健全空間管理制度VIP

健全空間管理制度一、總則（一）目的為了加強公司空間管理，優(yōu)化空間資源配置，提高空間使用效率，營造安全、舒適、有序的工作環(huán)境，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有辦公區(qū)域、公共區(qū)域以及附屬設施空間的管理。（三）基本原則1.合理規(guī)劃原則根據(jù)公司業(yè)務需求和發(fā)展戰(zhàn)略，對空間進行科學合理的規(guī)劃，確保各部門工作的順利開展。2.高效利用原則充分挖掘空間潛力，提高空間利用率，避免資源浪費。3.安全規(guī)范原則保障空間使用安全，符合相關法律法規(guī)和安全標準，規(guī)范空間使用行為。4.公平公正原則在空間分配、調整等方面，遵循公平公正的原則，確保各部門和員工的合理權益。二、空間規(guī)劃與分配（一）空間規(guī)劃1.公司根據(jù)組織架構和業(yè)務流程，制定整體空間規(guī)劃方案。規(guī)劃內容包括辦公區(qū)域劃分、功能區(qū)域設置、通道布局等。2.定期對空間規(guī)劃進行評估和調整，以適應公司業(yè)務發(fā)展和變化的需求。（二）空間分配1.新員工入職時，根據(jù)其所在部門和崗位需求，由行政部門按照空間規(guī)劃方案分配辦公座位或辦公區(qū)域。2.部門內部人員調整時，由部門負責人提出申請，經(jīng)行政部門審核后進行相應的空間調整。3.因公司業(yè)務拓展、組織架構調整等原因需要重新分配空間時，由行政部門會同相關部門制定分配方案，報公司領導審批后執(zhí)行。（三）特殊空間需求1.對于有特殊工作需求的部門或項目，如需要較大空間進行會議、展示、實驗等，可向行政部門提出申請。2.行政部門根據(jù)實際情況，在符合空間規(guī)劃和安全要求的前提下，統(tǒng)籌安排特殊空間，并明確使用期限和管理要求。三、空間使用規(guī)范（一）辦公區(qū)域使用1.員工應保持辦公區(qū)域整潔、衛(wèi)生，不得隨意丟棄垃圾，定期清理桌面和文件柜。2.辦公家具和設備應擺放整齊，不得隨意挪動或損壞。如有損壞，應及時向行政部門報修。3.不得在辦公區(qū)域內大聲喧嘩、爭吵或進行其他影響他人工作的行為。4.個人物品應放置在指定的位置，不得占用公共通道和空間。（二）公共區(qū)域使用1.公共區(qū)域包括走廊、樓梯、電梯間、會議室、茶水間、衛(wèi)生間等，全體員工應共同維護其整潔和衛(wèi)生。2.使用會議室后，應及時清理會議設備和桌面，關閉電源，保持會議室整潔。3.在茶水間使用完畢后，應將茶具清洗干凈，放回原位，不得將茶葉、咖啡渣等倒入水槽造成堵塞。4.衛(wèi)生間應保持清潔，便后及時沖水，不得在衛(wèi)生間內吸煙、隨地吐痰或亂扔垃圾。（三）設備設施使用1.公司提供的各類設備設施，如電腦、打印機、復印機、空調等，員工應按照操作規(guī)程正確使用，不得擅自拆卸或改裝。2.如發(fā)現(xiàn)設備設施故障或損壞，應及時向行政部門報告，不得自行維修。3.節(jié)約使用水電資源，離開辦公區(qū)域時應關閉電腦、打印機、燈具等設備電源。四、空間安全管理（一）消防安全1.辦公區(qū)域應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.不得在辦公區(qū)域內堆放易燃、易爆物品，嚴禁私拉亂接電線和使用大功率電器。3.員工應熟悉所在區(qū)域的消防通道和安全出口位置，掌握基本的消防知識和技能，如火災報警、滅火器使用等。4.定期組織消防演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。（二）電氣安全1.電氣設備的安裝、使用和維護應符合相關電氣安全標準，由專業(yè)人員進行操作。2.不得擅自增加或更改電氣線路，如需增加用電設備，應向行政部門申請，經(jīng)批準后由專業(yè)人員進行安裝。3.定期對電氣設備進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保用電安全。（三）建筑安全1.不得擅自拆除、改動建筑結構和裝修，如需進行裝修或改造，應提前向行政部門申請，經(jīng)批準并辦理相關手續(xù)后，由具備資質的單位進行施工。2.注意觀察辦公區(qū)域內的建筑結構和設施狀況，如發(fā)現(xiàn)墻體裂縫、地面下沉等異常情況，應及時向行政部門報告。五、空間維護與維修（一）日常維護1.