒng)一處理。2.收集廢舊文件資料時，應(yīng)確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏重要內(nèi)容。二、整理1.行政部收到各部門交來的廢舊文件資料后，應(yīng)進(jìn)行分類整理，將機密文件和普通文件分別存放。2.整理廢舊文件資料時，應(yīng)按照文件的類別、編號和時間順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。廢舊文件資料的銷毀一、銷毀方式1.物理銷毀：將廢舊文件資料進(jìn)行粉碎、切割等物理處理，使其無法恢復(fù)原狀。2.化學(xué)銷毀：將廢舊文件資料進(jìn)行浸泡、焚燒等化學(xué)處理，使其徹底銷毀。二、銷毀程序1.申請：各部門需要銷毀廢舊文件資料時，應(yīng)填寫《廢舊文件資料銷毀申請表》（見附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，交行政部審核。2.審核：行政部收到《廢舊文件資料銷毀申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，確認(rèn)文件資料的真實性和必要性。審核通過后，應(yīng)將申請表交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)收到《廢舊文件資料銷毀申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審批，確認(rèn)文件資料的銷毀方式和銷毀地點。審批通過后，應(yīng)將申請表交行政部備案。4.銷毀：行政部根據(jù)審批意見，安排專人對廢舊文件資料進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)確保銷毀的徹底性，不得留有殘留文件。5.記錄：行政部應(yīng)建立《廢舊文件資料銷毀記錄》（見附件2），詳細(xì)記錄廢舊文件資料的銷毀情況，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息。銷毀記錄應(yīng)保存三年以上。廢舊文件資料的存儲與保管一、存儲地點1.機密文件應(yīng)存放在公司的保密室中，由專人負(fù)責(zé)保管。2.普通文件應(yīng)存放在公司的文件檔案室中，由行政部專人負(fù)責(zé)管理。二、存儲條件1.存儲環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、避光，溫度和濕度應(yīng)符合文件資料的保存要求。2.存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。三、保管期限1.機密文件的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和保密期限確定，一般為3年至10年。2.普通文件的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和使用價值確定，一般為1年至5年。四、借閱與歸還1.各部門需要借閱廢舊文件資料時，應(yīng)填寫《廢舊文件資料借閱申請表》（見附件3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，交行政部審核。2.行政部收到《廢舊文件資料借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱的必要性和合理性。審核通過后，應(yīng)將申請表交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)收到《廢舊文件資料借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審批，確認(rèn)借閱的時間和范圍。審批通過后，應(yīng)將申請表交行政部備案。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還借閱的廢舊文件資料，不得擅自轉(zhuǎn)借或損壞文件資料。5.行政部應(yīng)定期對借閱的廢舊文件資料進(jìn)行清查，確保文件資料的安全和完整。廢舊電子文件資料的管理一、刪除與備份1.員工在工作中產(chǎn)生的廢舊電子文件資料，應(yīng)及時進(jìn)行刪除或備份。刪除的文件資料應(yīng)放入回收站，并定期進(jìn)行清空。備份的文件資料應(yīng)存放在安全的存儲設(shè)備中，如移動硬盤、光盤等。2.對于涉及公司機密信息的電子文件資料，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并定期更換密碼。二、轉(zhuǎn)移與銷毀1.員工離職或調(diào)動時，應(yīng)將本人保管的廢舊電子文件資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移或銷毀。轉(zhuǎn)移的文件資料應(yīng)交給接收部門或人員，并辦理交接手續(xù)。銷毀的文件資料應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行處理。2.公司在進(jìn)行系統(tǒng)升級或更換時，應(yīng)將舊系統(tǒng)中的廢舊電子文件資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移或銷毀。轉(zhuǎn)移的文件資料應(yīng)存放在新系統(tǒng)中，并進(jìn)行備份。銷毀的文件資料應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行處理。附則一、本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂。二、本制度自發(fā)布之日起施行。