機(jī)票預(yù)訂繳費(fèi)管理制度

機(jī)票預(yù)訂繳費(fèi)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司機(jī)票預(yù)訂繳費(fèi)流程，加強(qiáng)費(fèi)用管理，確保公司差旅活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)出差產(chǎn)生的機(jī)票預(yù)訂及繳費(fèi)行為。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保機(jī)票預(yù)訂繳費(fèi)活動(dòng)合法合規(guī)。2.預(yù)算控制原則：機(jī)票預(yù)訂費(fèi)用應(yīng)納入公司年度差旅預(yù)算，嚴(yán)格控制支出，避免超支。3.便捷高效原則：在保證合規(guī)和安全的前提下，優(yōu)化預(yù)訂流程，提高工作效率，為員工提供便捷的服務(wù)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在機(jī)票預(yù)訂繳費(fèi)過程中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、機(jī)票預(yù)訂流程（一）出差申請(qǐng)1.員工因公務(wù)需要出差，應(yīng)提前填寫《出差申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明出差事由、目的地、預(yù)計(jì)出差時(shí)間、乘坐交通工具等信息。2.《出差申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對(duì)出差申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保出差必要性和合理性。對(duì)于涉及重要項(xiàng)目或緊急任務(wù)的出差申請(qǐng)，應(yīng)優(yōu)先審批。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，《出差申請(qǐng)表》提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體業(yè)務(wù)角度出發(fā)，對(duì)出差申請(qǐng)進(jìn)行綜合評(píng)估，審批同意后方可進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂。（二）機(jī)票預(yù)訂1.員工在獲得出差審批通過后，可通過公司指定的機(jī)票預(yù)訂平臺(tái)進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂。公司指定的預(yù)訂平臺(tái)應(yīng)具備正規(guī)資質(zhì)，提供豐富的航班選擇、合理的價(jià)格以及優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)。2.在預(yù)訂機(jī)票時(shí)，員工應(yīng)仔細(xì)核對(duì)航班信息，包括航班號(hào)、起降時(shí)間、經(jīng)停地點(diǎn)、艙位等級(jí)等，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。如有特殊需求，如指定座位、特殊餐食等，應(yīng)在預(yù)訂時(shí)一并注明。3.員工應(yīng)優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠且符合出差行程安排的航班。如因工作需要必須選擇高價(jià)航班，應(yīng)在《出差申請(qǐng)表》中詳細(xì)說明原因，并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.預(yù)訂成功后，員工應(yīng)及時(shí)將機(jī)票預(yù)訂信息反饋給部門內(nèi)勤或相關(guān)負(fù)責(zé)人，包括預(yù)訂平臺(tái)名稱、訂單號(hào)、航班信息、票價(jià)等，以便進(jìn)行后續(xù)的費(fèi)用報(bào)銷和行程跟蹤。（三）行程變更1.如因特殊原因需要變更機(jī)票行程，員工應(yīng)提前通知部門內(nèi)勤或相關(guān)負(fù)責(zé)人，并說明變更原因和新的行程安排。2.對(duì)于行程變更涉及的機(jī)票改簽或退票操作，應(yīng)按照預(yù)訂平臺(tái)的規(guī)定和公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。一般情況下，改簽應(yīng)在航班起飛前規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理，退票則需根據(jù)不同艙位和預(yù)訂規(guī)則扣除相應(yīng)手續(xù)費(fèi)。3.因行程變更產(chǎn)生的額外費(fèi)用，如改簽費(fèi)、退票費(fèi)等，需由員工自行承擔(dān)，并在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)提供相關(guān)憑證。如因公司原因?qū)е滦谐套兏?，公司?yīng)承擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用，并及時(shí)通知員工進(jìn)行后續(xù)操作。三、繳費(fèi)管理（一）支付方式1.公司機(jī)票預(yù)訂費(fèi)用統(tǒng)一采用公司對(duì)公賬戶支付。員工在預(yù)訂機(jī)票時(shí)，應(yīng)選擇與公司簽訂合作協(xié)議的預(yù)訂平臺(tái)，并提供公司對(duì)公賬戶信息進(jìn)行支付。2.嚴(yán)禁員工使用個(gè)人銀行卡或其他私人賬戶支付機(jī)票費(fèi)用，如有違反，公司將不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）費(fèi)用核算與報(bào)銷1.機(jī)票費(fèi)用按照實(shí)際支付金額進(jìn)行核算。預(yù)訂平臺(tái)提供的發(fā)票應(yīng)包含航班信息、票價(jià)、稅費(fèi)等詳細(xì)內(nèi)容，確保發(fā)票真實(shí)、合法、有效。2.員工應(yīng)在出差結(jié)束后規(guī)定時(shí)間內(nèi)，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，并附上機(jī)票行程單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至部門內(nèi)勤或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。3.部門內(nèi)勤或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性進(jìn)行審核，確保報(bào)銷內(nèi)容與出差申請(qǐng)及機(jī)票預(yù)訂信息一致。