門店收付款管理制度

門店收付款管理制度一、總則1.目的為加強公司門店收付款管理，規(guī)范收付款流程，確保資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店的收付款業(yè)務(wù)。3.基本原則合法性原則：收付款業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。準(zhǔn)確性原則：確保收付款金額、對象、時間等信息準(zhǔn)確無誤。及時性原則：及時處理收付款業(yè)務(wù)，不得拖延。安全性原則：保障資金安全，防止出現(xiàn)資金損失、挪用等情況。二、收款管理1.收款方式現(xiàn)金收款：門店直接收取顧客交付的現(xiàn)金。銀行卡收款：包括借記卡、信用卡等，通過刷卡設(shè)備進行收款。電子支付收款：如微信支付、支付寶支付等，通過相應(yīng)的收款碼進行收款。其他收款：如支票、匯票等，按照相關(guān)規(guī)定辦理。2.收款流程顧客購物結(jié)算：顧客選購商品后，門店收銀員應(yīng)準(zhǔn)確掃描商品條碼或錄入商品信息，計算應(yīng)收金額。告知收款金額：收銀員清晰告知顧客應(yīng)付金額。選擇收款方式：顧客根據(jù)自身情況選擇合適的收款方式。收款操作現(xiàn)金收款：收銀員當(dāng)面清點現(xiàn)金，確認金額無誤后，開具收款收據(jù)（如有需要）。銀行卡收款：按照刷卡設(shè)備提示操作，輸入交易金額，讓顧客輸入密碼（如有需要），交易成功后打印交易憑證，交顧客簽字確認。電子支付收款：收銀員掃描顧客的電子支付碼，完成收款操作后，在收銀系統(tǒng)中確認收款，并打印收款憑證（如有需要）。收款記錄：收銀員在完成收款操作后，應(yīng)及時在收銀系統(tǒng)中記錄收款信息，包括收款時間、收款金額、收款方式、顧客信息等?？铐椑U存每日營業(yè)結(jié)束后，收銀員應(yīng)將當(dāng)日所收現(xiàn)金、銀行卡簽購單、電子支付收款記錄等進行核對，確保收款金額與系統(tǒng)記錄一致。核對無誤后，將現(xiàn)金繳存至公司指定的銀行賬戶，并填寫現(xiàn)金繳存單，注明繳存金額、繳存日期、門店名稱等信息。對于銀行卡收款和電子支付收款，收銀員應(yīng)及時將相關(guān)數(shù)據(jù)上傳至公司財務(wù)系統(tǒng)，以便進行賬務(wù)處理。3.收款票據(jù)管理收款收據(jù)收款收據(jù)由公司財務(wù)部門統(tǒng)一印制和發(fā)放，門店應(yīng)指定專人負責(zé)保管。收銀員開具收款收據(jù)時，應(yīng)按照順序號依次開具，內(nèi)容填寫完整、準(zhǔn)確，包括收款日期、交款單位或個人、收款項目、金額、收款人等，并加蓋門店收款專用章。作廢的收款收據(jù)應(yīng)加蓋“作廢”戳記，全聯(lián)保存，并在收銀系統(tǒng)中注明作廢原因。每日營業(yè)結(jié)束后，收銀員應(yīng)將當(dāng)日開具的收款收據(jù)存根聯(lián)整理好，交門店負責(zé)人核對后妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。發(fā)票管理門店應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，正確開具發(fā)票。對于需要開具發(fā)票的顧客，收銀員應(yīng)根據(jù)顧客提供的開票信息，在規(guī)定時間內(nèi)開具發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票開具后，應(yīng)在收銀系統(tǒng)中記錄發(fā)票號碼、開票日期、開票金額、購貨單位等信息。門店應(yīng)定期對發(fā)票的使用情況進行核對和盤點，確保發(fā)票的安全和正確使用。三、付款管理1.付款申請采購付款申請門店采購人員根據(jù)商品采購計劃和實際需求，填寫采購付款申請單，注明采購商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、供應(yīng)商名稱、付款方式等信息。采購付款申請單應(yīng)附上采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)證明文件。采購人員將填寫完整的采購付款申請單提交給門店負責(zé)人審核。費用報銷付款申請門店員工因工作需要發(fā)生的費用支出，如差旅費、辦公用品費、業(yè)務(wù)招待費等，應(yīng)填寫費用報銷單。費用報銷單應(yīng)詳細注明費用發(fā)生日期、事由、金額、報銷人等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。報銷人將費用報銷單提交給部門負責(zé)人審批，部門負責(zé)人審核通過后，再提交給門店負責(zé)人審批。2.付款審批門店負責(zé)人審批門店負責(zé)人收到采購付款申請單或費用報銷單后，應(yīng)認真審核申請內(nèi)容的真實性、合理性、合法性，以及相關(guān)證明文件的完整性。對于金額較小的付款申請，門店負責(zé)人可直接審批；對于金額較大的付款申請，門店負責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司授權(quán)規(guī)定，提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)審核財務(wù)部門收到經(jīng)門店負責(zé)人審批后的付款申請單后，應(yīng)進行財務(wù)審核。