報(bào)社物資采購管理制度

報(bào)社物資采購管理制度總則一、目的為規(guī)范報(bào)社物資采購行為，加強(qiáng)物資采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保障報(bào)社工作的正常開展，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于報(bào)社所有物資的采購活動(dòng)，包括辦公設(shè)備、印刷材料、辦公用品、廣告物料等。三、采購原則1.公開、公平、公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保采購過程的透明度和公正性。2.擇優(yōu)原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，應(yīng)選擇價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.節(jié)約原則：采購活動(dòng)應(yīng)注重節(jié)約，合理控制采購成本，提高資金使用效率。4.合規(guī)原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和報(bào)社的相關(guān)規(guī)定，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.采購領(lǐng)導(dǎo)小組組成：由報(bào)社社長(zhǎng)、分管財(cái)務(wù)副社長(zhǎng)、分管行政副社長(zhǎng)、辦公室主任、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、物資使用部門負(fù)責(zé)人等組成。職責(zé)：負(fù)責(zé)制定報(bào)社物資采購的重大決策和規(guī)章制度，審批年度采購計(jì)劃和重大采購項(xiàng)目，監(jiān)督檢查采購活動(dòng)的執(zhí)行情況。2.采購部門組成：由報(bào)社辦公室負(fù)責(zé)物資采購的具體工作，設(shè)立采購專員，負(fù)責(zé)物資采購的日常管理和實(shí)施。職責(zé)：根據(jù)采購計(jì)劃和需求，組織實(shí)施物資采購活動(dòng)，簽訂采購合同，辦理物資驗(yàn)收、入庫等手續(xù)，負(fù)責(zé)采購信息的收集、整理和歸檔。3.物資使用部門組成：報(bào)社各部門為物資使用部門，負(fù)責(zé)提出物資需求計(jì)劃，參與物資驗(yàn)收和使用管理。職責(zé)：根據(jù)工作需要，提出物資需求計(jì)劃，參與物資驗(yàn)收和使用管理，負(fù)責(zé)物資的保管和維護(hù)，提高物資的使用效率。4.財(cái)務(wù)部門組成：由報(bào)社財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)物資采購的財(cái)務(wù)核算和資金管理。職責(zé)：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對(duì)采購活動(dòng)的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行監(jiān)督和管理。五、采購計(jì)劃與預(yù)算1.采購計(jì)劃每年年底，各物資使用部門應(yīng)根據(jù)下一年度的工作需要，編制下一年度的物資需求計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)辦公室匯總。辦公室對(duì)各部門提交的物資需求計(jì)劃進(jìn)行匯總和審核，編制報(bào)社年度物資采購計(jì)劃，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，下達(dá)給采購部門。采購部門根據(jù)年度物資采購計(jì)劃，制定月度采購計(jì)劃，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，組織實(shí)施物資采購活動(dòng)。2.采購預(yù)算各物資使用部門應(yīng)根據(jù)物資需求計(jì)劃，編制物資采購預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)辦公室匯總。辦公室對(duì)各部門提交的物資采購預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，編制報(bào)社年度物資采購預(yù)算，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，下達(dá)給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)年度物資采購預(yù)算，對(duì)采購活動(dòng)的資金進(jìn)行預(yù)算控制，確保采購活動(dòng)的資金安全。采購實(shí)施與管理一、采購方式1.公開招標(biāo)對(duì)于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的物資，應(yīng)采用公開招標(biāo)的方式進(jìn)行采購。采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)等工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.邀請(qǐng)招標(biāo)對(duì)于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分的物資，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式進(jìn)行采購。采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)書，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)等工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判對(duì)于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)供應(yīng)不穩(wěn)定的物資，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判的方式進(jìn)行采購。采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，與不少于三家符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定中標(biāo)供應(yīng)商。4.單一來源采購對(duì)于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的物資，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，可以采用單一來源采購的方式進(jìn)行采購。采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價(jià)格和采購條件。5.詢價(jià)采購對(duì)于采購金額較小、技術(shù)簡(jiǎn)單、市場(chǎng)供應(yīng)充足的物資，可以采用詢價(jià)采購的方式進(jìn)行采購。采購部門應(yīng)向不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和其他條件，確定中標(biāo)供應(yīng)商。二、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商資格審查采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商資格審查制度，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行審查，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度，對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、供貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理和動(dòng)態(tài)調(diào)整。3.供應(yīng)商合作采購部門應(yīng)與合格供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通和協(xié)作，共同提高物資采購的質(zhì)量和效率。三、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，方可簽訂。2.合同履行采購部門應(yīng)督促中標(biāo)供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量要求履行合同義務(wù)，及時(shí)辦理物資驗(yàn)收、入庫等手續(xù)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.合同變更與解除如因不可抗力等原因需要變更或解除合同的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和合同約定的程序進(jìn)行處理。采購部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門和物資使用部門，做好相關(guān)的賬務(wù)處理和物資管理工作。四、物資驗(yàn)收與入庫1.物資驗(yàn)收物資到達(dá)報(bào)社后，采購部門應(yīng)組織物資使用部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量要求，對(duì)物資的外觀、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。2.物資入庫經(jīng)驗(yàn)收合格的物資，應(yīng)由采購部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，并將入庫單交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。物資使用部門應(yīng)及時(shí)辦理物資領(lǐng)用手續(xù)，填寫領(lǐng)料單，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并將領(lǐng)料單交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。五、采購監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督報(bào)社內(nèi)部應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和檢查。監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)采購計(jì)劃、采購合同、采購付款等方面進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。2.外部監(jiān)督報(bào)社應(yīng)接受審計(jì)、監(jiān)察