審核通過后，簽字確認(rèn)并提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)審。4.財(cái)務(wù)部門在收到報(bào)銷申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)審。復(fù)審內(nèi)容包括費(fèi)用是否在預(yù)算范圍內(nèi)、報(bào)銷憑證是否符合要求、支付方式是否合規(guī)等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與員工溝通核實(shí)，并要求補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。5.經(jīng)財(cái)務(wù)部門復(fù)審?fù)ㄟ^的報(bào)銷申請(qǐng)，按照公司財(cái)務(wù)審批流程提交至各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門將按照規(guī)定的支付流程進(jìn)行款項(xiàng)支付。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立機(jī)票預(yù)訂費(fèi)用預(yù)算監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)機(jī)票預(yù)訂費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)掌握費(fèi)用動(dòng)態(tài)。2.每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)向各部門通報(bào)當(dāng)月機(jī)票預(yù)訂費(fèi)用的支出情況，包括實(shí)際支出金額、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、超支或節(jié)約情況等。對(duì)于超支部門，應(yīng)要求其說明原因，并提出改進(jìn)措施。3.在年度預(yù)算執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)機(jī)票預(yù)訂費(fèi)用可能超出年度預(yù)算總額，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取措施控制費(fèi)用支出，確保年度預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。四、職責(zé)分工（一）員工職責(zé)1.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂和繳費(fèi)操作，確保提供真實(shí)、準(zhǔn)確的出差信息和預(yù)訂資料。2.妥善保管機(jī)票行程單、發(fā)票等報(bào)銷憑證，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)。3.如因個(gè)人原因?qū)е聶C(jī)票預(yù)訂或行程變更產(chǎn)生的額外費(fèi)用，由員工自行承擔(dān)。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核本部門員工的出差申請(qǐng)，確保出差必要性和合理性，控制部門機(jī)票預(yù)訂費(fèi)用支出。2.督促本部門員工按照制度規(guī)定及時(shí)完成機(jī)票預(yù)訂和費(fèi)用報(bào)銷工作，對(duì)未按時(shí)完成或不符合規(guī)定的情況進(jìn)行糾正。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)機(jī)票預(yù)訂費(fèi)用的核算、報(bào)銷審核和支付工作，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算要求。2.定期對(duì)機(jī)票預(yù)訂費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)異常情況。3.協(xié)助相關(guān)部門解答機(jī)票預(yù)訂繳費(fèi)過程中的財(cái)務(wù)問題，提供財(cái)務(wù)指導(dǎo)和支持。（四）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)維護(hù)公司指定的機(jī)票預(yù)訂平臺(tái)，確保平臺(tái)的正常運(yùn)行和服務(wù)質(zhì)量。2.收集、整理和更新公司員工的出差信息，為機(jī)票預(yù)訂和費(fèi)用管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷的相關(guān)工作，如審核報(bào)銷憑證的完整性等。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)機(jī)票預(yù)訂繳費(fèi)情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查機(jī)票預(yù)訂流程的合規(guī)性、費(fèi)用支出的合理性、報(bào)銷憑證的真實(shí)性等。2.審計(jì)檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）日常監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門在費(fèi)用報(bào)銷審核過程中，如發(fā)現(xiàn)機(jī)票預(yù)訂繳費(fèi)存在異常情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通核實(shí)，并采取相應(yīng)措施。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工機(jī)票預(yù)訂繳費(fèi)行為的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，確保本部門的費(fèi)用管理工作規(guī)范有序。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自出差或預(yù)訂機(jī)票的。2.提供虛假出差信息或預(yù)訂資料的。3.使用私人賬戶支付機(jī)票費(fèi)用的。4.故意選擇高價(jià)航班且未按規(guī)定審批的。5.未按規(guī)定時(shí)間提交費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)或提供虛假報(bào)銷憑證的。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，除給予相應(yīng)的紀(jì)律處分外，還將視情況扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、取消當(dāng)年評(píng)優(yōu)評(píng)先資格等。3.因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司