機關科研檔案管理制度

機關科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強機關科研檔案管理，確保科研檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在機關科研工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關內(nèi)所有科研項目檔案的管理，包括項目申報、研究、驗收等全過程形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機關科研檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準確原則科研檔案應全面、準確地反映科研項目的真實情況，包括研究過程、成果等。3.便于利用原則檔案管理應便于科研人員和其他相關人員查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關檔案安全保密的規(guī)定，確?？蒲袡n案不泄露、不損壞。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善機關科研檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理機關科研檔案，對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。3.指導和監(jiān)督各科研項目承擔部門（或個人）做好科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。4.定期對科研檔案進行檢查和評估，確保檔案質(zhì)量。（二）科研項目承擔部門（或個人）職責1.負責本部門（或個人）承擔科研項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時間向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，具體負責本部門科研文件材料的日常管理工作。3.配合檔案管理部門做好科研檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計等工作。三、科研文件材料的形成與積累（一）形成要求1.科研項目承擔部門（或個人）應按照科研工作程序和要求，及時形成科研文件材料。文件材料應字跡清晰、圖表準確、簽署完備。2.科研文件材料應使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等易褪色的書寫材料。（二）積累范圍1.項目申報階段項目申報書、可行性研究報告、項目論證材料等。與項目申報有關的上級文件、領導批示等。2.研究階段科研計劃、實施方案、技術(shù)路線、實驗記錄、測試報告、會議紀要、階段總結(jié)等。研究過程中形成的各類數(shù)據(jù)、圖表、計算材料等。與國內(nèi)外同行交流的資料、合作協(xié)議等。3.驗收階段項目驗收申請書、驗收報告、成果鑒定材料等?？蒲谐晒耐茝V應用材料，如應用方案、用戶反饋等?？蒲许椖拷?jīng)費決算材料。四、科研文件材料的整理與歸檔（一）整理要求1.科研文件材料應按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進行分類整理。一般可分為項目申報、研究、驗收等類別，每個類別再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。2.歸檔的科研文件材料應齊全完整，已破損的文件應予以修復，字跡模糊或易褪色的應進行復制。3.整理后的科研文件材料應編制頁碼，并填寫卷內(nèi)目錄和備考表。（二）歸檔時間1.科研項目在完成任務后的兩個月內(nèi)，項目承擔部門（或個人）應將整理好的科研文件材料向檔案管理部門歸檔。2.對于跨年度的科研項目，在每年年底應將本年度形成的科研文件材料進行整理歸檔。（三）歸檔手續(xù)項目承擔部門（或個人）向檔案管理部門移交科研檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。五、科研檔案的保管（一）保管期限科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的科研檔案具有重要歷史價值和科學價值的科研成果檔案。涉及國家機密和重大利益的科研項目檔案。對機關科研工作有長期指導作用的科研檔案。2.長期保管的科研檔案一般科研項目的檔案，保管期限為10年至50年。具有一定參考價值的科研文件材料。3.短期保管的科研檔案臨時性科研項目的檔案，保管期限為5年以下。僅供近期查閱參考的科研文件材料。（二）保管條件1.檔案管理部門應配備專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。3.檔案應存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的清點與檢查1.檔案管理部門應定期對科研檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量準確。2.每年應對科研檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、科研檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則科研檔案的鑒定應根據(jù)其保管期限和價值，按照國家有關規(guī)定進行。鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立科研檔案鑒定小組，由檔案管理部門、科研項目管理部門、相關專家等組成。鑒定小組負責對科研檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應逐件審查科研檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其價值和保管期限。2.綜合分析法結(jié)合科研項目的重要性、影響力、應用前景等因素，對科研檔案進行綜合分析，確定其鑒定結(jié)果。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的科研檔案，應填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應經(jīng)檔案管理部門負責人審核，機關分管領導批準。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字，并注明銷毀日期。七、科研檔案的利用（一）利用范圍1.機關內(nèi)部科研人員查閱本部門（或個人）承擔科研項目的檔案。2.因工作需要，其他部門人員查閱相關科研檔案。3.外單位因合作、交流等原因查閱機關科研檔案。（二）利用手續(xù)1.機關內(nèi)部人員查閱科研檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱科研檔案，應持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)機關分管領導批準后，到檔案管理部門查閱。3.查閱科研檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記本上登記，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。（三）利用方式1.檔案管理部門應提供必要的查閱場所和設備，方便查閱人員查閱檔案。2.查閱人員一般不得將檔案原件