技術(shù)公司檔案管理制度VIP

技術(shù)公司檔案管理制度總則一、目的為加強(qiáng)技術(shù)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司的發(fā)展提供可靠的依據(jù)，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于技術(shù)公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、項目部的檔案管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理：公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，總部檔案管理部門負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各分支機(jī)構(gòu)、項目部檔案管理部門負(fù)責(zé)本單位檔案的具體管理工作。2.集中管理、分散保存：公司檔案實行集中管理、分散保存的原則，總部檔案管理部門負(fù)責(zé)公司重要檔案的集中管理，各分支機(jī)構(gòu)、項目部檔案管理部門負(fù)責(zé)本單位檔案的分散保存。3.科學(xué)管理、便于利用：公司檔案管理工作應(yīng)遵循科學(xué)管理、便于利用的原則，采用先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。四、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.總部檔案管理部門（1）負(fù)責(zé)制定公司檔案管理制度和檔案工作計劃，并組織實施。（2）負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。（3）負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。（4）負(fù)責(zé)對各分支機(jī)構(gòu)、項目部檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和考核評估。（5）負(fù)責(zé)公司重要檔案的移交、接收和保管工作。2.各分支機(jī)構(gòu)、項目部檔案管理部門（1）負(fù)責(zé)本單位檔案管理制度的制定和實施，并報總部檔案管理部門備案。（2）負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。（3）負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。（4）負(fù)責(zé)對本單位所屬部門和項目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和考核評估。（5）負(fù)責(zé)本單位重要檔案的移交、接收和保管工作。五、檔案管理的基礎(chǔ)工作1.檔案的分類與編號（1）公司檔案按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形式進(jìn)行分類，分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等。（2）檔案的編號采用分類編號法，即按照檔案的分類號和案卷號進(jìn)行編號。分類號由檔案的一級類目代碼和二級類目代碼組成，案卷號由檔案的順序號組成。2.檔案的立卷與歸檔（1）公司檔案的立卷應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（2）檔案的歸檔應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求進(jìn)行，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（3）歸檔的文件應(yīng)經(jīng)過整理、裝訂、立卷，并填寫歸檔文件目錄和案卷目錄。3.檔案的保管與利用（1）公司檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)和清理，確保檔案的安全和完整。（2）檔案的利用應(yīng)遵循保密制度和利用規(guī)定，嚴(yán)格控制檔案的借閱和復(fù)制，防止檔案的丟失和泄密。（3）檔案的利用應(yīng)提供便捷的服務(wù)，采用信息化手段，提高檔案的利用效率。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的文件材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保文件材料的完整性。3.對于重要的文件材料，檔案管理部門應(yīng)及時收集和歸檔，防止文件材料的丟失和遺漏。二、檔案的整理1.檔案的整理應(yīng)按照檔案的分類和編號進(jìn)行，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.文書檔案的整理應(yīng)按照文件的形成時間、內(nèi)容和形式進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，并填寫歸檔文件目錄和案卷目錄。3.科技檔案的整理應(yīng)按照科技項目的立項、審批、實施、驗收等階段進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，并填寫科技檔案目錄。4.會計檔案的整理應(yīng)按照會計年度、會計科目和憑證號進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，并填寫會計檔案目錄。5.聲像檔案的整理應(yīng)按照拍攝時間、內(nèi)容和形式進(jìn)行分類整理，制作光盤或錄像帶，并填寫聲像檔案目錄。6.實物檔案的整理應(yīng)按照實物的名稱、型號、規(guī)格和數(shù)量進(jìn)行分類整理，制作標(biāo)簽或卡片，并填寫實物檔案目錄。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案的鑒定應(yīng)按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，由檔案管理部門組織有關(guān)人員進(jìn)行鑒定，并填寫檔案鑒定報告。3.對于保存價值較低的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀或移交相關(guān)部門處理。二、檔案的銷毀1.檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織有關(guān)人員進(jìn)行銷毀。2.檔案的銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，并由檔案管理部門和有關(guān)部門的人員共同監(jiān)督。3.銷毀的檔案應(yīng)登記銷毀清單，并存檔備查。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.檔案的保管應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等措施，確保檔案的安全和完整。2.檔案的保管應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類保管，定期對檔案進(jìn)行檢查和修復(fù)，防止檔案的損壞和變質(zhì)。3.檔案的保管應(yīng)建立檔案保管登記簿，記錄檔案的出入庫情況和保管狀況。二、檔案的利用1.檔案的利用應(yīng)遵循保密制度和利用規(guī)定，嚴(yán)格控制檔案的借閱和復(fù)制，防止檔案的丟失和泄密。2.檔案的利用應(yīng)提供便捷的服務(wù)，采用信息化手段，提高檔案的利用效率。3.檔案的利用應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，填寫