紀委文件收發(fā)管理制度

紀委文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強公司紀委文件收發(fā)管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司紀委文件的收發(fā)、登記、傳閱、保管、歸檔等工作。（三）職責分工1.紀委辦公室負責文件的收發(fā)、登記、編號、傳閱、催辦等工作。定期對文件進行整理、歸檔，確保文件的完整性和可查閱性。負責與上級紀委及其他相關部門的文件傳遞和溝通協(xié)調。2.各部門負責本部門文件的簽收、傳閱、保管等工作，并指定專人負責文件管理。及時將需要紀委知曉或處理的文件送交紀委辦公室。配合紀委辦公室做好文件的相關工作，如提供文件資料、協(xié)助調查等。二、文件的收發(fā)（一）收文1.文件來源上級紀委下發(fā)的文件，包括各類通知、通報、規(guī)定、意見等。其他相關部門發(fā)送的涉及公司紀委工作的文件。公司內部各部門報送的需要紀委審批、備案或知曉的文件。2.簽收紀委辦公室收到文件后，應及時進行簽收。簽收時要仔細核對文件的數(shù)量、名稱、文號、密級等信息，確保文件完整無缺。對于機要文件，要嚴格按照機要文件的收發(fā)程序進行簽收，由專人負責登記、保管和傳遞。3.登記對簽收的文件進行詳細登記，登記內容包括文件編號、收文日期、來文單位、文件標題、文號、密級、份數(shù)、附件、傳閱范圍、處理情況等。登記應使用統(tǒng)一的文件登記表，確保登記信息準確、清晰、完整。（二）發(fā)文1.文件起草紀委文件由紀委辦公室或相關承辦部門負責起草。起草文件應符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)，緊密結合公司實際，確保文件內容準確、簡潔、實用。文件起草完成后，起草部門應認真進行審核，確保文件格式規(guī)范、邏輯嚴謹、文字通順。審核內容包括文件的必要性、可行性、合法性、準確性等。2.審核簽發(fā)起草部門將審核后的文件送紀委領導審批簽發(fā)。紀委領導應認真審閱文件內容，對文件的質量和必要性進行把關，并簽署審批意見。重要文件或涉及公司重大事項的文件，需經(jīng)紀委書記審批簽發(fā)；一般性文件可由紀委副書記審批簽發(fā)。3.編號印制文件經(jīng)審批簽發(fā)后，由紀委辦公室負責編號。文件編號應按照一定的規(guī)則進行編制，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號后的文件交公司文印室印制。印制過程中要嚴格按照文件格式要求進行排版、校對，確保文件印制質量。4.發(fā)文登記文件印制完成后，紀委辦公室要對發(fā)文進行詳細登記。登記內容包括文件編號、發(fā)文日期、發(fā)文單位、文件標題、文號、密級、份數(shù)、主送單位、抄送單位、附件等。登記完成后，將文件分發(fā)至各主送單位和抄送單位。三、文件的傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內容和工作需要，由紀委辦公室確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應明確具體，避免擴大或縮小。2.對于涉及公司重要事項或敏感信息的文件，傳閱范圍應嚴格控制，確保文件安全。（二）傳閱方式1.文件傳閱一般采用紙質傳閱的方式進行。紀委辦公室將文件放置在專門的文件傳閱夾內，按照傳閱順序依次傳遞給相關人員。2.對于緊急文件或需要盡快處理的文件，可采用電子傳閱的方式進行。通過公司內部辦公系統(tǒng)將文件發(fā)送給相關人員，并要求其及時閱知和反饋。（三）傳閱要求1.傳閱人員收到文件后，應在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱日期。傳閱單應隨文件一起傳遞，以便跟蹤文件傳閱情況。2.傳閱人員應及時閱讀文件，不得積壓或延誤。如因特殊情況不能及時傳閱，應向紀委辦公室說明原因，并安排他人代為傳閱。3.傳閱過程中，傳閱人員要妥善保管文件，不得擅自復印、轉借或丟失文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應及時向紀委辦公室報告。四、文件的保管（一）保管方式1.紀委文件應分類存放，專柜保管。