江蘇檔案室管理制度

江蘇檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強江蘇檔案室的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江蘇公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務培訓。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程。（二）各部門檔案管理員1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.按照檔案室的要求，定期向檔案室移交檔案，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照。2.公司各項業(yè)務活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、報表、計劃、總結等文件材料。3.公司內(nèi)部會議記錄、紀要、決議等文件。4.公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。5.公司的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。6.公司的工程檔案，如項目規(guī)劃、設計圖紙、施工資料等。7.公司的設備檔案，包括設備采購合同、說明書、維修記錄等。8.公司的榮譽檔案，如獎狀、獎杯、證書等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準確性。2.檔案形成部門應在文件材料形成后及時整理，按照檔案管理要求進行分類、編號，定期向檔案室移交。3.對于重要文件和緊急文件，應及時報送檔案室，確保檔案的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，如可分為行政管理類、業(yè)務管理類、人事管理類、財務管理類、工程管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊和裝訂，使其整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度適宜。3.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案保管要求1.檔案應按照類別、編號順序存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的觀點，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.參考檔案保管期限表，結合公司實際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求檔案形成部門和相關業(yè)務部門的意見，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案室負責人審核，公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并由兩人以上監(jiān)銷。銷毀過程應進行記錄，監(jiān)銷人員和銷毀人員應在銷毀清冊上簽字。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應經(jīng)公司分管領導批準，并在檔案室指定地點查閱。3.外單位人員查閱公司檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領導批準后，在檔案室工作人員的陪同下查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應遵守檔案室的規(guī)章制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或撕毀。2.查閱檔案時，應在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案室工作人員同意，并辦理相關手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案室應對檔案的查閱和利用情況進行登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及內(nèi)容、利用目的等信息。登記記錄應妥善保存，以便統(tǒng)計和查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對公司重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化副本的存儲體系，采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，確保數(shù)字化檔案的安全。3.對數(shù)字化檔案進行分類、編號、著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、編號、日期等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)對檔案借閱的有效管理。4.權限管理功能：設置不同用戶的訪問權限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在