辦公室設(shè)施管理制度

辦公室設(shè)施管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室設(shè)施的管理，確保設(shè)施的正常使用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公室設(shè)施的管理，包括辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、空調(diào)、飲水機(jī)等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公室設(shè)施由公司行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配。2.合理使用原則：?jiǎn)T工應(yīng)合理使用辦公室設(shè)施，不得隨意損壞或浪費(fèi)。3.定期維護(hù)原則：行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公室設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。二、設(shè)施采購(gòu)（一）需求申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公室設(shè)施需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)施名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門。（二）審核與審批1.行政部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)需求進(jìn)行審核，核實(shí)是否確有必要采購(gòu)。2.審核通過后，申請(qǐng)表提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)過程中，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)設(shè)施符合公司要求。（四）驗(yàn)收與入庫(kù)1.設(shè)施到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)施的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，確保與采購(gòu)合同一致。3.驗(yàn)收合格后，設(shè)施辦理入庫(kù)手續(xù)，并登記入賬。三、設(shè)施配置（一）辦公桌椅配置1.根據(jù)員工崗位和職責(zé)，合理配置辦公桌椅。2.新員工入職時(shí)，由行政部門統(tǒng)一安排辦公桌椅。（二）電腦及相關(guān)設(shè)備配置1.根據(jù)工作需要，為員工配置電腦及相關(guān)設(shè)備，如顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等。2.電腦配置標(biāo)準(zhǔn)由行政部門根據(jù)公司實(shí)際情況制定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）其他設(shè)施配置1.打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備，根據(jù)部門需求進(jìn)行配置。2.空調(diào)、飲水機(jī)等公共設(shè)施，根據(jù)辦公室實(shí)際情況進(jìn)行配置。四、設(shè)施使用（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照設(shè)施的使用說明正確操作，不得擅自更改設(shè)施的設(shè)置。2.不得在辦公設(shè)施上安裝與工作無關(guān)的軟件或硬件。3.保持辦公設(shè)施的清潔衛(wèi)生，定期擦拭和保養(yǎng)。（二）安全使用1.注意用電安全，不得私拉亂接電線，不得超負(fù)荷使用電器設(shè)備。2.離開辦公室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備電源。3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施出現(xiàn)故障或安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門。（三）共享設(shè)施使用1.對(duì)于共享的辦公設(shè)施，如會(huì)議室設(shè)備、公共打印機(jī)等，使用前應(yīng)提前預(yù)約。2.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理和歸還設(shè)施，并保持設(shè)施的整潔。五、設(shè)施維護(hù)（一）日常維護(hù)1.行政部門定期對(duì)辦公設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。2.員工發(fā)現(xiàn)設(shè)施故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，填寫《設(shè)施維修申請(qǐng)表》。（二）維修流程1.行政部門收到維修申請(qǐng)表后，及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。2.維修人員維修完畢后，填寫《設(shè)施維修記錄單》，并由使用部門簽字確認(rèn)。（三）定期保養(yǎng)1.行政部門制定辦公設(shè)施定期保養(yǎng)計(jì)劃，按照計(jì)劃對(duì)設(shè)施進(jìn)行保養(yǎng)。2.定期保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備清潔、潤(rùn)滑、調(diào)試、更換易損件等。六、設(shè)施更換與報(bào)廢（一）更換條件1.辦公設(shè)施出現(xiàn)嚴(yán)重故障，無法修復(fù)或維修成本過高。2.因技術(shù)更新或業(yè)務(wù)發(fā)展需要，原設(shè)施已不能滿足工作要求。（二）更換流程1.由使用部門填寫《辦公室設(shè)施更換申請(qǐng)表》，說明更換原因和更換設(shè)施的規(guī)格、數(shù)量等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門審核。3.行政部門審核通過后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門按照采購(gòu)流程進(jìn)行更換。（三）報(bào)廢條件1.辦公設(shè)施已超過使用年限，且無法正常使用。2.設(shè)施因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或維修成本過高，且無使用價(jià)值。（四）報(bào)廢流程1.由使用部門填寫《辦公室設(shè)施報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢設(shè)施的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門審核。3.行政部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢設(shè)施進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門對(duì)報(bào)廢設(shè)施進(jìn)行處理，并做好記錄。七、設(shè)施盤點(diǎn)（一）盤點(diǎn)周期1.行政部門定期對(duì)辦公設(shè)施進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在特殊情況下，如公司搬遷、部門調(diào)整等，可根據(jù)需要進(jìn)行臨時(shí)盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)內(nèi)容1.盤點(diǎn)辦公設(shè)施的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、使用狀況等。2.核對(duì)設(shè)施的臺(tái)賬記錄與實(shí)際情況是否一致。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門編制《辦公室設(shè)施盤點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和分析。2.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.擅自損壞辦公設(shè)施或改變?cè)O(shè)施用途。2.未經(jīng)批準(zhǔn)私自采購(gòu)辦公設(shè)施。3.不按規(guī)定使用共享設(shè)施，影響他人正常使用。4.拒絕配合行政部門對(duì)設(shè)施進(jìn)行管理和維護(hù)。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的員工，給予口頭警告，并責(zé)令其改正。2.對(duì)于違規(guī)行為較嚴(yán)重的員工，給予書面警告，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。3.對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失的