按照文件的類別、年度、文號等進行整理歸檔，便于查找和使用。2.對于紙質文件，應存放在專門的文件柜中，文件柜要保持清潔、干燥，防止文件受潮、發(fā)霉或損壞。3.對于電子文件，應進行備份存儲，并按照一定的命名規(guī)則進行分類管理。備份存儲介質應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.紀委文件的保管期限根據(jù)文件的性質和重要程度確定。一般文件保管期限為[X]年，重要文件和涉及公司重大事項的文件保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)紀委領導批準，可按照規(guī)定進行銷毀。銷毀文件應填寫文件銷毀清單，確保文件銷毀過程可追溯。（三）保密要求1.紀委文件涉及公司的機密信息和敏感內容，必須嚴格保密。所有接觸文件的人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內容。2.對于機密文件，應在專門的保密場所進行保管，限制無關人員進入。查閱機密文件應履行嚴格的審批手續(xù)，確保文件使用安全。五、文件的歸檔（一）歸檔范圍1.上級紀委下發(fā)的各類文件。2.公司紀委制發(fā)的文件，包括通知、通報、規(guī)定、意見、報告、總結等。3.各部門報送的涉及紀委工作的文件，如請示、報告、備案材料等。4.與紀委工作相關的其他文件資料，如會議紀要、工作記錄、調查材料等。（二）歸檔要求1.文件歸檔應及時、準確、完整。每年年終，紀委辦公室應對本年度的文件進行全面整理歸檔，確保文件資料不遺漏。2.歸檔文件應按照文件的形成時間、來源、內容等進行分類整理，編制歸檔目錄。歸檔目錄應包括文件編號、文件標題、文號、日期、保管期限等信息，便于查找和檢索。3.歸檔文件應采用紙質和電子兩種形式進行存儲。紙質文件應裝訂成冊，編制頁碼；電子文件應按照歸檔目錄進行分類存儲，并建立相應的索引。（三）查閱利用1.因工作需要查閱歸檔文件的，應填寫文件查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)紀委領導批準后，方可查閱。2.查閱文件時，應在指定的場所進行，查閱人員不得擅自將文件帶出查閱場所。查閱過程中要愛護文件，不得在文件上涂改、標記或損壞文件。3.如需復印或摘錄文件內容，應經(jīng)紀委辦公室同意，并按照規(guī)定進行登記。復印或摘錄的文件應妥善保管，不得隨意傳播。六、文件的清退與銷毀（一）清退1.根據(jù)上級紀委或其他相關部門的要求，需要清退的文件，紀委辦公室應及時組織清退工作。2.清退文件時，要認真核對文件的數(shù)量、名稱、文號等信息，確保清退文件完整無缺。清退文件應填寫文件清退清單，雙方簽字確認。（二）銷毀1.對于保管期限屆滿或已失去保存價值的文件，經(jīng)紀委領導批準后，可進行銷毀。2.銷毀文件應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保文件信息無法恢復。一般可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。3.銷毀文件時，應填寫文件銷毀清單，注明文件編號、文件標題、文號、日期、銷毀方式等信息。銷毀清單應一式兩份，一份留存紀委辦公室，一份交公司檔案管理部門備案。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.紀委辦公室應定期對文件收發(fā)、傳閱、保管、歸檔等工作進行監(jiān)督檢查，確保文件管理工作規(guī)范、有序。2.監(jiān)督檢查內容包括文件登記是否準確、傳閱是否及時、保管是否安全、歸檔是否完整等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時督促相關人員進行整改。（二）考核評價1.將文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關人員的文件管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括文件收發(fā)及時率、傳閱準確率、文件保管完好率、歸檔完整率等。對于文件管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于工作不力的部門和個人，進行批評教育，并責令限期整