行政部門負責辦公區(qū)域和公共區(qū)域的日常保潔工作，定期對地面、門窗、墻面等進行清潔和消毒。2.各部門負責本部門辦公區(qū)域內的日常維護工作，如辦公家具的簡單維修、文件整理等。（二）維修申請1.員工發(fā)現(xiàn)空間內的設施設備出現(xiàn)故障或損壞時，應填寫維修申請表，詳細說明故障情況和所在位置，提交給行政部門。2.行政部門接到維修申請后，應及時進行核實，并安排維修人員進行維修。對于緊急維修事項，應優(yōu)先處理。（三）維修費用1.因正常使用導致的設施設備損壞，維修費用由公司承擔。2.因個人原因造成的設施設備損壞，由責任人承擔維修費用。如責任人無法確定，由該區(qū)域的使用部門共同承擔。六、空間調整與變更（一）調整原因1.公司業(yè)務發(fā)展需要，如新增部門、業(yè)務拓展等。2.組織架構調整，部門合并、拆分或職能變更。3.空間使用效率低下，需要進行優(yōu)化調整。4.其他特殊原因。（二）調整流程1.由相關部門提出空間調整申請，說明調整原因、調整范圍和調整時間等。2.行政部門會同相關部門對調整申請進行評估和審核，制定調整方案。3.調整方案報公司領導審批后，行政部門組織實施空間調整工作。4.空間調整完成后，行政部門對調整情況進行檢查和驗收，確保調整后的空間符合使用要求。（三）變更管理1.如因特殊情況需要臨時變更空間使用用途或使用方式，應提前向行政部門申請，經(jīng)批準后方可實施。2.變更完成后，應及時恢復空間原狀，如造成損壞，應承擔相應的維修費用。七、空間租賃與合作（一）租賃原則1.公司如需租賃外部空間，應遵循合法、合規(guī)、經(jīng)濟、適用的原則。2.租賃前應進行充分的市場調研和分析，選擇合適的租賃對象和租賃場地。（二）租賃流程1.由需求部門提出租賃申請，說明租賃原因、租賃期限、租賃面積、租賃預算等。2.行政部門會同財務部門等相關部門對租賃申請進行審核，并參與租賃合同的談判和簽訂工作。3.租賃合同簽訂后，行政部門負責辦理租賃場地的交接、裝修等相關事宜。（三）合作管理1.公司與外部機構或個人開展空間合作時，應簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。2.合作期間，應加強對合作項目的管理和監(jiān)督，確保合作項目的順利進行。3.合作結束后，應按照合作協(xié)議進行清算和交接，妥善處理相關事宜。八、空間監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.行政部門負責對公司空間管理情況進行日常監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.各部門負責人負責本部門空間使用情況的監(jiān)督和管理，督促員工遵守空間使用規(guī)范。（二）檢查內容1.空間規(guī)劃與分配執(zhí)行情況。2.空間使用規(guī)范遵守情況。3.空間安全管理措施落實情況。4.空間維護與維修工作開展情況。5.空間調整與變更執(zhí)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月組織一次全面的空間管理檢查，對各部門空間使用情況進行評估。2.不定期抽查：行政部門根據(jù)實際情況，不定期對部分區(qū)域進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行處理。3.專項檢查：針對特定的空間管理問題或事件，組織專項檢查，深入分析原因，提出改進措施。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反空間規(guī)劃與分配規(guī)定，擅自占用或變更空間。2.違反空間使用規(guī)范，如在辦公區(qū)域內吸煙、大聲喧嘩、亂扔垃圾等。3.違反空間安全管理規(guī)定，如私拉亂接電線、在消防通道堆放物品等。4.故意損壞空間設施設備，或因個人原因導致設施設備損壞后不及時報告和維修。5.未經(jīng)批準擅自進行空間調整或變更。6.其他違反空間管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)行為，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的行為，給予書面警告，并視情節(jié)輕重給予相應的經(jīng)濟處罰，如罰款等。3.對于因違規(guī)行為造成公司損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。4.對