民間社團(tuán)印章管理制度

民間社團(tuán)印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民間社團(tuán)印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，維護(hù)社團(tuán)的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本民間社團(tuán)各類印章的管理，包括社團(tuán)公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、部門章等。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規(guī)及社團(tuán)章程的規(guī)定。2.嚴(yán)肅性原則：印章是社團(tuán)權(quán)力和身份的象征，應(yīng)嚴(yán)肅對待，妥善保管，嚴(yán)格使用審批程序。3.安全性原則：采取必要的安全措施，確保印章的存放安全，防止印章被盜用、冒用或丟失。4.責(zé)任性原則：明確印章管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任，對因印章管理不善導(dǎo)致的后果追究相關(guān)人員責(zé)任。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.社團(tuán)因工作需要刻制印章時(shí)，由相關(guān)部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息。2.申請表經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)辦理印章刻制手續(xù)。刻制印章必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量符合要求。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模，并將印章及印模交社團(tuán)辦公室備案。（二）印章啟用1.新印章啟用前，社團(tuán)辦公室應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息。2.《印章啟用申請表》經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人審批后，社團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布印章啟用通知，明確印章正式啟用時(shí)間及使用范圍。3.啟用印章時(shí)，應(yīng)對印章的外觀、規(guī)格、材質(zhì)等進(jìn)行檢查，確保與申請刻制的印章一致。同時(shí)，在印章使用登記冊上記錄首次使用時(shí)間、使用人等信息。三、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.社團(tuán)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，保管人員必須具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章?lián)p壞、丟失或被盜用。3.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用印章，對每次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。4.定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告社團(tuán)負(fù)責(zé)人，并按規(guī)定進(jìn)行處理。（二）保管方式1.社團(tuán)公章、法定代表人章等重要印章應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，存放于安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)。2.財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等印章應(yīng)根據(jù)工作需要，分別由財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門指定專人保管，并嚴(yán)格執(zhí)行雙人保管制度，即印章保管人員和印章使用審批人員不能為同一人。3.部門章由各部門指定專人保管，保管人員名單報(bào)社團(tuán)辦公室備案。（三）印章存放地點(diǎn)1.社團(tuán)印章原則上應(yīng)存放于社團(tuán)辦公場所內(nèi)，不得擅自將印章帶出辦公場所。2.因特殊情況需要將印章帶出辦公場所的，必須經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，由保管人員親自攜帶印章外出，確保印章安全。四、印章的使用（一）使用范圍1.社團(tuán)公章：用于社團(tuán)對外發(fā)布文件、簽訂合同、協(xié)議、證明材料等重要事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于辦理社團(tuán)法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如銀行開戶、銷戶、資金劃轉(zhuǎn)等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于社團(tuán)財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等。5.部門章：用于各部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的蓋章確認(rèn)，不得用于對外簽訂合同、協(xié)議等重要事項(xiàng)。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用人應(yīng)根據(jù)印章使用事項(xiàng)，詳細(xì)填寫《印章使用申請表》，注明申請日期、申請部門、申請人、印章名稱、使用事項(xiàng)、使用份數(shù)等信息。2.審批：一般性事項(xiàng)使用印章，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)社團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要事項(xiàng)使用印章，如簽訂合同、協(xié)議等，需經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人審批。涉及財(cái)務(wù)收支、重大決策等事項(xiàng)使用印章，還需按照社團(tuán)財(cái)務(wù)管理規(guī)定和決策程序進(jìn)行審批。3.用?。河≌卤９苋藛T在審核《印章使用申請表》審批手續(xù)齊全后，方可在規(guī)定的文件、材料上加蓋印章。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋空白紙張。4.登記：印章保管人員應(yīng)對每次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、使用人、使用事項(xiàng)、文件名稱及編號等信息。（三）特殊情況使用1.緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無法按正常流程審批印章使用的，使用人應(yīng)電話請示社團(tuán)負(fù)責(zé)人同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印時(shí)，使用人應(yīng)通過傳真、掃描等方式將《印章使用申請表》及相關(guān)文件發(fā)送給社團(tuán)負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)同意后，由保管人員將印章加蓋在文件上，并通過郵寄等方式送達(dá)對方。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因社團(tuán)名稱變更、機(jī)構(gòu)撤銷、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，由社團(tuán)辦公室填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申請表》經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人審批后，社團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布印章停用通知，明確印章停用時(shí)間及后續(xù)處理方式。3.印章停用后，保管人員應(yīng)將印章及時(shí)交回社團(tuán)辦公室，不得繼續(xù)使用。（二）銷毀1.對于停用的印章，社團(tuán)辦公室應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，確認(rèn)無留存價(jià)值后，填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、停用原因、銷毀方式等信息。2.《印章銷毀申請表》經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人審批后，由社團(tuán)辦公室指定專人負(fù)責(zé)印章銷毀工作。銷毀印章時(shí)，應(yīng)采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保印章無法恢復(fù)使用。3.印章銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《印章銷毀記錄》上記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.社團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)對印章的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對印章使用登記冊進(jìn)行核對，確保印章使用符合規(guī)定。2.社團(tuán)財(cái)務(wù)部門應(yīng)對財(cái)務(wù)專用章的使用情況進(jìn)行定期檢查，重點(diǎn)檢查印章使用是否與財(cái)務(wù)收支業(yè)務(wù)相符，審批手續(xù)是否齊全。3.社團(tuán)審計(jì)部門有權(quán)對印章的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）檢查內(nèi)容1.印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批程序。2.印章保管是否安全，有無被盜用、冒用或丟失情況。3.印章使用登記是否完整、準(zhǔn)確，有無漏登、錯(cuò)登現(xiàn)象。4.印章的刻制、啟用、停用、銷毀等手續(xù)是否齊全。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的印章使用違規(guī)問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令改正，并視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、警告、罰款等處理。2.如發(fā)現(xiàn)印章被盜用、冒用或丟失，應(yīng)立即采取措施，如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、發(fā)布聲明等，以減少損失，并追究保管人員及相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任