財務(wù)審核主要包括對付款金額的準(zhǔn)確性、付款方式的合規(guī)性、相關(guān)票據(jù)的真實性等進行審核。財務(wù)審核通過后，在付款申請單上簽字確認。3.付款操作銀行轉(zhuǎn)賬付款財務(wù)部門根據(jù)審核通過的付款申請單，填寫付款憑證，注明付款日期、付款金額、付款對象、付款用途等信息。財務(wù)人員按照公司銀行賬戶管理規(guī)定，通過網(wǎng)上銀行或銀行柜臺等方式辦理銀行轉(zhuǎn)賬付款手續(xù)。付款完成后，財務(wù)人員應(yīng)及時在財務(wù)系統(tǒng)中記錄付款信息，并將付款憑證及相關(guān)附件妥善保存?，F(xiàn)金付款對于符合現(xiàn)金支付規(guī)定的小額款項，財務(wù)部門可通過現(xiàn)金方式支付?，F(xiàn)金付款時，財務(wù)人員應(yīng)填寫現(xiàn)金支票或提取現(xiàn)金，并按照規(guī)定程序進行審批和簽字。支付現(xiàn)金時，應(yīng)要求收款人當(dāng)面簽收，并在付款憑證上簽字確認。4.付款記錄與核對財務(wù)部門應(yīng)建立付款臺賬，詳細記錄每一筆付款業(yè)務(wù)的付款日期、付款金額、付款對象、付款用途、付款方式等信息。定期對付款記錄進行核對，確保付款金額與付款申請單一致，付款對象與合同或報銷內(nèi)容相符，付款方式符合規(guī)定。每月末，財務(wù)部門應(yīng)將付款臺賬與銀行對賬單、現(xiàn)金日記賬等進行核對，發(fā)現(xiàn)差異及時查明原因并進行處理。四、資金安全管理1.現(xiàn)金安全管理門店應(yīng)配備專用的保險柜，用于存放現(xiàn)金、收款收據(jù)等重要物品。保險柜應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙，密碼由收銀員或指定專人掌握，鑰匙由門店負責(zé)人或其他授權(quán)人員保管，開啟保險柜時必須兩人同時在場。每日營業(yè)結(jié)束后，收銀員應(yīng)將現(xiàn)金及時存入保險柜，并確保保險柜鎖好。門店負責(zé)人應(yīng)定期檢查保險柜的使用情況，確?，F(xiàn)金安全。2.收款設(shè)備安全管理門店應(yīng)妥善保管收款設(shè)備，如收銀機、刷卡設(shè)備、電子支付收款碼等，防止設(shè)備損壞或丟失。定期對收款設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。對于收款設(shè)備的更換、維修等情況，應(yīng)及時記錄并報告公司相關(guān)部門。3.網(wǎng)絡(luò)安全管理門店在使用電子支付收款時，應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)安全，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)詐騙。安裝必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護軟件，定期更新系統(tǒng)補丁，確保收款系統(tǒng)的安全性。收銀員在操作收款設(shè)備時，應(yīng)注意防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行收款操作。4.人員安全管理加強對門店員工的安全教育，提高員工的安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致資金安全事故。要求員工嚴(yán)格遵守收付款流程和安全規(guī)定，不得擅自更改收款金額、挪用資金等。對于涉及收付款業(yè)務(wù)的關(guān)鍵崗位人員，應(yīng)定期進行輪崗，防范崗位風(fēng)險。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對門店收付款業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查收付款流程的執(zhí)行情況、資金安全管理情況、收款票據(jù)和付款憑證的真實性和完整性等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。2.財務(wù)檢查財務(wù)部門定期對門店收付款業(yè)務(wù)進行檢查，包括收款記錄與實際收款的核對、付款審批手續(xù)的完整性、資金繳存情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定的情況，財務(wù)部門應(yīng)及時要求門店進行整改，并向公司管理層報告。3.日常監(jiān)督門店負責(zé)人應(yīng)加強對本門店收付款業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督，確保收付款流程的規(guī)范執(zhí)行和資金安全。門店員工應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，共同維護公司收付款業(yè)務(wù)的正常秩序。六、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的門店及相